오전 9시부터 11시까지 인테리어 브랜드 A의 내달 마케팅 제안서를 작성하기로 했다. 노트북을 열고 파일을 띄운 지 10분도 채 되지 않아 이메일이 하나 도착했다.
💬 "안녕하세요, 담당자님. 전체적인 방향성은 마음에 드는데요. 쿠폰 디자인이 너무 투박하고, 메인 카피가 흔한 느낌이어서 그 부분만 수정해 주실 수 있으실까요? 최대한 빠르게 반영해 주시면 감사하겠습니다 :)"
'최대한 빠르게'라는 말에 마음이 급해진 나는 배너 파일을 열었다. 문구를 수정하고 쿠폰을 재배치하는 동안 다른 클라이언트에게서 문자가 왔다.
💬 "차주 촬영 일정은 언제쯤 확정될까요?"
스튜디오의 답변을 확인하기 위해 메일함을 열었지만, 기다리던 회신 대신 성과 보고서에 항목 하나를 추가해 달라는 또 다른 요청만 발견할 수 있었다. 그렇게 점심시간이 되었고, 아침에 작성하기로 한 제안서는 손도 대지 못한 채 남아 있었다.
왜 이런 일이 벌어졌을까? 일을 하지 않은 것은 아니다. 오히려 오전 내내 계속 일했다. 문제는 무엇부터 해야 할지 정하는 대신, 눈앞에 들어온 요청에 차례대로 반응했다는 점이다.
❌ 기존 반응형 방식: 요청 발생 ➔ 즉시 파일 오픈 ➔ 주 업무 중단 ➔ 하루 전체 저당
⭕ 개선된 시스템 방식: 요청 발생 ➔ 마감·지연 리스크·작업 범위 확인 ➔ 작업시간 확보 ➔ 순차 집행
여러 프로젝트를 동시에 운영할 때 시간관리가 어려운 이유도 여기에 있다. 할 일이 많아서가 아니라, 서로 다른 성격의 일을 하나의 목록 안에서 같은 '할 일'로 취급하기 때문이다.
광고대행사에서 근무하던 시절, 12개의 프로젝트를 동시에 굴린 적이 있다. 문제는 담당하고 있는 프로젝트가 12개라는 사실 자체가 아니라, 그 일을 다루는 내 태도에 있었다. 메일이 오면 하던 일을 멈추고 답장에 매달렸고, 수정 요청이 들어오면 예정에 없던 파일을 열었다. 하루 종일 여러 프로젝트를 오갔지만, 정작 그날 끝내려고 했던 결과물은 그대로 남아 있는 날이 많았다.
다행히 지금은 달라졌다. 12개의 프로젝트 중에서 오늘 진행할 수 있는 프로젝트가 몇 개인지부터 확인한다.
🟢 [진행]: 내가 곧바로 작업할 수 있는 일
🟡 [대기]: 클라이언트의 자료나 승인을 기다리는 일
🔴 [보류]: 이번 주에 하지 않기로 한 일
이후 진행 중인 프로젝트에서 언제까지 무엇을 해야 하는지, 지금 바로 시작할 수 있는 일은 무엇인지 확인한다. 이때 나는 스프레드시트 템플릿을 활용한다. 프로젝트별 상태와 마감일, 다음에 해야 할 일을 한곳에서 확인할 수 있어 실제 작업 일정을 정하는 데 큰 도움이 되기 때문이다.
📥 [퍼블리 독자 전용] 프로젝트 관리 템플릿 다운로드
본문 하단의 [부록] 섹션에서 12개 프로젝트도 한 화면에서 굴리는 '프로젝트 관리 템플릿(.xlsm)'을 다운로드받아 바로 실무에 적용해 보세요!
다수의 프로젝트를 동시다발적으로 운영하다 보면 새로 들어온 업무가 기존 업무보다 중요하게 느껴지곤 한다. 중요도나 마감일을 비교해 본 것도 아닌데 새 업무부터 처리해야 할 것 같은 기분이 든다.
연구에 따르면 사람들은 실제 보상이나 중요도가 큰 과제보다 긴급해 보이는 과제를 우선시하는 경향이 있다. 이러한 패턴을 '단순 긴급성 효과(Mere Urgency Effect)'라고 부른다.
"가능한 한 빨리 부탁드립니다."
"잠깐이면 됩니다."
이런 표현을 접하면 정확한 마감 일정과 업무 범위를 확인하기도 전에 파일부터 열기 쉽다. 하지만 막상 시작하면 문구 교체뿐만 아니라 이미지 재배치까지 이어지며 예상보다 훨씬 많은 시간이 소요된다.
📌 새로운 요청이 들어왔을 때 던져야 할 2가지 질문
"최종본은 언제까지 필요하신가요?" ➔ '빠르게'를 구체적인 마감 시각으로 전환
"수정할 항목을 한 번에 정리해서 보내주실 수 있을까요?" ➔ '간단한 수정'을 실제 작업 범위로 전환
"오늘 중으로 가능할까요?"라는 요청도 오전 11시까지 필요한 것인지, 오후 6시까지 필요한 것인지에 따라 전혀 다른 업무가 된다. "아이콘 몇 개만 바꿔 주세요"라는 요청 역시 교체할 아이콘이 준비되어 있는지, 다른 규격까지 함께 수정해야 하는지에 따라 필요한 시간이 달라진다. 요청을 받았을 때 확인을 먼저 해야하는 이유도 여기에 있다.
두 번째, 미뤘을 때 무엇이 멈추는지 확인해야 한다
마감일만 알아도 우선순위를 정할 수 있는 것은 아니다. 같은 날 마감되는 업무라도 업무가 지연되었을 때 발생하는 결과는 다르다. 그래서 함께 살펴봐야 할 것이 '지연의 리스크'다.
업무가 늦어지면 광고가 중단되는지, 인쇄소나 촬영팀이 파일을 기다리고 있는지, 다른 담당자가 다음 업무를 시작하지 못하는지를 확인해야 한다. 단, 상대방의 기분과 실제 업무상의 영향은 구분해야 한다.
A사에서 "기존 시안에서 문구와 아이콘 몇 개만 간단하게 수정 부탁드려요. 가능하면 빠르게 부탁드려요"라는 메시지가 왔다고 해 보자. 정확한 마감일도, 수량도 모르는 상태에서 AI에게 "이거 급한 일이야?"라고 묻는 건 의미가 없다. 대신 AI에게 확인된 사실과 빠진 정보를 분리해달라고 요청할 수 있다.
