주어진 시간 1분! 딱 한 장으로 끝내는 1P(원 페이지)보고서 작성법

잘 만든 페이지 하나, 열 장표 안 부럽다

많은 기업에서 1 페이지 보고, 혹은 보고 간소화를 이야기합니다. 그러나 써본 사람은 압니다. 짧게 쓰는 게 오히려 더 어렵다는 걸요. 어떻게 하면 1 페이지 보고서를 더 논리적이고 전달하려고 하는 내용을 더 효과적으로 쓸 수 있을 지 다양한 현업 사례들과 함께 알아보도록 하겠습니다. 

👉 잠깐! 종류별 1P 보고서 미리보기 

1P 보고서가 왜 중요할까요? 

최근 몇 년, 이런 업무 지시를 받아보신 적이 있을 거예요. 

'내용을 한 장으로 정리해 달라.'

많은 기업들을 봐도 이 트렌드는 계속 유지될 것 이라고 생각됩니다. 그렇게 생각하는 이유는 여러가지가 있겠지만, 크게 두 가지로 생각해볼 수 있습니다. 

첫째, 기술의 빠른 발전으로 업무 속도는 과거와 비교할 수 없을 만큼 빨라졌을 뿐 아니라 산업의 경계가 무너지면서 어떤 경쟁자가 나올 지 모르기 때문입니다. 

과거 우리 회사의 경쟁자는 같은 사업군 내의 주요 기업들이 전부였습니다. 그렇지만 최근을 한번 살펴볼까요? 예를 들어, LG U+가 '아이들나라'로 교육업에 진출했고요. 통신사로 알았던 KT도 최근 Digico KT로 AI 기업으로 변화하고 있습니다. 

둘째, 위의 환경적 변화들이 변화하는 시대에 맞도록 빠른 의사결정을 필요하게 만들었습니다. 즉, 여러분들의 리더들은 과거보다 더 많은 영역의 더 많은 내용의 의사결정을 할 수 밖에 없는 상황이 되었다는 것이죠. 

그럼 어떻게 될까요? 당연히 여러분들에게 요구되는 것들도 빠르게 돌아갈 수 밖에 없게 되겠죠. 그렇기 때문에 여러분들의 리더 또한 빠르게 읽고, 의사결정할 수 있게 하는 1P 보고서가 점점 더 중요해질 수 밖에 없습니다. 

1P 보고서는 '이렇게' 다르다

"처음 1 페이지로 보고하라는 말을 들었을 때는 작업할 양이 줄어들어서 좋아했어요. 그런데 실제로 쓰다 보니까 길게 쓰는 것 이상으로 더 어렵더라고요."

1P 보고서에 대해 주변에 물어보면 위와 같이 대답하는 경우를 많이 보았습니다. 그 이유가 무엇일까요? 잘 쓰인 1P 보고서가 갖춰야 할 아래와 같은 특징들 때문입니다.

그런데, 이런 질문을 하실 수 있습니다. '위의 3가지 내용은 일반적인 보고서에도 주의해야 할 점이 아닐까요?' 1P 보고서만의 차별점은 없을까요? 라고 말이죠. 

맞습니다. 위의 3가지 특징은 모든 보고서에도 통용되는 것입니다. 다만, 위의 내용들은 1P 보고서에는 더욱 더 주의하고, 명심해야 합니다.

1 페이지 보고서를 요청하는 많은 이유는 보고 받는 사람이 여러 많은 업무 속 빠른 의사결정을 하기 위함입니다. 그렇기에 당연히 일반 보고서를 작성하는 것 보다는 상대적으로 시간적 여유가 없을 수 밖에 없습니다. 

또한 보고서 분량을 살펴보면, 1P 보고서를 작성할때는 허용된 페이지는 1장* 입니다. 쓸 수 있는 분량은 1장으로 정해져 있는데, 시간이 부족하다면 어떻게 해야 할까요? 가장 중요한 것은 그 페이지를 보자마자 '빠른 시간'에 '보고받는 사람의 요청한 목적에 맞는 내용' 즉, '핵심이 효과적으로 보이게 해야 하는 것'입니다. 그렇기에 일반 보고서 보다 더 논리적으로 내용을 구성해야 하고, 더욱 글은 간결해야 하고, 더욱 가시적으로 보이게 해야 하는 것이죠. 

반드시 알아야 할 한 가지 기준과 세 가지 작성 원칙

1P 보고서에 위의 세 가지 특징을 모두 잘 포함하려면 어떻게 해야 할까요? 여러분이 간과해서는 안 될 한 가지 기준과 세 가지 작성 원칙을 설명해 드리겠습니다.

먼저 질문을 드려볼게요.

지금까지 보고서를 쓸 때, '누가' 보는지를 고려해서 만드셨나요?

지금 이 글을 읽고 계시는 여러분들은 어떠신가요? 설사 '아니오' 라고 생각하셨다고 해도 이 글을 읽고 난 뒤 여러분들의 보고서는 저희와 함께 달라지면 되기 때문에 크게 걱정하지 않으셔도 됩니다.

보고서의 제 1의 기준이자, 반드시 명심하셔야 하는 것은 보고서를 읽는 사람들은 여러분이 아니라, '여러분의 상사'라는 것입니다. 따라서 보고서 작성의 가장 첫 번째 기준 또한 여러분의 상사입니다. 보고서에는 '상사가 원하는 목적'에 맞는 내용이 들어가야 합니다.

여러분의 상사가 요청한 것이 경쟁사 대비 우리 제품의 강점과 약점인지, 의사결정을 위한 판단 근거자료가 첨부되어야 하는지, 빠른 판단이 필요하므로 디자인이 중요하지 않고 단지 팩트만 체크할 수 있으면 되는지 등등. 보고서에는 여러분의 상사가 궁극적으로 보고자 하는 그 내용이 담겨 있어야 합니다.

가끔 작성자 본인이 찾은 내용에 심취해 불필요한 내용이 섞이면서 내용이 산으로 가는 보고서를 종종 봅니다. 저는 그런 분들께 첫 번째로 묻습니다. "이 보고서의 목적이 무엇이라고 생각하나요?"라고요. 

왜냐하면 보고서를 최종적으로 보는 사람은 보고서를 쓰는 여러분이 아니라, 보고서를 보고 의사결정을 하는 상사의 의도 즉, 요청사항에 맞는 정확한 결과물 입니다. 그렇기 때문에, 여러분이 보고서를 쓰기 시작하는 순간부터 제출하는 그 순간까지 명심해야 하는 것인즉 '보고서의 목적'입니다.

다음은 1P 보고서의 세 가지 작성 원칙입니다. 

💎 첫 번째 원칙. 결론부터 말해야 합니다. 
 

새로운 영화가 나오면 2시간의 영화를 약 30초 분량으로 압축해 영화 예고편을 만들어 홍보합니다. 왜냐하면 우리 모두는 그 영화가 처음이기에 짧게라도 그 영화를 소개시켜줘야 예고편을 보고, 보고싶은 사람은 극장에 가서 영화를 볼 것입니다.

보고서도 마찬가지입니다. 보고서를 읽는 사람에게 그 보고서는 처음 보는 것입니다. 그렇기 때문에 이 보고서의 내용을 짐작할 수 있도록 상단에 한두 줄의 문장으로 핵심 내용을 요약해야 합니다. 우리는 그것을 '핵심 문구'라고 이야기합니다. 핵심 문구는 보고서의 내용을 함축적으로 담습니다.

* 핵심 문구 작성법이 궁금하시다면 다음의 아티클을 참고해 주세요. 〈한두 줄로 이해시키는 보고서 핵심 문구 작성법〉

💎 두 번째 원칙. 내용의 전개는 큰 것에서 작은 것으로 흐름에 맞게 구성해야 합니다.
 

스피드 퀴즈를 푼다고 가정해 볼게요. 여러분은 답을 맞히는 입장입니다. 두 가지 설명이 여러분을 기다리고 있습니다.

〈설명 A〉

"채소이고, 고구마와 함께 대표적인 농작물로 튀김, 전, 볶음 등 다양한 음식을 할 수 있는 황토색 작물은?"

〈설명 B〉

"황토색인데, 딱딱하기도 하고, 꽃은 하얀색이고, 팩으로 사용하면 미백 기능이 있고, 먹을 수 있는 것은?" 

네, 답은 감자입니다. 설명 A, B 모두 감자를 설명하고 있습니다. 어떤 설명이 더 쉬우셨나요? 대부분 설명 A를 고르실 거예요. 어째서일까요?

설명 A는 큰 이야기(채소)부터 시작해 작은 이야기(튀김, 전, 볶음 등)까지 전달했고, 고구마와 함께 대표적인 농작물이라는 중요한 이야기를 함께 알려주고 있습니다. 반면 설명 B는 모두 감자에 대한 설명이긴 하지만 일정한 흐름 없이 떠오르는 특징을 모두 병렬식으로 나열하고 있습니다.

설명이란 내가 생각하는 것을 상대방에게 분명하게 전달하는 것입니다. 큰 범주를 먼저 설명하고 작은 요소를 이야기할 때 상대방은 더 쉽게 이해할 수 있습니다. 자세한 설명은 잠시 뒤에 다양한 보고서의 예시를 보면서 함께 말씀드리도록 하겠습니다.

💎 세 번째 작성 원칙. 중복되거나 불필요한 내용을 제거하고 분명하며, 간결하게 작성해야 합니다.
 

자료조사를 많이 했다고 해서 그 모든 내용을 보고서에 넣을 수는 없습니다. 보고서의 '목적'에 맞는 내용만 분명하고, 한번에 이해되도록 효과적으로 작성해야 합니다.

아무리 내용이 좋다고 해도 보기 어렵게 구성되어 있다면 효과적인 보고서라고 말할 수 없습니다. 줄글로 길게 설명하는 것보다 비교가 가능하다면 어떻게 달라지는 지 표를 사용하면 좋고, 문장이 긴 것 보다는 간결하게 문장이 작성되는 것이 좋습니다. 표현하는 방법은 뒤에서 예시를 통해 설명해 드리도록 하겠습니다.

현업에서 많이 쓰는 1P 보고서의 샘플 엿보기

1P 보고서 기본 구성 요소 이해하기 

보고서의 구성 형식은 다양하지만, 잘 생각해보면 아래와 같은 형태를 가장 자주 접하셨을 거예요.

PPT든 워드프로세서든 기본 구성은 같습니다. 제목 - 핵심 문구 - 내용 순이죠. 위에서 다루지 못했던 제목 부분을 잠시 짚고 넘어가도록 하겠습니다.

'제목'은 보고서의 목적을 한눈에 보여줍니다. 
 

보고서의 목적을 제대로 파악해서 보고서를 작성했어도 막상 제목을 작성할 때 어려움을 겪는 경우가 꽤 있습니다. 왜일까를 생각해보면 제목은 결국 보고서가 어떤 이야기를 하고 있을지를 가장 함축적으로 보여줘야 하기 때문입니다. 

만약 여러분이 제목을 잘 정하지 못하셨다면 아마도 그 이유는 보고서의 '목적'을 제대로 파악하지 못했을 가능성이 높습니다. 즉, 보고서를 보는 사람이 알고 싶은 것이 무엇인지를 정확하게 파악해야 그 목적에 맞는 제목을 작성하실 수 있습니다.

현업에서 인정받은 종류별 1P 보고서

이제부터는 앞의 내용들을 어떻게 실제 보고서에 적용했는지 다양한 현업 사례의 예시를 보여드리도록 하겠습니다. 

Case 1. 데이터가 있는 1P 보고서 

이 보고서는 지점 수와 고객 수의 연도별 추이를 보여줍니다. 지점 수가 2019년을 기준으로 감소하고 있음에도 지점당 평균 고객 수도 함께 감소하면서 고정비 증가로 손익에 악영향을 끼치고 있으므로, 이에 따라 일정 기준에 따른 통폐합이 필요하다는 의견을 상위 의사결정권자에게 전달하고 있습니다.

• 그래서 제목은 〈연도별 지점 평균 고객수 Trend〉로 정했습니다.
   
• 보고서 상단의 핵심 문구는 보고서의 목적을 다듬어서 작성했습니다. "2022년 지점당 평균 고객 수가 1,500명 수준으로 감소하며 지점당 손익 대비 고정비 증가 → 고객 수 평균 1,000명 이하 지점은 폐쇄 및 통폐합 의사결정 필요" 👉 현황만 보여주는 보고서와 달리 이 보고서의 중요한 목적은 의사결정을 유도하는 것입니다. 그러므로 해당 내용을 핵심 문구에 명시해 의사결정권자가 인지하기 쉽도록 작성했습니다. 
   
• 본론에서는 이 보고서의 가장 큰 범주인 '지점당 평균 고객 수가 연도별로 어떻게 변화했는지'를 가장 먼저 이야기합니다. 그리고 다음으로 '지점당 평균 고객 수가 감소하면서 지속적인 고정비 증가로 공헌이익이 감소했다는 내용'을 작성했습니다. 이어, 위의 상황을 타개하기 위한 방법으로 '지점 비용 절감과 평균 고객 수 1,000명 미만 지점의 폐쇄 또는 통폐합'을 작성했습니다.
   
• 본문을 작성할 때 가장 중요한 것은 큰 범위에서 작은 범위로 내용을 전개하는 것이라고 말씀드렸습니다. 그래야 보고서를 읽는 사람이 내용의 전개를 빠르게 이해할 수 있습니다. 또한 어려운 내용이라도 이해가 쉽게 작성되어야 논리적인 보고서, 잘 쓰여진 보고서로 평가를 받을 수 있기 때문입니다.

Case 2. 실행 계획안 1P 보고서 

가맹점 교육 프로그램의 세부 운영안을 보여주는 보고서입니다. 교육 프로그램을 왜 운영해야 하는지, 운영 단계별의 컨셉·대상·컨텐츠가 무엇인지, 실제 시행을 했을 때 세부 일정은 어떻게 되는지 등을 전달하는 것이 작성 목적입니다.

• 그래서 제목은 〈OO 교육 프로그램 세부 운영안〉으로 정했습니다.
   
• 보고서의 핵심 문구는 교육 프로그램의 운영 목적을 다듬어 "가맹점주 충성도 향상 및 가맹점의 매출 증대를 위한 교육 프로그램의 필요성을 '22년 1분기 가맹점주 설문 결과를 통해 파악함"으로 작성했습니다. 실제 운영 시 언제부터 시행되는지를 "이에, 가맹점주 시범 교육프로그램을 9월부터 시행하고자 함. 향후 피드백 결과를 반영해 12월부터 정기교육프로그램 운영 예정"이라 적었습니다.
   
• 보고서의 내용은 두 가지 프로그램에 어떤 차이가 있는지를 비교해서 작성했습니다. 핵심 문구에서 시범 운영과 정기 운영에 대해 언급했으므로, 보고받는 입장에서는 시범 운영과 정기 운영이 어떻게 다른지가 궁금할 것입니다. 또한 운영 시의 세부 일정을 타임라인으로 작성했습니다.

Case 3. 결과 보고 1P 보고서

이 보고서는 본사 스태프의 2021년 4분기 조직문화 인식이 과거 대비 어떻게 바뀌었는지를 보여줍니다. 보고서의 목적은 2021년 4분기 활동을 바탕으로 조사된 조직문화 인식도를 분석해서, 인식도가 바뀌었다면 어떤 이유에서 바뀌었는지를 분석해 그 결과를 보고하는 것입니다.

• 제목은 〈2021년 4분기 조직문화 인식도 조사 결과 보고〉로 정했습니다. 이 보고서는 분기마다 보고하는 자료였기에 조사 시점을 명시했습니다.
   
• 보고서 상단의 핵심 문구는 이 보고서의 핵심인 조직문화 조사의 개요와 결과를 요약해서 나타내는 방향으로 작성했습니다. "본사 근무 전 직원 대상 2021년 4분기 조직문화 인식도 조사 결과, 3분기 대비 2.3점 / 1분기 대비 5.6점 상승한 89.2점 기록". 4분기 보고서이므로 3분기 대비 점수 변화를 명시했고, 한 해의 성과를 보여주기 위해 올해 1분기 대비 얼마나 변화가 있었는지도 함께 작성했습니다. 또한, 원인 분석과 다음 분기 목표 설정은 "이는, 지난 3분기부터 시행한 직급제 폐지에 따른 영향이 가장 큰 것으로 보이고 있으며, 내년 추가적인 제도적 변화를 통해 만족도 90점 이상 목표"라고 정리했습니다.
   
• 본문에서는 전반적인 조사 방법과 내용을 왼편에 적고, 조사에 따른 결과를 오른쪽에 분기별 그래프로 나타냈습니다. 특히, 실제 이번 보고 대상인 2021년 4분기 점수를 강조하여 실제로 얼마나 상승했는지를 보여주며, 그래프 아래에 그 원인이 무엇인지 주요 원인에 대해 글로 작성하였습니다.

이제부터는 워드 문서도 살펴볼게요. 피피티 문서와 크게 다르지 않다는 걸 느끼실 수 있을 거예요.
 

Case 4. 운영 계획안 1P 보고서

이 보고서는 표창 제도 운용을 위한 계획을 보여줍니다. 이 보고서의 목적은 회사에서 진행될 표창 제도의 방향성과 선발 기준 등을 한눈에 보여주는 것입니다.

• 제목은 〈2022년 표창 운영계획(안)〉으로 정했습니다.
   
• 보고서 상단의 추진 방향이 핵심 문구의 역할을 합니다. 핵심 문구를 통해 왜 이 제도를 운영해야 하는지 방향성과 기대효과에 대해 작성했습니다. 이처럼 새롭게 무언가를 기획하거나 시행하는 보고서에는 이 기획안이 왜 필요한 지 목적 및 방향성과 기대효과를 함께 작성해 주는 것이 좋습니다. 그 이유는 새롭게 무언가를 시행할 때는 필연적으로 예산, 타부서 협조 등이 들어갈 수 밖에 없기 때문에 그럼에도 불구하고 새로운 운영안/기획안을 시행했을 때 어떤 목적으로 얼마나 좋아질지를 함께 표현해 주면 보고서를 받는 사람의 입장에서 새로운 것에 대한 당위성을 인정하게 됩니다. 
   
• 본문의 내용, 즉 표로 작성한 〈'22년 표창 제도 개요〉를 살펴보겠습니다.
   
• 개요는 표창 제도가 어떻게 운용될지를 알려줍니다. 표창의 종류와 횟수, 세부 기준, 포상 내용 등을 작성했습니다. 그리고 필요 예산이 얼마인지도 함께 명시했습니다. 또한 표 하단에는 각주의 형식으로 특이사항을 표기했습니다. 대상자가 없는 경우를 대비해 "*적합한 대상자가 없을 경우 2022 인재상, CEO 표창은 제외 가능"을 명시하고, 개인과 팀을 구분하지 않는다는 뜻으로 "*표창 수상자는 개인 또는 팀 제한을 두지 않음"이라 작성했습니다.

Case 5. 회의록 1P 보고서 

이 보고서는 OO 협의회 참석 후 참석 대상자들에게 공유한 회의록입니다. 보고서의 목적은 진행된 회의의 내용을 참석자와 유관 부서에 공유해 향후 일 처리를 이어가기 위함입니다.

• 분기별 협의회였기에 제목은 〈2022년 1분기 OO 협의회 회의록〉으로 작성했습니다.
   
• 보고서 상단에는 회의의 개요인 '회의 일시, 장소 참석자'를 작성해서 이 회의가 언제 어디서 진행되었는지, 그리고 참석자가 누구였는지를 표로 작성하였습니다. 
   
• 일반 보고서들은 상단에 보통 1-2줄의 핵심문구가 들어가지만 이처럼 회의록에서는 회의 일시, 장소, 참석자가 들어갑니다. 그 이유는 회의록이라는 것은 회의를 참석한 사람들의 이야기를 정리한 문서이기에 핵심 문구 만큼 중요한 것이 언제, 어디서, 누가 참석한 회의였는가이기 때문입니다. 추가로 한가지 팁을 더 드리면, 회의 일시, 장소, 참석자를 줄글로 작성해도 되지만, 이렇게 표로 정리하여 보여주면 조금 더 깔끔한 문서로 보일 수 있습니다.
   
• 회의 내용 또한 주요 아젠다별로 나눠 내용을 표로 작성했습니다. 보고서를 읽는 사람은 봐야 할 서류가 너무 많습니다. 아젠다별, 중요도 순으로 내용을 구분해서 정리한 것이 더 보기 쉽고, 잘 쓰인 회의록입니다.

지금까지 1P 보고서 작성법에 대해 알아보았습니다. 몇 가지 기본 원리만 알면 보고서 작성은 어렵지 않습니다. 조금의 관심과 노력만 있다면 얼마든지 빠른 시간 내에 실력이 상승될 수 있는 분야입니다. 오늘 이 글을 읽은 많은 독자님의 실력 또한 빠르게 향상될 것이라고 믿습니다. 

보고서를 10년 넘게 작성하는 저희도 위의 사항들을 아직도 중요하게 생각하면서 작성하고 있습니다. 그만큼 중요한 부분이기에 여러분들도 참고하셔서 반영하시면 지금보다 더 좋은 보고서 쓰기가 가능할 거라 생각합니다 :)