한두 줄로 이해시키는 보고서 핵심문구 작성법

비즈니스 라이팅의 끝판왕, '핵심문구' 완전 정복하기

송사원의 두서없는 보고서를 본 유팀장은 결국 송사원에게 한소리 한다. 과연 송사원의 보고서는 무엇이 문제였을까?

누구보다 열심히 보고서를 작성했는데, "도대체 무슨 말을 하는지 모르겠어요", "그래서 결론이 뭐죠?", "이 보고서의 핵심이 뭔가요?"라는 피드백을 받아보신 적 다들 있으시죠? 

저희도 주니어 때 이런 피드백으로 마음의 상처를 받았던 적이 있었는데요. 내용이 장황하다, 결론이 무엇인지 모르겠다, 뭐가 중요한지 안 보인다 등의 얘기를 듣다 보면 '도대체 보고서의 뭐가 문제였을까, 나는 정리를 열심히 했는데 왜 그게 안보일까'라는 고민을 많이 했었습니다.

평소에 사람들과 대화를 할 때에도 명확하게 말하지 않으면 듣는 사람은 무슨 말을 하는지 이해가 어렵습니다. 하물며 보고를 하는 문서에서는 더욱 말하고자 하는바를 명확하게 해야겠지요. 이를 고려해서 작성하지 않으면 읽는 사람은 보고서 작성자의 의도를 빠르게 파악하기 어렵습니다.  

이 때문에 보고서를 쓸 때 각 내용을 논리정연하게 강조하고, 임팩트있게 정리하기 위해서 1-2줄로 문장을 작성하는 것이 필요합니다. 우리는 이것을 '핵심문구'라고 말할 예정입니다.

이번 아티클에서는 보고서 각 장표가 나타내는 핵심적인 내용이 무엇인지 알려주는 보고서의 글쓰기 '핵심문구'를 어떻게 하면 잘 작성할 수 있을지 알아보도록 하겠습니다.

핵심문구, 왜 필요할까?

보고서에 내용을 잘 정리했는데, 핵심문구까지 작성해야 하나요?

간혹가다 이런 질문을 받곤 하는데요. 여기에 대한 저희의 대답은 "네, 필요합니다"입니다.

우리는 평소에 말로 의사전달을 할 때 바디랭귀지와 같은 비언어적 표현을 사용합니다. 이러한 상호작용을 통해 상대방이 이 이야기에 얼마나 몰입하고 있는지, 또 얼마나 이해하는지를 알 수 있죠.

반면 보고서의 경우, 상대방과 상호작용보다는 온전히 그 보고서에 담긴 내용만으로 글이 쓰인 의도와 내용을 파악해야 합니다. 하지만 자칫하면 작성자의 의도를 완벽하게 이해하기 어렵거나, 경우에 따라서는 읽는 사람이 다른 방향으로 생각할 가능성도 있습니다.

각 페이지마다 말하고자 하는 바를 1~2줄로 작성해 주면 읽는 사람은 좀 더 빠르고 정확하게 의도를 파악할 수 있습니다. 또, 보고서를 읽는 여러분의 상사는 생각보다 훨씬 더 바쁜 분들입니다. 상사가 관리해야 하는 팀원이 여러분 한 명만 있는 게 아니니까요. 

그렇다면 상사가 체크해야 하는 보고서는 최소 2~3개 이상일 거예요. 따라서 상사가 여러분의 보고서 내용을 빠르고 정확하게 파악하려면 핵심문구를 통해 말하고자 하는 바를 분명하게 전달해야 합니다.

핵심문구란 보고서의 각 페이지에서 말하고자 하는 핵심 내용입니다. 그래서 눈에 잘 띌 수 있도록 위 그림 속 빨간색 영역처럼 보통 상단에 작성하며, 빠른 이해를 위해 장문보다는 1~2줄의 단문으로 작성합니다. 

구조화-시각화를 아무리 잘 했다고 해도 읽는 사람에 따라 내용을 다르게 해석할 수도 있고, 한 번에 빠르게 이해할 수 없는 경우도 종종 발생합니다. 그래서 핵심문구가 필요한 거예요. 핵심문구로 "아~ 지금 이런 얘기를 하고 있구나"를 설명함으로써 읽는 이에게 내용을 보다 빠르고 간결하게 전달하는 동시에, 보고서가 말하는 바를 분명히 드러낼 수 있습니다.

보고서의 윤곽이 살아나는, 핵심문구 작성법

핵심문구는 단순히 글 내용을 요약한 문장과는 다릅니다. 비즈니스 라이팅 관점에서 핵심문구는 다음의 4가지 원칙을 바탕으로 작성하는데요. 이 원칙을 염두에 두면 좀 더 논리적이고 효과적으로 작성할 수 있습니다.

• 결론부터 말하기
• 더 짧게 쓸 수 없는지 생각하기
• 더 쉽게 쓸 수 없는지 생각하기
• 다 쓰고 읽어보면서 어색한 부분 고치기

1) 결론부터 말하기

몇 번을 읽어도 도대체 무슨 이야기를 하는 건지 싶은 글과 보자마자 단번에 이해되는 글이 있다면 여러분들은 어떤 글을 더 읽고 싶으신가요? 네, 맞습니다. 누구나 후자를 읽고 싶을 거예요. 

예시 1과 예시 2의 결론은 '연예인 A씨를 봤다'입니다. 예시 1은 의식의 흐름대로 이야기하는 반면, 예시 2는 결론을 먼저 꺼낸 다음에 내용을 풀고 있죠. 여러분은 둘 중에 어떤 내용이 더 잘 이해되시나요? 두서없는 1번보다는 결론부터 제시한 2번이 훨씬 더 집중하기 쉬우셨을 거예요.

하물며 말도 그런데, 보고서는 어떨까요? 당연히 구구절절 늘어놓는 것보다 상대방이 내용을 먼저 짐작할 수 있도록 결론부터 이야기해야겠죠. 다시 말해, 보고서에서 두괄식 작성법은 매우 중요해요. 결론을 본 상태에서 본문을 읽으면 이해도가 훨씬 더 높아지기 때문입니다.

2) 더 짧게 쓸 수 없는지 생각하기 

글을 읽을 때, 장문보다는 단문이 이해하기 훨씬 쉽죠. 따라서 핵심문구는 읽는 사람이 빠르게 이해할 수 있도록 3~4줄 이상의 장문보다는 1~2줄의 간결한 단문으로 작성하는 게 좋습니다. 

3) 더 쉽게 쓸 수 없는지 생각하기

가끔 글을 쓰다 보면 어순을 바꾸거나 주어와 목적어 등의 위치를 바꿨을 때, 이해하기 더 쉬워지고 말하고자 하는 바도 더 분명히 드러납니다. 이번에도 예시를 보면서 설명드릴게요.

똑같은 내용을 문장 순서만 변경했습니다. 둘 다 의미를 전달하는 데 큰 무리는 없지만, 예시 2의 메시지가 좀 더 명확하게 전달돼 보이죠. 

차이점을 살펴보면, 일단 문장 길이가 확 줄었습니다. 또한 이 글이 말하고자 하는 바, 즉 '건강한 다이어트가 어떤 효과를 가져오는지'가 예시 2에서 더 명확히 드러납니다.

핵심문구를 작성할 때는 누구나 아는 단어를 사용하는 게 중요하지만 상황에 따라서 전문 용어나 생소한 단어를 사용해야 할 경우도 생깁니다. 이럴 땐, 용어에 대한 부연 설명으로 문장이 길어지는 걸 방지하기 위해 별표와 괄호를 적절히 활용하시면 좋습니다.

위 예시에는 '인디펜던트워커'라는 단어가 등장하는데요. 그 뜻을 아는 분도 있겠지만 대부분은 어떤 개념인지 다소 생소하실 거예요. 그럼 각 예시별로 이 단어를 어떻게 설명하는지 살펴볼게요.

• 예시 1은 단어 뜻을 아예 설명하지 않았습니다. 만약 글을 읽는 사람이 인디펜던트워커의 개념을 모른다면 수고스럽게도 단어 뜻을 직접 찾아봐야겠죠.
• 예시 2는 뜻을 설명하고는 있지만, 해당 내용이 문장 중간에 들어가면서 문장이 길어졌고, 내용도 한눈에 들어오지 않습니다.
• 예시 3은 단어 옆에 별표를 붙이고, 문장이 끝나고 나면 괄호를 사용해 설명을 덧붙였습니다.

여러분은 어떠신가요? 세 개의 예시 중에서 3번이 눈에 가장 잘 들어오지 않으셨나요? 3번처럼 설명하는 이유는 문장의 핵심이 인디펜던트워커라는 용어의 뜻이 아니라, 온라인 마켓 플레이스의 성장 잠재력이기 때문이에요. 물론 생소한 용어라면 당연히 설명하는 게 맞지만, 글이 전달하고자 하는 중요한 내용을 방해해서는 안 되기 때문에 별표와 괄호 및 작은 글씨를 통해 설명하는 것입니다.

4) 다 쓰고 읽어보면서 어색한 부분 고치기

<지금은 맞고 그때는 틀리다>라는 영화 제목이 있습니다. 과거에는 분명 그게 맞는 것 같아서 선택을 했는데, 지나 보면 정답이 아니었던 순간도 있었고, 지금은 분명히 잘못된 것 같았지만, 시간이 지나면 잘 된 선택이 있을 수도 있습니다. 

예전에 썼던 보고서를 다시 꺼내 읽어보면 '그때 왜 저렇게 썼을까?'라거나 '이 문장은 좀 어색하네'라고 생각해 본 적, 한 번쯤 있으실 거예요. 이런 후회를 조금이라도 줄이려면 보고서를 다 쓰고 나서 꼭 읽어보셔야 합니다. 어색한 부분은 없는지, 매끄럽지 않은 부분은 없는지 등을 살피면서 반복적으로 수정하는 작업을 거칠 수밖에 없답니다. 

처음에는 마냥 귀찮고, 불필요한 과정이라고 생각하실 수도 있어요. 하지만 이렇게 글을 쓰고 수정하는 과정을 반복하다 보면 보고서 글쓰기 기술이 당연히 늘 수밖에 없습니다. 

이때, 한 가지 유념할 포인트는 보고서란 상사가 보는 문서이기 때문에 상대방 입장을 항상 고려해야 한다는 거예요. 읽는 사람 입장에서 충분히 이해되고 납득할 수 있는 방향이 무엇인지를 생각하면서 수정하는 게 중요합니다. 

논리력과 이해력을 동시에 높이는 '5W 1H' 활용법