일잘러의 메모법: 내 일의 주도권을 되찾는 To-Do 노트 작성법

자기 주도적 업무 처리 습관, 어떻게 기를 수 있을까?

회사에는 다양한 종류의 직원이 모여 있습니다. 시키는 일 이상을 해내는 직원이 있는 반면, 시키는 일만 하는 직원도 있고 시키는 일도 제대로 못 하거나 안 하는 직원도 있죠. 그렇다면 여러분은 어떤 타입의 직원인가요? 팀장은 여러분을 어떤 유형의 직원으로 인식하고 있을까요? 여러분의 조직 내 평판은 어떤가요?

이제 반대의 입장에서도 한번 생각해 봅시다. 만약 여러분이 팀장이라면 어떤 직원을 선호하겠습니까?

'일 잘하는 직장인'은 일을 찾아내고, 만들어내고, 실행하는 사람입니다. 스스로 해야 할 일을 찾아내거나, 아무도 하지 않는 일을 먼저 나서서 해내는 태도는 어떤 조직에서도 높이 평가받습니다. 운동선수가 시합이 없다고 훈련을 소홀히 하면 실력이 떨어집니다. 여유로움이 순간적으로는 좋을 수 있습니다. 하지만 쉬는 텀이 길어지면 길어질수록 실력 저하로 이어져 결국 자기 손해로 되돌아올 수 있는 것이죠.

'일잘러'가 되고 싶다면 자기 주도적인 업무 습관을 갖는 것이 중요합니다. 그 첫걸음은 '해야 할 일을 정확히 정의하고, 빠르게 실행하는 것'입니다. 긴급한 일, 중요한 일, 지시 받은 일 등 여러분이 처리해야 할 업무를 체계적으로 목록화하고, 매일 그 진행 상황을 점검하는 습관을 들여야 해요.

이전 아티클 〈일잘러의 메모법: 실무 감각을 키우는 메모노트 작성법〉에서는 회의나 미팅 내용을 정리하며 실무 감각을 키우는 '메모노트'를 소개했습니다. 이어지는 이번 시리즈에서는 메모노트 작성의 연장선에서 해야 할 일을 정리하고 실행 방식을 설계하는 도구인 'To-Do 노트'를 살펴보려 합니다.

이제 출근 후 자리에 앉아 단 5분이라도 오늘 해야 할 일이 무엇인지, 그 일을 어떤 방식으로 실행할 수 있을지 고민해 보세요. 이 짧은 시간이 여러분의 일하는 방식을 바꾸기 시작할 거예요.

To-Do 노트를 꾸준히 써야 하는 4가지 이유

1. 해야 할 일을 망설임 없이 실행할 수 있다

일의 목적은 '실행'입니다. 직장인은 월급을 받는 대가로 업무의 결과를 만들어야 합니다. 실행은 개인의 성장에도 기여합니다. 실력은 실행을 통해 얻는 결과이기 때문입니다. 실행하면 경험이 쌓이고, 지식이 축적되고, 그 위에서 더 나은 실행을 할 수 있습니다. 실행을 통해 배운다는 건 어찌 보면 최고의 교육 기회를 스스로 만들고 얻는 과정이기도 합니다.

하지만 실행이 쉽지만은 않습니다. 실행이 어려운 이유는 무엇일까요? 실행을 안 하는 것인지, 못 하는 것인지는 어떻게 파악할 수 있을까요? 가장 좋은 방법은 기록입니다. 기록은 실행하지 않은 건수를 정량적으로 보여줍니다. 이를 반복하다 보면 실행을 가로막는 근본 원인도 찾을 수 있습니다. 자, 지금부터 To-Do 노트에 해야 할 일을 적고 실행 여부를 체크해보세요. 

2. 업무 목표를 명확하게 인식할 수 있다

기업은 달성해야 하는 목표가 있습니다. 상위 조직에서 하위 조직별로, 그 안에서 일하는 개인에게도 연간 또는 단기 목표를 부여합니다. 우리가 하루 8시간 동안 처리하는 업무는 이 목표와 긴밀하게 연결되어 있고, 성과와는 직결되어 있습니다.

하지만 정신없이 일하다 보면 눈앞의 일에만 몰입하게 될 때가 많습니다. 본래의 목표를 잊어버리고 마는 것이죠. 마치 숲은 못 보고 나무만 보는 것처럼요.

그렇기에 To-Do 노트에 업무를 기록할 때는 그 일이 어떤 목표와 연결되어 있는지, 처리 후 어떤 영향을 미칠지 함께 고민하는 습관 만들기가 중요합니다. 습관 만들기를 통해 자연스럽게 '목표 달성에 가까운 일' 중심으로 업무를 설계할 수 있고, 그만큼 실행력도 높아집니다.

3. 해야 할 일을 빠뜨리지 않고 기억할 수 있다

직장에서의 일은 지시와 보고의 체계 안에 있습니다. 아무리 자유로운 조직 문화라고 해도 상하관계 틀에서 업무 지시가 이뤄지고, 아래에서 위로 보고하게 되어 있지요. 일을 잘한다는 평가를 받고 싶다면, 리더가 묻기 전에 먼저 진행 상황을 공유하는 습관을 들여보세요. 왜일까요?

업무를 진행하다 보면 소통이 불분명하지 않을 때가 많습니다. 지시한 사람도 잊어버리고, 받은 사람도 까먹거나 모른 척하는 경우도 생깁니다. 서로 진척 상황을 체크하지 않고 조용히 지나가는, 이른바 '행운'이 따를 수는 없겠죠. 리더는 결국 업무 처리 결과를 점검할 수밖에 없으니까요.

To-Do 노트에 지시 받은 일을 기록하고 체크해두면 놓치는 일 없이 흐름을 잡을 수 있고, "보고 타이밍"을 스스로 조절할 수 있습니다. 묻기 전에 먼저 공유하는 후배와, 물어봐야 겨우 답하는 후배. 누가 더 일을 잘하는 사람이라고 느껴지시나요?

4. 고유의 일하는 방식, 남다르게 일하는 방식을 구상하고 터득할 수 있다

기술과 환경은 계속 변하고 있습니다. 일하는 방식도 함께 바뀌어야 하고요. 다만 기술은 교육을 통해 배울 수 있습니다. 대신 일하는 방식은 스스로 고민하고 설계해야 합니다.

To-Do 노트는 단순히 '무엇을 할 것인가' 즉, 일의 대상을 적는 데서 그치지 않습니다. '어떻게 해낼 것인가'를 궁리하는 노트여야 해요. 쉽고 익숙한 방식에만 머물지 않고, 조금 더 도전적인 방식으로도 생각해 보세요. '궁리(窮理)'가 바로 역량이 되는 지점입니다.

결론적으로, To-Do 노트는 '무엇을 해야 하는가(What to do)'보다 '어떻게 해야 하는가(How to do)'에 집중하는 도구입니다.

To-Do 노트 작성법 7가지

1. 작은 노트의 한 면을 사용하여 목록을 적는다

To-Do 노트는 다른 직무 노트와는 달라요. 많은 내용을 적는 노트가 아니기 때문에, 작은 사이즈의 노트가 적합합니다. 하루 동안 할 수 있는 일의 양은 한정되어 있으니까요.

저는 노트의 오른쪽 면에만 '해야 할 일'을 적습니다. 각 항목에는 번호를 매기고, 일이 완료되면 줄을 그어서 처리되었거나 이관되었음을 표시합니다.

줄을 긋다 보면 노트가 다소 지저분해 보일 수 있습니다. 그런데 이 지저분함이 다음 날 목록을 새로 쓰게 하는 자극이 됩니다. '다시 정리해야겠다.'는 마음이 들고, '일이 나름 처리되고 있구나'라는 작지만 분명한 성취감도 생깁니다.

왼쪽 면은 그날 꼭 기억해야 할 정보나 참고할 만한 메모를 간단히 정리해 두면 좋습니다. 예를 들면 회의나 보고 결론, 상사의 피드백, 조직의 핵심 과제와 마감 일정 등이 있어요. 이런 내용들을 적어두면 하루 동안 자연스럽게 여러 번 보게 되어, 기억에 오래 남고 실무에 바로 연결되는 데도 큰 도움이 됩니다. 왼쪽 면을 어떻게 구성하면 좋을지에 대해서는 아래에서 자세히 소개할게요. 

2. 출근 후 반드시 5분을 할애해, 해야 할 일을 매일 쓴다

To-Do 노트는 한번 써두고 관리하는 노트가 아닙니다. 출근 후, 매일 새롭게 작성해야 효율적입니다. 왜 매일 써야 할까요? 하루 업무의 목표를 뚜렷하게 기억하고 일을 빠뜨리지 않고 처리하며 더 나은 일의 방식을 고민하기 위해서입니다.

저는 회사에서 120% 일한다는 기준을 세워 두고 있습니다. 이 말을 들으면 "회사에서 그렇게까지 열심히 일해야 해요?"라고 묻는 분들도 있어요. 딱 급여만큼, 시킨 일만 하면 되는 거 아니냐는 거죠. 저는 이런 질문을 받을 때마다 "저를 위해서요"라고 대답합니다.

이유는 간단합니다. 대부분의 직장인은 100% 일한다고 생각하지만, 실제로는 80%밖에 일하지 않거든요. 정시에 출근해서 자리 정리, 동료들과 티타임, 점심시간, 오후 나른할 때 커피 한 잔… 이런 소소한 시간이 쌓이면 실제 몰입해서 일하는 시간은 절반도 안 되는 날이 많습니다.

그래서 저는 120% 일한다고 생각하면, 그제야 100%쯤 도달할 수 있다고 생각합니다. 그 이상 할 필요는 없어요. 딱 120%만 해도, 직장 생활은 충분히 잘할 수 있습니다. 

To-Do 노트를 쓸 때는 단순히 해야 할 일을 적는 데 그치지 마세요. 당신에게 10가지 일이 주어졌다면 2가지 일을 더 찾아서 적어보세요. 8시간 일한다면, 10시간 일한다고 생각하며 마감 기한을 맞추는 겁니다.

3. 업무를 '중요도'와 '긴급도'로 나눈 후, 우선순위에 따라 적는다

To-Do 노트에는 생각나는 순서대로 적는 것보다 우선순위를 기준으로 배열하는 것이 훨씬 효과적입니다. 스티븐 코비는 저서 〈성공하는 사람들의 7가지 습관〉을 통해 일을 네 가지 범주로 나누어 소개합니다.

To-Do 노트에 위 기준을 적용해 각 항목에 우선순위를 표시해 보세요. 업무 우선순위를 범주화하면 자신의 업무 시간이 어디에 주로 사용되는지 정량적으로 파악할 수 있게 됩니다. 또한 무의식적인 시간 낭비를 줄이는 데 큰 도움이 됩니다.

우선순위는 어떻게 설정해야 할까요? 조직의 목표에 얼라인 되게 적용하는 게 중요합니다. 중요하면서 긴급한 일은 몰입해서 빠르게 처리해야 합니다. 반면, 긴급하진 않지만 중요한 일은 장기적 성과와 직결되는 경우가 많아 평소 업무 중간에도 시간을 할애해야 합니다.

긴급하지 않고 중요하지도 않은 일은 제거해야 합니다. 이런 일은 얼핏 보면 일하고 있는 것처럼 보이지만, 개인에게도, 조직에도 아무런 도움이 되지 않습니다. 연차나 직급이 올라갈수록, 이런 일들이 생기거나 재발하지 않도록 관리하는 것 역시 '일머리'의 중요한 부분입니다.

4. 트리(Tree) 구조로 일을 세분화(WBS)해서 적는다

직장인이라면 이런 일의 세분화 능력을 갖추는 것이 꼭 필요합니다. 업무가 복잡할수록 트리 구조로 일의 흐름을 나누어 적는 방식이 유용합니다. 프로젝트 관리에서 사용하는 WBS* 방식처럼요. WBS는 목표와 기한이 명확한 프로젝트를 한정된 시간, 자원 안에서 완수하기 위해 일의 역할, 산출물, 단계별 결과물을 미리 세분화하는 방식입니다.

* 업무 분류 체계(Work breakdown structure, WBS). 종속 관계를 바탕으로 프로젝트 결과물을 여러 계층으로 나눠 분류하는 방법. (출처: asana 블로그)

To-Do 노트에도 WBS처럼 트리 구조로 업무를 정리해 보세요. 큰 과업을 작은 실행 단위로 쪼개어 각 항목마다 기한을 명시하는 것, 그 자체가 일을 설계하고 구조화하는 훈련입니다. To-Do 노트는 단순히 '일의 제목'을 적는 게 아니라, 일을 어떻게 쪼개고, 언제까지 마무리할지를 스스로 설계하는 도구니까요.

또 하나의 방법은, 해야 할 일을 처리해야 할 기한 기준으로 정렬하는 것입니다. 아래와 같이 기한 단위별로 업무를 정렬해 보세요.

이렇게 하면 우선순위와 기한 감각이 동시에 잡히고, 무엇부터 집중해야 할지를 한눈에 파악할 수 있습니다. 특히 긴 호흡의 과업은 당장 눈앞의 일에 가려지기 쉬운데, 이 방식은 그런 일을 놓치지 않게 도와주는 데도 유용해요.

5. 일의 대상뿐 아니라 실행 방식까지 구체적으로 쓴다

To-Do 노트에 무엇을 해야 하는가(What to do) 즉, '일의 대상'만 적지 마세요. 일을 어떻게 처리할 것인가(How to do), 다시 말하면 '실행 방식'까지 구체적으로 써보세요. 그래야 제대로 To-do 노트를 활용하실 수 있습니다.

반복 업무가 거듭되면 대다수는 점점 익숙하고 편한 방식을 선택합니다. 이 과정에 큰 문제가 없으면 '효율적인 처리'라고 여기게 되고요. 하지만 그 방식이 항상 최선은 아닙니다. 문제는 일의 처리 방식이 매우 다양한데도 우리는 익숙한 방식으로만 접근하려 한다는 점입니다. 더 효과적인 방법이 있을 수 있다는 가능성 자체를 놓치는 거죠. 

예를 들어, 여러분이 외부 A사와의 제휴를 추진한다고 가정해 봅시다. 제안을 하기 위해서는 먼저 A사의 담당자를 찾아야 하겠죠. 그럼 여기서 'A사 담당자 미팅 및 제안'은 To-Do 노트에 적어야 할 일이 됩니다. 그리고 '담당자를 어떻게 찾을 것인가'는 그 일을 해내기 위한 방법(How to do)이 되는 거예요.

담당자를 찾기 위한 방법은 다음과 같이 정리할 수 있습니다.

이 외에 다른 방법이 떠오르셨다면? 그렇다면, 여러분은 남다른 방식으로 일하는 사람입니다. 만약 위의 방식들을 모두 시도해 봤는데도 연락이 닿지 않는다면요? 이제 팀장에게 "방법이 없습니다"라고 말하실 건가요? 아니면, 그다음 방법을 더 고민해 볼 수는 없을까요?

자, 일을 성사시키기 위해 다른 실행 방안을 상상해 봅시다. 예를 들면 게시판, 페이스북, 링크드인 같은 소셜 미디어를 활용하는 거죠. 하루 정도면 담당자를 찾을 수도 있습니다. 실제로 제가 활용했던 방식이고, 무척 효과적이기도 했어요.

이처럼 담당자를 찾는 방식만 보더라도 수많은 선택지가 존재합니다. 상황에 따라 적절한 방식을 고민하고, 그때그때 최선의 루트를 선택할 수 있어야 일을 빠르고 정확하게 처리할 수 있는 역량이 생겨납니다.

6. 미해결, 미처리 업무가 있을 때는 다음 날 노트에 해당 내용을 또 적는다

업무는 계획대로만 흘러가지 않습니다. 아무리 To-Do 노트를 작성해도 기한 내 처리하지 못 하는 일은 생기기 마련입니다. 그러다 보니 목표로 했지만 해결하지 못 하는 미완의 일들의 쌓이게 되죠.

중요한 것은 기록을 포기하지 않는 것입니다. 완료하지 못 한 일이라면, 다음 날 노트에 또다시 적어야 합니다. 그래야 해결에 가까워지고, 반드시 마무리해야겠다는 의지를 다질 수 있기 때문입니다. 제 노트에도 몇 개월째 쓰고 있는 항목이 있습니다. 게을러서 미룬 일도 있고, 생각대로 일이 풀리지 않아서 못 한 일도 있습니다. 하지만 언젠가는 꼭 해내겠다는 마음으로 매일 쓰고 있습니다.

지연되거나 미뤄지는 일엔 늘 이유가 있습니다. 그 이유를 꼭 알아야 합니다. 저는 네 가지로 정리해 활용하고 있어요.

자신이 미루고 지연시키는 일은 어떤 일이며, 왜 일을 지연시키는지 유형과 그 원인을 알아내는 것. 업무 역량 향상에 정말 중요합니다. 

7. 조직 목표 얼라인 및 성과 측정을 위한 주요 지표를 함께 적는다

To-Do 노트는 단순히 할 일을 적는 도구를 넘어, '무엇이 성과인가'를 훈련하는 도구가 될 수 있습니다. To-Do 노트의 왼쪽 면에는 조직 목표와 내 역할을 연결 짓는 정보를 늘 함께 기록해 두세요. 아래와 같은 정보를 적을 수 있겠죠?

아래 그림은 제가 실제 To-Do 노트 왼편에 적어 두는 비즈니스 목표에 대한 메모입니다. 손으로 쓰는 수기 방식도 좋지만, 변경이 자주 되는 내용이 아니라서 엑셀에 정리한 후 출력하여 붙여 놓으면 훨씬 숙지하기가 쉬워집니다.

예를 들어볼게요. 어느 날 당신의 상사가 이렇게 물었습니다.

올해 개인 목표는 무엇인가요?

팀의 핵심 과제를 알고 있나요?

지금 목표 달성률은 어느 정도인가요?

이 질문에 즉각 답할 수 있나요? "저… 열심히 하고 있어요!"라는 대답 외에 할 말이 딱히 없다면 당신은 일을 잘했다고 평가받기 어려울 수 있습니다. '열심히'는 당신의 관점이고, 조직은 성과, 즉 영향력의 관점으로 일을 평가하기 때문입니다. 리더와 경영자는 '이 사람이 만들어낸 결과가 비즈니스에 어떤 영향을 줬는가?'를 보니까요.

만약 어떤 것도 대답할 수 없다면 당신의 일하는 방향이 조직의 방향과 어긋나 있을 수 있습니다. 조직에 속한 개인의 활동은 팀으로, 팀은 상위 조직으로 연결됩니다. 조직의 목표가 구성원마다 다르다면 조직은 한 방향으로 움직일 수 없습니다. 목표를 인식하고 늘 기억하고 있어야 목표를 향해 나아갈 수 있습니다.

노트의 작은 면 하나가, 오늘의 할 일을 넘어서, 당신이 가야 할 방향을 매일 상기시켜 줄 수 있습니다. To-Do 노트는 단순한 실행 도구가 아니라, '당신이 어떤 성과를 만들어가는 사람인지'를 매일 훈련하는 공간입니다.

일하는 방식을 설계하자, 최적의 경로로

직장에서는 대부분 누군가의 지시를 받아 일을 시작하고, 그 결과를 평가 받게 됩니다. 지시는 '무엇을 해야 하는가'에 대한 것이라 '어떻게 해야 하는가'까지 구체적으로 알려주는 경우는 드뭅니다. 일의 대상은 지시받거나 스스로 정할 수 있지만, 그 일을 어떤 방식으로 할지는 오롯이 본인의 몫입니다. 그리고 그 일의 결과에 대해서는 냉정한 평가와 책임이 따릅니다.

일에는 여러 갈래의 방법이 존재합니다. 목적지에 이르는 길이 하나가 아니듯, 원하는 결과를 만들기 위한 방식도 여러 가지일 수밖에 없습니다. 그럼에도 우리는 현실에서 익숙한 방식, 옳다고 믿는 방식, 혹은 하기 쉬운 방식으로만 일하는 경우가 많습니다.

특히 문제가 크지 않으면, 익숙한 방식이 그대로 관성이 되어 반복됩니다. 관성적으로 일하는 방식에 익숙한 상사, 무엇이 문제인지 인식하지 못하는 동료, 그리고 그 관성에 젖어 있는 '나 자신'은 생각보다 흔합니다. 적당히 일하는 관성은 무서운 법입니다.

그래서 매일, '나는 이 일을 왜 이렇게 하고 있는가?'를 자문할 필요가 있습니다. 

지금 선택한 방식이 정말 최선인가?

다른 접근은 없는가?

이 방식이 성과를 내고 있는가?

To-Do 노트는 단순히 '해야 할 일을 기억하기 위한 기록'이자, '해야 할 일을 어떻게 해낼 것인가'를 스스로 설계하게 만드는 노트입니다. 어제의 방식이 정말 최적이었는지, 오늘은 어떤 방식으로 접근할 수 있을지, 실행 결과는 어땠고, 무엇을 다음에 바꿔야 할지, To-Do 노트는 그 모든 질문을 담을 수 있습니다.

오늘 하고 있는 일이 어떤 방식인지 노트에 적어 보세요. 다른 방식은 없는지 대안을 적어보고, 이번에 시도한 방식이 어떤 결과가 있었으며 무엇이 문제였는지 적어 보세요. 이렇게 적어 보는 것이 여러분의 일하는 방식을 바꾸는 시작점이 됩니다.

정답은 없습니다. 상황과 조직 요구, 그리고 당신의 경험과 지식에 따라 그때그때 최적의 방식을 찾아가는 것, 그게 바로 일하는 방식을 설계하는 방법입니다. 분명 매일 쌓은 To-Do 노트 기록이 내 일의 주도권을 되찾아 줄 거예요.