챗GPT로 문서 업무 더 편하게 하는 법(엑셀, PPT 등)

칼퇴를 돕는 나만의 비서, 챗GPT

[발행일자: 2023. 05. 17]

2022년 말, 챗GPT가 처음 등장할 당시만 해도 인간의 업무가 위협받을 거라는 우려가 있었습니다. 하지만 지금은 오히려, 챗GPT 같은 AI를 업무 적재적소에 잘 활용하는 사람이 살아남는다는 새로운 전망이 나오고 있죠. AI 시대에서 살아남으려면 이런 기술을 활용해 단순 작업과 생산성 낮은 작업은 위임하고, 인간만이 할 수 있는 가치 있는 본연의 업무에 집중해야 합니다.

저를 포함한 일반 기업의 사무직 직장인에게는 MS오피스 소프트웨어, 즉 엑셀, 파워포인트, 워드에서 챗GPT를 활용하는 것이 가장 요긴할 거예요. 기본적인 활용법만 익혀도 업무를 더 편하게, 빠르게 마무리할 수 있거든요. 칼퇴를 돕는 비서랄까요?

저는 크게 두 가지 부분에서 챗GPT를 활용하는 편입니다. 본문에서 이 두 가지와 관련한 내용을 더 자세히 다룰 텐데요.

• 일이 진행되는 상황에서 추가 도움을 얻을 때: 자료 작성 등 업무의 완성도를 높이기 위해 챗GPT를 검토자로 활용
• 초기 아이디어 구상, 단순 정보 수집 단계에서: 빠르고 단순하게 명령을 내린 뒤, 회신된 데이터를 초기 아이디어 혹은 자료 작성의 기본 골격 정도로 활용

먼저 이야기하자면, 코딩 같은 복잡한 내용은 없습니다! VBA 코드를 활용해 각 MS오피스 소프트웨어와 챗GPT를 연동한다거나, 업무 효율을 높이기 위해 또 다른 서드 파티(3rd party) AI 프로그램을 함께 사용하는 방식에 대해서는 설명하지 않습니다.

이 아티클을 읽는 누구나, 당장의 업무에 챗GPT를 활용할 수 있도록 가장 기본적인 질문 기능을 활용할 예정입니다. 간단한 질문으로 엑셀, 파워포인트, 워드 사용에서 챗GPT의 도움을 받는 쉬운 활용법을 소개해 보겠습니다.

• 엑셀: 까다로운 함수를 빠르게 수식화해 활용 (SUM, COUNT, IF 조건함수, VLOOKUP, RANK 등)
• 파워포인트: 보고 자료 작성 시 활용 (초안 구성·내용 보완, 스크립트 아이디어 얻기 등)
• 워드: 워드, 구글 문서 등 문서 작업의 보조 도구로 활용 (글쓰기, 문장 변형 등)

가장 먼저 엑셀에서 챗GPT를 활용하는 팁을 알아 보겠습니다. 챗GPT를 활용하면 복잡한 함수식도 쉽고 빠르게 알아낼 수 있거든요. 

엑셀에서 챗GPT 활용하는 TIP

챗GPT를 사용하면 무궁무진한 함수 수식을 사용자의 니즈에 맞게 얻어낼 수 있지만, 이번 아티클에서는 직장인들이 자주 사용하는 함수 위주로 소개해 보겠습니다.

실전 예제를 바탕으로 자세히 설명해 드릴 테니, 잘 익히셔서 필요한 업무 적재적소에 활용해 보시기 바랄게요.

복잡한 함수식도 간단한 명령으로

엑셀에서 챗GPT를 활용할 때 꼭 알아둬야 할 점은 프롬프트에 엑셀 데이터를 직접 입력하지 말고, 함수 생성을 위한 조건을 입력해야 한다는 것입니다. 그러면 조건을 이해하고 명령을 인식한 챗GPT가 알맞은 함수식을 알려줍니다.

챗GPT가 알려주는 함수식 안에 이미 내가 원하는 조건과 데이터셋이 적절한 위치에 배치되어 있기 때문에 수식을 그대로 복사해, 작업 중인 스프레드시트에 붙여넣기만 하면 됩니다. 함수를 구할 때 챗GPT 활용하면 특히 좋은 점이죠.

기본적으로 프롬프트에 아래 두 가지 내용을 넣으면 시행착오를 줄이고 빠르게 원하는 값을 얻을 수 있습니다.