[법칙 3] 대형마트처럼 카테고리별로 분류하라

MECE: 중복 없이, 누락 없이

캠핑을 가기 위해 대형마트에서 시장을 보려고 합니다. 살 물건의 목록을 빠짐없이 종이나 스마트폰에 적습니다. 아마도 아래와 같은 방식으로 메모할 것입니다.

이렇게 메모를 한 다음 장을 보면 어떤 일이 벌어질까요? 채소 코너에서 마늘과 상추를 살 때 깻잎을 샀어야 했는데 깜빡했습니다. 다시 채소 코너에 가서 깻잎을 사야 합니다. 집에 와서 산 물건과 목록을 대조해보니 숯을 빠뜨렸습니다. 갔던 곳을 또 가는 중복과 사야 할 물건을 빼먹은 누락이 벌어진 것입니다. 중복과 누락을 막으려면 어떻게 해야 할까요? 장보기 목록을 카테고리에 따라 분류하면 됩니다.

보고서도 마찬가지입니다. 가장 중요한 것은 중복과 누락을 하지 않는 것입니다. 중복은 불필요한 군더더기를 덧붙인 것으로 보고서를 난잡하게 만듭니다. 누락은 보고서를 신뢰할 수 없는 것으로 만듭니다. 보고서를 잘 쓰고 못 쓰고는 두 번째 문제입니다.

보고의 과정에서 게이트키퍼(gatekeeper) 역할을 하는 상사를 통해 보완되기도 하지만, 그렇지 않은 경우도 종종 일어납니다. 만일 중요한 내용이 누락된 채 보고되고 그것을 근거로 의사결정이 이뤄진다면 곤란하거나 위태로운 상황이 벌어질 수 있습니다.