어떻게 앉아야 일이 잘 될까?

오피스 레이아웃 계획하기

일하는 장소의 레이아웃이 조직 문화에 미치는 연구는 꾸준히 발표되고 있습니다. 2000년대에 들어 협업과 소통을 중시하는 개방형 업무공간, 일명 '실리콘밸리 스타일 오피스'가 대세였지만 최근 개방형 업무공간에서 일하는 직원들의 스트레스가 더 크고, 집중도가 떨어진다는 조사 결과가 이어지고 있습니다.*

* 관련 기사: [CEO 심리학] 시끄러운 장소에서는 사소한 예측도 삼가라 (매일경제, 2018.9.14)

특히 소음 때문에 생기는 집중력 저하 문제는 심각한 수준입니다. 유럽의 커뮤니케이션 서비스 회사 위크던(Weekdone)은 일반적인 직장인은 평균 3분 간격으로 방해를 받고 있으며, 다시 집중하는데 평균 23분이 걸린다고 발표했습니다.*

* 관련 기사: Here are 10 reasons why you're distracted at work (The Business Journals, 2014.9.11)

그렇다면 다시 폐쇄형 업무공간으로 돌아가야 할까요? 널찍한 공간을 작게 쪼개고 하나하나 문을 달아서 모두 조용히 일하는 사무실이 정답은 아닐 겁니다.

그보다 하나의 오피스 안에
여러 개의 선택지를
만들어 주는 것은 어떨까요?

혼자 집중해서 일하다가도 업무에 따라서는 언제든 팀으로 일할 수도 있어야 하니까요. 각자의 독립성을 지켜주면서도 서로 단절되지 않는 구성이 중요합니다. 아래는 레이아웃을 계획할 때 고려해야 하는 기본적인 사항입니다.

입구 및 외부접촉공간
□ 주출입구에서 진입이 쉬운가?
□ 브랜드 아이덴티티를 반영한 사인물 계획했는가?
□ 고객과 직원 동선이 업무 프라이버시를 확보할 수 있는 형태인가?

개방형 및 폐쇄형 업무공간
□ 조직 특성별 동선 및 위치를 선정했는가?
□ 쾌적성(자연채광, 환기, 냉·난방)과 기능성(업무 필요 시설)을 고려했는가?
□ 오피스 가구를 선정하고 필요한 공간 확보했는가?
□ 공간이 인력 충원에 대응할 수 있고 필요에 따라 변경할 수 있는 유연한 구성인가?
□ 개인 프라이버시를 확보할 수 있는 배치인가?

회의공간
□ 위치·수용 인원·기능을 파악해 만들었는가?
□ 쾌적성과 기능성을 고려했는가?
□ 방음 및 조명 계획을 세웠는가?

서비스공간(OA 공간, 창고, 서버실, 문서실 등)
□ 효율적인 동선을 확보했는가?
□ 방음 및 조명 계획을 세웠는가?
□ 공간의 여유가 부족할 때 서비스공간으로 쓸 수 있는 부수적인 장소가 있는가?

어메니티(라운지, 캔틴, 폰부스, 샤워시설, 피트니스센터 등)
□ 오피스에서 기본으로 제공하는 시설을 확인했는가?
□ 코워킹스페이스를 쓰지 않는다면, 자체 시설을 마련할 것인가?
□ 쾌적성과 기능성, 편안함을 고려했는가?

하지만 체크리스트만으로 회사에 딱 맞는 오피스를 만들 수는 없습니다. 조직문화에 맞는 레이아웃을 결정하는 방법부터, 다양한 업무공간을 만드는 방법을 실제 사례와 함께 소개하려고 합니다.

조직문화를 보여주는 오피스

다른 회사의 오피스나 코워킹스페이스를 자주 방문합니다. 오픈 행사에 초대받기도 하고, 친구를 만나러 가기도, 회의에 참석하러 가기도, 혼자 집중해서 일하기 위해서 찾아가기도 합니다. 일 때문이라는 거창한 이유도 있지만 사실 새로운 공간에 대한 호기심을 해소하기 위해서입니다.

최근에는 근사한 업무공간이 점점 많아지고 있어 더욱이 구경하는 재미가 있습니다. 하지만 슬프게도 멋지게 꾸민 공간이 제대로 사용되지 않는 경우도 종종 목격합니다. 그리고 때때로 혼자 이런 생각을 하기도 합니다.

라운지는 A사를 참고했고, 키친은 B사하고 비슷하네. 회의실은 C디자이너의 D호텔 벽지와 컬러가 완전 똑같네.

사실 인테리어를 따라 하는 건 쉽습니다. 인스타그램이나 핀터레스트에서 저장한 멋진 오피스 사진을 바탕으로 비슷한 가구와 조명을 사고, 비슷한 건축재료로 마감 공사를 하고, 사진 속에 등장하는 식물과 소품으로 가득 채우면 됩니다.

하지만 사진 속의 사무실을 똑같이 재현하기에 앞서, '왜?'를 물어볼 필요가 있습니다. 사진 속의 멋진 사무실은 왜 그렇게 지어지고 꾸며졌을까요? 그 목적을 파악해야 그렇게 완성된 이유를 이해할 수 있습니다. 

우리 회사에는 점심에 도시락을 싸 와서 먹는 사람들이 많은데, 다들 식사 후에 바로 설거지를 하는 것 같았어. 깨끗한 도시락통을 가방에 넣고 집으로 가져가고 싶어서겠지? 사진 속 오피스는 싱크대 볼이 두 개라서 사람들이 몰리는 시간에도 여러 사람이 동시에 사용할 수 있어서 좋겠다. 하지만 설거지를 하고 나서 물기 있는 그릇을 걸쳐놓을 공간이 없는 게 아쉽네. 우리는 싱크대 주변에 그릇 거치대를 넉넉하게 마련하거나, 선반을 설치해야겠다.

위와 같은 상상을 하기 시작하면, 다른 회사 또는 코워킹스페이스에 놀러 갔을 때 관찰하는 재미가 더욱 커집니다.

그래서 오피스 디자인을 할 때마다 레이아웃 결정이 가장 어렵습니다. 직군별로 앉아야 할지, 팀별로 앉아야 할지에서부터 당장 사용하지 않는 살림의 보관처까지 다양한 고민을 하게 되지요. 마치 '누구를 어디에 앉혀야 하는가?' 하는 퍼즐 게임처럼 느껴집니다. 

오피스 레이아웃은
세 가지 유형의 사람(팀)과
네 가지 유형의 평면을
조합하는 방법입니다 

먼저 사람(팀)의 세 가지 유형은 아래와 같이 나눠집니다.

• 유형1: 독립적인 업무가 중심이며 협업하는 일이 드물다.
• 유형2: 종종 협업한다.
• 유형3: 커뮤니케이션이 주요 업무다.

회사에는 출근해서 대화는 거의 없이 일만 하다가 퇴근하는 사람이 있고, 온종일 전화 통화를 하거나 손님을 맞이하는 사람이 있습니다. 또는 외부 일정이 많아서 얼굴을 보기 힘든 사람도 있습니다. 레이아웃을 결정하기 전에 사람 또는 팀별로 어떤 유형에 속하는지 확인합니다.

이번에는 평면의 네 가지 유형을 살펴볼까요?

• 중앙집중형: 한가운데에 복도·로비·라운지 등의 공용공간이 있고 독립적인 업무공간으로 연결된다.
• 오픈플랜형: 막힌 벽 없이 가구 배치로 공간의 용도를 구분하며 코워킹스페이스의 핫데스크 또는 라운지와 비슷하다.
• 혼합형: 중앙집중형과 오픈플랜형의 혼합 구성으로 독립공간은 회의실·촬영 및 녹음 스튜디오·CEO실·창고 등으로 목적에 맞게 활용한다.
• 방 연결형: 복도 없이 방과 방이 연속적으로 연결된 구성으로 사람을 만나려면 한 개 이상의 방을 통과해서 가야 한다.

여기서부터 구성원의 유형에 맞는 선택이 필요합니다. 예를 들면 독립적으로 일하는 1번 유형의 사람들이 많은 개발팀이 있고, 수시로 커뮤니케이션해야 하는 3번 유형의 영업팀이 있습니다. 오픈플랜형 공간이라고 가정했을 때 이 두 유형은 각각 어떤 위치에 배치되어야 할까요?

상식적으로 외근이 많고 외부 손님을 자주 맞이해야 하는 영업팀이 출입구 근처 자리를 차지하는 것이 당연합니다. 개발팀은 외부인이 쉽게 드나들지 않는 안쪽 자리에 있어야 조용히 집중할 수 있겠지요.

한 가지 예를 들어볼까요? P2P 금융플랫폼인 피플펀드는 코워킹스페이스의 한 층 전체를 사용합니다. 덕분에 여러 편의를 누리고 있었지만, 입구와 일부 사무공간이 너무 가까이 있다는 단점이 있었습니다.

그 입구와 가까이 있는 '일부 사무공간'은 개발팀이 쓰고 있었습니다. 전체 레이아웃을 조정하기 어렵다는 코워킹스페이스의 단점 때문에, 이 자리에 앉은 이들은 사람들이 지나다니는 것에 익숙해지는 수밖에 없었습니다. 그럼에도 불구하고 익숙해지지 않는 것이 있었습니다. 그건 바로 "문좀 열어주세요"를 외치는 사람들이죠.

사무실을 찾아오는 여러 손님이 문을 두드리고, 출입증을 두고 나간 이들이 슬랙(Slack)*에 "문 좀…"이라고 메시지를 올립니다. 그러면 당연히 문가에 앉아있는 사람들이 문을 열어주게 되죠. 한두 번이야 그렇다 치더라도, 하루에도 몇 번씩 문을 열어달라는 사람들이 있으면 개발에 집중하기 어렵겠지요.** 이렇듯 업무 성격에 맞는 공간 배치는 구성원 개인의 만족도뿐만 아니라 업무 효율성의 증가로 이어질 수 있습니다.

* 협업 및 업무용 커뮤니케이션 툴
** 이 결과 'munjom'이 탄생했습니다. 피플펀드의 기술 블로그에서 라즈베리 파이와 연동해 문을 열 수 있는 슬랙봇 개발 이야기를 읽다 보면, 살짝 불편한 듯한 레이아웃은 누군가의 큰 그림처럼 여겨집니다.

다양한 선택지 만들기

어느 날 오후, 제가 좋아하는 코워킹스페이스에서 일하고 있었습니다. 그런데 마침 리모트워크를 하러 온 슬로워크 직원 몇 명을 만났습니다. 안부를 묻고 처음 보는 A님과 인사를 나누었습니다.

A: 안녕하세요. 저는 슬로워크에서 일하는 OOO입니다.

란: 안녕하세요. 그런데 OOO님은 돌고래이신가요? 아니면 나무늘보? 토끼이신가요?

A: 네, 저는 돌고래인데요. 앗, 그런데 그걸 어떻게 알고 계신 거예요?

무슨 대화인지 상상이 가시나요? 옆에서 누가 들으면 암호처럼 들리겠지만, 실은 레이아웃과 연관이 있는 이야기입니다.

슬로워크의 오피스 디자인의 중요한 목적은 임대면적을 30% 줄이는 것이었습니다. 저도 오피스 디자인을 부탁받고 상당히 의아했습니다. 일단 가능할지 의문이 들었고, 동시에 직원들이 불만을 품게 될까 염려되었습니다.

제가 직원으로 일하고 있는 회사에서 갑자기 경영진이 이런 결정을 내렸다면 '우리 회사가 요즘 힘든가?' 같은 생각을 했을 것 같습니다. 하지만 경영이 악화되어 정리해고를 준비하는 것은 아니었습니다. 오히려 팀별로 채용 계획이 줄지어 있는 상황이었죠. 기존 오피스의 규모 자체는 넓었지만 제대로 사용되지 않는 공간이 많았고, 이를 효율적으로 정리하는 것이 필요했습니다.

슬로워크 오피스 Before (빗금 표시된 부분은 반납 예정 공간) ⓒ슬로워크

몇 달 동안 팀, 업무 성격, 출근 유형별로 오피스 사용 시간과 방법을 조사했습니다. 그렇게 관찰하고 기록한 결과, 종일 비어 있는 책상이 절반 가까이 된다는 걸 알게 됐습니다. 리모트워크를 하더라도 책상은 필요할 것 같아 충분히 마련했더니, 빈 책상에 살림살이만 쌓여갔습니다. 오히려 꼭 필요한 사람은 책상을 사용하지 못하는 경우도 있었습니다.

그뿐만 아니라 사무실 구석구석에 쌓여있는 살림살이와 책도 공간 낭비의 범인이었습니다. 가능하면 주인을 찾아서 돌려보냈지만, 주인을 찾을 수 없는 물건도 많았습니다. 책을 비롯한 주인 없는 살림은 하나하나 사진을 찍어서 출력한 후 구성원들과 다 같이 보며 버릴지, 보관할지 결정하는 과정을 거쳤습니다.

목요일 점심마다 진행되는 '일맛 TF' 회의 일정과 안건을 미리 공유하고, 관심 있는 직원을 초대해서 인터뷰를 함께 했습니다. 점심 식사 메뉴는 항상 바뀌었지만 회의 주제는 같았습니다.일할 맛 나는 공간은 어떤 공간일까?
어떻게 하면 만들 수 있을까?

공사 전 진행된 최종 회의에서는 '일할 맛 나는 공간'의 5가지 원칙을 발표하고, 그에 따른 새로운 레이아웃을 소개했습니다.

먼저 업무 형태에 따라 나무늘보(우선권이 있는 책상), 토끼(정해진 사람들이 함께 사용하는 책상), 돌고래(모두가 함께 사용하는 책상) 유형으로 분류하고 직원들이 스스로 자신의 유형을 고르도록 했습니다.

슬로워크 오피스 After ⓒ슬로워크

고정적으로 출근해서 일하는 경영 디자인팀의 대부분은 나무늘보 유형, 일주일에 2~3일 출근하거나 나무늘보 유형의 직원과 자주 협업하는 사람들은 토끼 유형, 외근이 많거나 원격근무를 선호하는 사람은 돌고래 유형을 선택했습니다. 그 결과 슬로워크의 레이아웃은 위와 같이 변경되었고 각각의 유형에 따라 자리도 재배치되었습니다.

분명히 동굴 인간은 좋은 동굴을 발견해서 몹시 기뻤을 것이다. 그러면서도 밖을 내다볼 수 있는 입구에 자리를 잡았을 것이다. 등 뒤를 보호하면서 밖에서 무슨 일이 벌어지는 것을 아는 것은 매우 좋은 생존 법칙이다. 이는 사무실 생활에서도 마찬가지다.

 

- 로버트 프롭스트, <The Office: A Facility Based on Change>

미니 인터뷰: 건축 음향 전문가, 박상규

한 취업포털 사이트에서 직장인 518명을 대상으로 설문 조사를 진행한 결과, 응답자의 54.6%가 사무실 소음때문에 불편을 겪고 있다고 대답했습니다. '사무실 내 소음으로 어떤 영향을 받았나'라는 질문에는 응답자의 절반 이상이 '업무 집중력 감소(58.7%)'를 1위로 꼽았다고 합니다. 적어도 10명 중 6명이 소음 때문에 업무에 온전히 집중하지 못하고 있다는 뜻입니다.*

* 관련 기사: 직장인 16%, 사무실 소음 때문에 귀마개 사용한다 (중앙일보, 2018.1.8)

소음을 줄이기 위해서는 오피스 디자인 단계에서부터 고민해야 합니다. 효율적인 방음 방법에 대해 건축 음향 전문가인 ALgruppe Co., LTD* 박상규 대표이사를 만나 물었습니다.

* 다양한 장소의 건축음향과 전기음향 컨설팅, 설계 및 감리를 서비스하는 엔지니어링 회사로, 최근 현대자동차 모터스튜디오 고양의 사운드 시스템을 설계했다.

박상규 대표이사,  ALgruppe Co., LTD

김란(이하 생략): 사무실 소음이 사람들에게 어떤 영향을 미치나요?

박상규(이하 생략): 소음은 지속적인 소음과 불규칙한 소음으로 나눌 수 있습니다. 지속적인 소음은 금방 적응되는 소음이지만 갑작스러운 경적, 사무실에 울리는 전화벨 소리 등 불규칙한 소음은 집중을 방해합니다. 이때 필요한 것이 '방음' 입니다. 사무실에서는 흡음재와 가구 등의 적절한 배치를 통해 소리가 전달되는 경로를 제어함으로써, 업무의 효율성과 생산성을 향상할 수 있습니다.

오피스 레이아웃을 계획할 때, 건축 음향과 관련해서 주의해야 할 점이 있다면요?

소리는 빛과 비슷한 성질을 가지고 있습니다. 직진성과 확산, 반사 등의 기본적인 특징들을 잘 이해하면 오피스 내의 소음을 쉽게 줄일 수 있습니다. 통화가 많은 영업팀과 조용한 환경에서 일하기 좋아하는 개발팀이 있는 회사에서 소통을 위한 공유공간이 필요하다고 할 때는 대부분 고민 없이 영업팀, 공유공간, 개발팀의 순서로 배치합니다.

이렇게 배치하면, 각 팀을 공간상으로는 분리해 놓은 듯하지만, 실제로는 서로 더욱 방해되는 구조를 만든 것입니다. 또한 책장이나 큰 분재 등을 각 팀 사이에 배치하면 각 팀 사이에 전달되는 소리를 조금 더 줄일 수 있습니다.

사무실 소음으로 고민하는 분들에게 조언을 부탁드려요.

딱딱한 재질의 마감재는 주로 소리를 반사하는 반면에 두꺼운 패브릭 재질의 마감재는 소리를 흡수합니다. 이런 마감재를 사용하거나, 높은 파티션 설치해 소리의 경로를 막는다면 소음을 줄이는 데 도움이 되겠지요. 설계할 때부터 이런 부분을 염두에 둔다면 더욱 쾌적한 사무실을 만들 수 있을 것입니다.