언제 보내는 게 가장 좋을까?

이메일을 작성하고 나서 언제 발송할지 고민해본 적이 있을 것이다. 시시각각으로 업무가 진행되는 중이라면 작성한 즉시 보내는 게 맞다. 그러나 새벽이나 휴일에 이메일을 작성했을 때는 어떻게 해야 할까? 그리고 급박한 내용은 아니지만 중요한 제안을 담은 이메일인 경우엔? 답은 간단하다. 상대방의
업무 스케줄에 맞춰서
보내는 게 가장 좋다!

새벽이나 휴일에 이메일을 발송하기가 꺼려지는 이유는 그때가 상대방의 업무 시간이 아니기 때문이다. 스마트폰의 보급으로 인해 대부분의 사람들이 비즈니스 이메일을 언제든 확인할 수 있게 되었다. 따라서 내가 지금 이메일 작성을 완료했다고 해서 상대방은 자고 있는 시간에 이메일을 보낸다면, 의도치 않게 이메일 도착 알림음으로 상대방을 깨울 수 있다. 휴일에 보낼 때도 마찬가지다. 휴식을 취하는 도중에 업무와 관련된 이메일을 접하는 고통은 되도록 주지 않는 게 좋다. 물론 급한 일이라면 새벽이건 휴일이건 관계없이 이메일을 발송해야 한다.

사람들이 이메일을 열어본 시각 ⓒHubspot(2015)

Hubspot에서 10개월에 걸쳐 2억 통에 이르는 비즈니스 이메일을 분석한 결과에 따르면, 이메일을 가장 많이 열어보는 시각은 오전 11시이다(일요일 제외). 위 차트를 보면 오전 10시에서 12시 사이에 가장 많이 이메일을 열어보고 있는데, 출근 직후에 이메일 업무를 처리하기 때문으로 볼 수 있다.

 

따라서 새벽에 작성한 이메일은 이 시간대에 발송되도록 예약해놓는 것이 좋다. 네이버 메일과 다음 메일에서는 자체적으로 예약 발송 기능을 지원하며, Gmail을 사용하는 경우에도 예약 발송하는 방법이 있다. 이것에 대해서는 '이메일 앱 춘추전국시대'에서 설명한다. 언론사에 배포하는 보도자료를 언제 보내야 하는지도 많은 사람들이 궁금해하는 것 중 하나인데, 오전 8시 50분부터 9시 사이에 도달률이 가장 높았다고 한다.

답장으로 의사 표현하기

앞서 '상대의 행동을 유도하는 이메일 쓰기'를 통해 이메일은 내가 상대방에게 원하는 것이 있기 때문에 보내는 것이란 걸 알았다. 그렇다면 이메일을 받은 사람은 상대방의 요청에 대응하기만 하면 되는 것일까? 상대방의 요청을 수용하기 어렵거나, 더 좋은 방안이 생각났을 경우라면 답장을 보내서 적극적으로 의사를 표현할 수 있다.

 

이메일을 받았고, 답장을 보내야 한다면 이렇게 해 보자. 핵심은 '어떻게 거절할까'가 아니라 '어떻게 일이 되게 만들까'를 고민하는 것이다.

  • 상대방의 요청사항을 한번 더 적어서 확인한다.
  • 요청사항을 수용하기 어려울 경우에는 대안을 제시한다.
대안 제시의 예시