보고서를 잘 쓰고 싶다면 ‘차트’는 필수
💡 10분 안에 이런 걸 알려드려요!
- 내 보고서의 메시지에 딱 맞는 차트를 선택하는 기준부터
- 직장인이 자주 쓰는 차트별(선, 세로 막대 등) 기본기 및 응용법과
- 예시로 보는 보조축, 콤보 차트 등 고급 차트를 깔끔하게 표현하는 디자인 노하우까지
* 본 콘텐츠는 2024년 1월에 발간된 〈보고서 차트 실무 강의 with 엑셀〉을 퍼블리의 시선으로 발췌해 구성한 것입니다.
필자는 16년 차 기술사업화 컨설턴트로 활동하며 기획서와 사업계획서 등 수많은 보고서를 작성했다. 그 수많은 보고서에 빠지지 않고 들어가는 것이 있다. 바로 '차트'이다.
보고서를 읽는 사람은 숫자를 좋아하기 때문에 보고서에는 항상 숫자가 많다. 복잡한 숫자를 쉽게 전달할 수 있는 차트는 표보다 훨씬 더 효과적이다. 이것이 보고서마다 차트가 빠지지 않고 포함되는 이유이다.
하지만 사람들은 차트를 단순히 선이나 막대로 숫자를 표현한 그림으로만 생각한다. 아마도 몇 번의 클릭만으로 엑셀에서 쉽게 차트를 만들 수 있기 때문일 것이다. 그러나 클릭 몇 번으로 만들어진 차트는 진정한 차트가 아니다. 잘못 작성된 차트는 오히려 보고서의 가독성을 떨어뜨리기도 한다.
차트는 작성자에 의해 만들어지지만, 작성자가 아닌 차트를 보는 사람을 위한 것임을 잊지 말아야 한다. 그래서 차트를 만들 때는 상대방이 원하는 정보는 무엇인지, 어떤 차트를 만들어야 상대방이 쉽게 이해할 수 있는지, 어떻게 하면 나의 메시지를 상대방에게 쉽게 전달할 수 있을지 등을 고민해야 한다. 그렇게 만들어진 차트가 '제대로 된' 차트라고 할 수 있을 것이다.
이 글은 이론보다는 실무와 직결된 내용을 담았다. 어떤 차트를 선택해야 하는지를 알아보고, 자주 사용하는 차트별 활용 스킬을 2개씩 다룬다.
어떤 차트를 선택해야 하나요?
차트가 한 가지만 있다면 좋겠지만 차트는 선 차트, 원 차트, 세로 막대 차트, 가로 막대 차트, 방사형 차트, 분산형 차트 등으로 종류가 무수히 많다. 이토록 많은 차트 중에서 한 가지를 선택해야 하는데 생각처럼 쉽지만은 않다.
실무에서는 차트 종류를 선택할 때 상사의 취향에 따라 사용하는 경우가 종종 있다. 상사가 선 차트를 선호하면 고민 없이 선 차트를 사용하는 것이다. 차트는 보고서의 효과를 높여주는 요소이고 보고서가 상사를 설득하기 위한 문서라는 점에서 아예 틀린 방법은 아니다.
다만, 보고서가 나의 상사 한 명만 보는 것이 아니라 사장, 동료, 후배, 외부 등 많은 사람이 보는 문서라면 모든 이를 고려한 가장 적합한 차트를 선택해야 한다.
차트를 선택하는 가장 좋은 기준은 작성자의 메시지이다. 차트는 보는 사람이 데이터(수치)를 비교하는 시간을 줄이기 위해 시각화 도구로 친절히 비교해주는 것이다. 따라서 데이터에 따라 보는 사람이 읽기 편한 형태의 차트가 어떤 차트인지 알아야 한다. 메시지를 유형별로 나누면 다음 표의 네 가지로 구분할 수 있다.
이어서 일하면서 자주 쓰게 되는 선, 세로 막대, 원, 누적 막대 차트, 그리고 좀 더 고급 차트에 해당되는 콤보 차트까지 각각 제대로 활용하는 스킬을 소개하고자 한다.
선 차트 제대로 활용하는 2가지 스킬
1) 눈에 잘 들어오도록 편집하기
선 차트는 기본적으로 실선을 사용하지만, 선은 실선 외에도 점선, 파선(쇄선) 등 여러 가지 유형이 있다. 도면을 다루는 실무 현장에서는 선을 형태에 따라 각각 다른 용도로 사용하지만, 일반적인 직장 환경에서 보고서를 작성할 때는 비교하거나 구분하는 용도로 사용한다.
다음 차트를 보자. 2018년부터 2027년까지 표시된 데이터는 모두 매출액을 의미한다. 하지만 2018년부터 2022년의 매출액은 실측치이고, 2023년부터 2027년의 매출액은 예측치로 데이터의 성격이 다르다.
