한번에 통과하는 보고서는 '스토리'가 있다: 스토리 있는 보고서 기획법

나만을 위한 보고서는 통과되지 않는다

우리는 회사에 다니면서 하루에도 수없이 보고를 하게 됩니다. 상사 앞에서 파워포인트를 띄워서 하는 프레젠테이션 보고, 상황을 브리핑하는 구두 보고, 상사의 질문에 답변하는 질의응답 보고 등 많은 보고를 하게 됩니다. 그 외에도 자리에서 전화를 받거나 또는 타 부서의 질의에 답변하는 것도 보고의 일부분이라고 할 수 있습니다. 

즉 회사에서 업무적으로 하는 모든 의사소통은 보고의 일종이고, 이것을 문서로 정리한다면 보고서가 되는 것이죠. 연차에 상관없이 보고의 상황은 언제든 놓여 있고, 그 과정에서 보고를 잘하는 사람도 있지만 보고를 어렵게 느끼는 사람들도 있습니다. 그래서 보고서를 작성하는 방법을 얘기하기에 앞서 보고가 과연 무엇이고 어떻게 해야 하는지에 대해 말해보려 합니다. 

보고는 쓰는 사람인 나와 읽는 사람인 상사 사이에서 보편적으로 이루어지고, 읽은 사람인 상사가 쓰는 사람인 나에게 '현황을 분석해 주세요', '어떤 현안에 대해 해결책을 제시해 주세요' 또는 '신규 기획안이나 제안을 주세요'등의 요청사항으로부터 출발합니다. 그러면 요청사항을 받은 쓰는 사람인 나는 '요청사항에 충족하는 결과물'을 읽는 사람인 상사에게 보고하게 되고, 이것이 보편적으로 알고 있는 보고라고 할 수 있습니다.

저희는 여기에 한 가지를 추가해서 보고의 정의를 내리고자 합니다. 보고라는 것은 상사의 요구 사항을 정확히 파악하여 해결 방법-개선안을 말 또는 글로 나의 생각을 똑똑하게 표현하는 것이라고 말씀드리고 싶습니다.

왜 나의 생각을 똑똑하게 표현해야 할까요? 회사에서는 보고서를 어떻게 작성하는지에 따라 나의 평가, 평판이 달라질 수 있기 때문입니다. 그래서 우리가 보고를 잘하고 싶다, 보고서를 잘 쓰고 싶다 생각하는 것은 결국 이것이 나의 커리어 패스에 매우 중요한 요소라는 것을 알고 있기 때문입니다. 그리고 이때 꼭 유념하셔야 하는 것 세 가지가 있습니다.

하나, 누구를 위한 보고서인가를 생각해야 합니다. 나만을 위한 보고서는 통과되지 않기 때문에 최종적으로 이 보고서가 누구를 위한 보고서인지를 꼭 기억해야 합니다. 보고서를 쓸 때 가장 많이 하는 실수가 나를 위한 보고서를 쓰는 것입니다. 내가 보고 싶고 말하고 싶은 것 위주로 쓰는 거죠. 그런 보고서는 한 번에 통과되기 어렵기 때문에 반드시 최종적으로 봐야 하는 사람을 고려해서 보고서를 작성하셔야 합니다.

둘, 모든 것은 보고의 목적에 달려 있습니다. 여러분이 지시받은 사항이 트렌드를 분석하는 것인지, 해결책을 가져오는 것인지, 현황을 분석하는 것인지 등에 따라 그에 맞는 보고서의 내용이 달라지기 때문에 궁극적으로 여러분들이 해야 되는 게 무엇인지를 반드시 파악해서 보고서를 작성하는 게 중요합니다.

셋, 상사가 한눈에 핵심을 파악하기 좋도록 구체적이되 간결해야 합니다. 보고서를 읽는 사람은 대부분 내 상사이고, 대부분의 상사들은 읽어야 될 보고서도 많고, 참석해야 될 회의도 너무 많습니다. 그런데 보고서에 꼭 필요한 내용이 없다거나, 한눈에 들어오지 않는다거나, 읽어도 잘 모르겠는 보고서를 읽다 보면 무엇을 하겠다는 것인지 판단하기 어렵고, 그렇기 때문에 한 번에 통과되기 어렵습니다.

너무 어렵게 들리죠? '구체적인데 어떻게 간결하게 써요?'라고 생각할 수 있을 텐데요. 그런데 여러분, 가능합니다. 지금부터 어떻게 하면 구체적인데 간결하게 작성할 수 있는지 하나하나 풀어보도록 하겠습니다.

보고서를 끌고 가는 힘 '스토리라인'

보고서를 작성할 때는 파워포인트나 워드에 바로 작성하는 것이 아니라 보고서를 왜 써야 하는지 어떤 요소들이 필요한지를 스토리라인으로 구성을 먼저 하고 문서로 만드는 것이 좋습니다. 여러 매체에서 보고서를 쓸 때는 스토리의 중요성을 강조하는데 저희도 보고서를 작성할 때 이런 부분이 필요하다고 말씀드리고 싶습니다.