이메일 스킬 업그레이드

언제 보내는 게 가장 좋을까?

이메일을 작성하고 나서 언제 발송할지 고민해본 적이 있을 것이다. 시시각각으로 업무가 진행되는 중이라면 작성한 즉시 보내는 게 맞다. 그러나 새벽이나 휴일에 이메일을 작성했을 때는 어떻게 해야 할까? 그리고 급박한 내용은 아니지만 중요한 제안을 담은 이메일인 경우엔? 답은 간단하다. 상대방의
업무 스케줄에 맞춰서
보내는 게 가장 좋다!

새벽이나 휴일에 이메일을 발송하기가 꺼려지는 이유는 그때가 상대방의 업무 시간이 아니기 때문이다. 스마트폰의 보급으로 인해 대부분의 사람들이 비즈니스 이메일을 언제든 확인할 수 있게 되었다. 따라서 내가 지금 이메일 작성을 완료했다고 해서 상대방은 자고 있는 시간에 이메일을 보낸다면, 의도치 않게 이메일 도착 알림음으로 상대방을 깨울 수 있다. 휴일에 보낼 때도 마찬가지다. 휴식을 취하는 도중에 업무와 관련된 이메일을 접하는 고통은 되도록 주지 않는 게 좋다. 물론 급한 일이라면 새벽이건 휴일이건 관계없이 이메일을 발송해야 한다.

Hubspot에서 10개월에 걸쳐 2억 통에 이르는 비즈니스 이메일을 분석한 결과에 따르면, 이메일을 가장 많이 열어보는 시각은 오전 11시이다(일요일 제외). 위 차트를 보면 오전 10시에서 12시 사이에 가장 많이 이메일을 열어보고 있는데, 출근 직후에 이메일 업무를 처리하기 때문으로 볼 수 있다.

따라서 새벽에 작성한 이메일은 이 시간대에 발송되도록 예약해놓는 것이 좋다. 네이버 메일과 다음 메일에서는 자체적으로 예약 발송 기능을 지원하며, Gmail을 사용하는 경우에도 예약 발송하는 방법이 있다. 이것에 대해서는 '이메일 앱 춘추전국시대'에서 설명한다. 언론사에 배포하는 보도자료를 언제 보내야 하는지도 많은 사람들이 궁금해하는 것 중 하나인데, 오전 8시 50분부터 9시 사이에 도달률이 가장 높았다고 한다.

답장으로 의사 표현하기

앞서 '상대의 행동을 유도하는 이메일 쓰기'를 통해 이메일은 내가 상대방에게 원하는 것이 있기 때문에 보내는 것이란 걸 알았다. 그렇다면 이메일을 받은 사람은 상대방의 요청에 대응하기만 하면 되는 것일까? 상대방의 요청을 수용하기 어렵거나, 더 좋은 방안이 생각났을 경우라면 답장을 보내서 적극적으로 의사를 표현할 수 있다.