[브랜디드] 행사 D-60일! 대관부터 연출까지 한번에 끝내는 PM 맞춤형 실전 가이드

행사 성공의 80%는 공간에 달려 있다

🔍 행사 개최 D-60일. 이전 담당자의 갑작스러운 퇴사. 마침 리소스가 되는 한 사람. 대행사에 다니는 얼떨결에 매니저 K는 중요 클라이언트의 행사를 실행하는 담당 PM이 되었습니다. 행사의 개요와 예산은 정해져 있지만 가장 중요한 한 가지가 미정입니다. 바로, 공간 선정입니다.

PM은 행사 전까지 갖가지 소품을 챙기고, 제작물을 발주하고, R&R을 배분하는 등 다양한 업무를 동시에 이끌어야 합니다. 그리고 그 모든 일의 가장 첫 걸음은 바로 '알맞은 공간을 선정하는 일'인데요. 공간에 따라 행사에서 준비할 제작물의 구체적인 항목과 사양 등이 달라지기 때문입니다.

행사 성공의 80%는 공간 운영에 달려 있다고 해도 과언이 아닙니다. 우리 행사의 컨셉과 내용을 잘 보여줄 수 있는 공간을 선정해야 하고, 이를 회사 내부와 클라이언트에게 설득하는 과정도 이어집니다.

그 초점은 단순히 '예쁜 공간'을 연출하는 것이 아닌, 행사의 목적을 돋보이게 하고 브랜드를 강화하는 무대를 만드는 과정일 겁니다. PM이 어떤 안목으로 공간을 선정하느냐가 곧 기획의 깊이와 행사 이해도를 보여주는 지표가 되기도 하지요.

하지만 공간 선정은 쉽지 않습니다. 예산은 한정돼 있고, 팀의 기대는 크죠. 초대한 인원이 행사에 다 참여할지도 아직 모릅니다. 현장의 불확실성을 가득 안은 채 매니저 K는 검색창에 '기업 행사 대관'을 쳐보고 곧 호텔, 컨벤션, 파티룸, 갤러리… 수십 가지 공간을 헤엄칩니다. 

사진으로는 하나같이 좋아 보이는데, 유명한 브랜드가 여기서 했다고들 하는데. 우리 행사에 딱 맞을지 확신이 없습니다. 남은 시간은 고작 두 달! 팀장님에게 공간 리스트를 보고해야 하는데 막막함이 커집니다.

딱 맞는 공간을 선택했다고 해도, 공간을 어떻게 연출하느냐에 따라 행사의 분위기가 확 달라집니다. 좌석 배열, 브랜드 로고를 드러내는 방법, 스폰서 노출, 리셉션과 네트워킹 공간의 연출까지. 이런 디테일이 결국 관계자와 참여자들에게서 좋은 피드백을 이끌어 냅니다.

이제 매니저 K가 자신 있게 "이 공간이 우리 행사에 딱입니다!"라고 말할 수 있도록, 공간 대관에서 꼭 확인해야 하는 점과 공간 연출 포인트를 정리해 보려 합니다.

목적부터 레퍼런스까지, 대관 성공을 위한 4가지 스텝

행사 공간을 선정할 때 빠지기 쉬운 함정이 있습니다. 일단 가 보면 대부분 마음에 들기 때문에 디테일을 놓치지 쉽다는 점. 그리고 직전 회차의 사례 또는 주변 평판에 흔들리기 쉽다는 점 등입니다. 마치 집을 보러 다닐 때처럼, 100점짜리 공간은 없다는 것을 우선 마음에 두고 아래의 4개의 스텝을 따라와 보세요.

Step 1. 행사의 목적을 먼저 정의하기

좋은 공간을 찾는 시작은 우리 행사의 목적을 먼저 명확히 하는 것입니다. 공간의 특성이 '행사 기획 의도에 얼마나 부합하는지'를 기준으로 좋은 선택을 할 수 있거든요. 아래 질문에 답해 보세요.

이 세 가지에 답할 수 있다면 이미 절반은 정리된 셈이랍니다. 행사의 목적이 명확할수록 공간의 기능적 요건(무대 유무, 좌석 배치, 네트워킹 존, 전시 공간 등)을 구체적으로 정의할 수 있습니다.

• 예를 들어 연사 초청형 컨퍼런스라면? 👉🏻 시야 확보와 음향이 핵심이므로 단차가 있는 구조나 대형 스크린이 있는 공간이 좋습니다.
• 네트워킹 파티라면? 👉🏻 이동 동선과 조명 분위기가 중요하므로 라운지형 구조나 테라스가 있는 공간을 찾아야 합니다.
• 교육 프로그램이라면? 👉🏻 집중도와 실습 환경이 중요하므로 전원 콘센트, 테이블 구조, 냉난방 컨트롤이 가능한 공간이 적합하겠지요.

이처럼 '행사의 목적과 시나리오를 기준으로 공간을 설계한다'는 관점이 중요해요. 이와 같은 관점으로 공간 활용도를 확인하면 마음에 드는 공간을 금방 찾을 수 있을 거예요. 요약하자면, 공간을 찾을 때는 프로그램의 흐름이 그려지는 곳을 우선시하는 것이 좋답니다.

행사의 목적을 정확히 정의하셨다면, 이제부터는 실무와 행정의 영역입니다. 성공적인 행사를 만들기 위해 가예약부터 사전 답사를 하는 과정까지 단계별로 꼼꼼하게 알려드릴게요.

Step 2. 대관 전 공간 상담하기

대관 예약은 '선점'이 가장 중요

마음에 드는 공간을 찾았다면, 주저하지 말고 바로 상담을 시작하세요. 우리 행사에 딱 맞는 공간은 다른 팀에게도 매력적인 선택지일 가능성이 큽니다. 가능하다면 빠르게 예약을 진행해 선점하는 것이 가장 이상적이지만, 바로 결정하기 어렵다면 가예약을 걸어두는 것이 안전합니다.

가예약을 할 때는

• 가예약 취소 및 변경 시 위약금 규정이 있는지,
• 예약하려는 시간이 세팅과 리허설도 포함하는지,
• 연장 시 추가 요금은 얼마인지를 체크해야 합니다.

정확한 행사 날짜가 픽스되지 않아 가예약이 부담스럽다면 최대한 빠른 시일 내에 공간 답사를 진행하는 것도 좋아요. 미리 상담을 진행하고 답사 일정을 잡아두면, 같은 시간에 예약하려는 다른 팀이 생겼을 때 담당자가 우선적으로 일정을 조율해주거나, 공간이 이미 선점되었을 경우 직접 연락을 주는 등 다양한 사후 지원을 받을 확률이 높아질 수 있어요.

Step 3. 공간 답사하기

1) 인원 변동에도 흔들리지 않는 공간인가: 수용 인원과 가구 활용성 체크

행사에서 가장 큰 변수 중 하나는 '참석 인원'입니다. 목표 인원이 있겠지만 당일에 노쇼가 생기거나, 예상을 뛰어넘어 많은 사람들이 몰려올 수도 있습니다. 공간을 고를 때는 확정 인원을 넉넉히 수용할 수 있는지를 기본적으로 살피고, 동시에 변수에 대응할 여유가 있는지도 반드시 확인해야 합니다. 특히 답사를 할 때는 추가 의자와 테이블을 빌릴 수 있는지를 체크하는 것이 중요합니다.

2) 접근성과 이동 동선은 필수 체크: 참가자와 스텝 모두의 편의를 고려하기

아무리 분위기가 좋은 공간이라도 찾아오기 어렵다면 참석자 만족도는 떨어집니다. 서울 등 도시 지역의 경우 지하철과 버스 접근성이 가장 중요합니다. 자가용 이용 시 주차 가능 여부, 주차 지원 범위(무료, 유료, 할인권 제공) 등을 미리 확인해야 합니다.

또한 행사 당일 장비와 물품을 옮길 스텝의 동선도 중요합니다. 화물 승강기나 별도의 반입로가 있는지, 없다면 보양 작업이 필요한지, 리허설이나 세팅을 위해 차량이 건물 바로 앞까지 진입할 수 있는지도 필수로 체크해 주세요.

3) 브랜드 드러낼 방법 미리 구상하기: 현수막, 사이니지, 포토존 포인트 체크

공간은 단순히 빌리는 장소가 아니라, 우리의 행사 성격이나 브랜드를 보여주는 '무대'입니다. 행사 컨셉에 맞게 브랜드 에셋을 얼마나 자연스럽고 효과적으로 녹여낼 수 있는지가 현장 완성도를 크게 좌우합니다.

브랜드 요소를 전달하기 위해서는 디자인물이 가장 효과적이지요. 행사장에 현수막을 걸 만한 공간이 있는지 미리 체크하고, 직접 실측해 보는 것이 좋습니다. 또한 LED 사이니지와 같은 디지털 기기가 있다면 행사 디자인물 송출에 도움을 받을 수 있습니다. 행사를 더욱 풍부하게 만들 수 있는 요소가 있다면 최대한 챙겨두는 게 중요하니, 이런 부분도 꼼꼼하게 체크합니다.

4) 기술 지원 체크하고 직접 테스트해 보기

공간을 두루 둘러봤다면 이제 기술적인 부분을 챙길 차례입니다. 대관 공간에 구비되어 있는 디지털 기기 작동법은 한번에 익히기가 어렵기 때문에, 준비 시간을 절약하기 위해서는 답사 시에 이 부분을 꼼꼼하게 묻고 직접 테스트해 봐야 합니다. 미리 체크하면 좋을 체크리스트는 다음과 같습니다.

여기까지 잘 따라오셨나요? 꼼꼼한 답사를 마치셨다면 이제 예약 직전 단계까지 오신 겁니다. 예약 확정 전에 마지막으로 점검하면 좋은 부분을 살펴볼게요.

Step 4. 마지막 체크포인트! 행사 레퍼런스 확인하기

대관 결정 이전, 마지막으로 확인해야 할 것이 있습니다. 바로 '이 공간에서 어떤 행사들이 열려왔는가'인데요, 비슷한 규모와 성격의 브랜드가 이곳을 선택한 사례가 있다면 그 자체로 강력한 신뢰의 근거가 돼요.

매니저 K가 준비하고 있는 행사가 '연사 초청형 특강'이라고 가정해 볼까요? 이때 팀장님께 "올해 이곳에서 A사, B사 등 기업에서 100명 규모의 특강 행사 여러 건을 성공적으로 마쳤습니다"라고 말할 수 있다면 주장에 훨씬 설득력을 얻을 수 있을 거예요.

🔍 매니저 K는 위의 4가지 스텝에 따라 행사의 목적에 맞고, 접근성이 높으며, 브랜드를 잘 드러낼 수 있고 레퍼런스도 풍부한 공간을 성공적으로 대관했습니다. 이제 남은 것은 공간 연출 및 세팅입니다. 행사를 어떻게 구성하면 좋을지, 대표적인 행사의 종류별로 하나씩 살펴봅니다.

3가지 행사 종류별 연출의 핵심 포인트

가장 대표적인 행사의 종류인 연사 초청형 컨퍼런스, 네트워킹 파티, 교육 프로그램 세 가지를 중심으로 연출의 핵심 포인트와 음악 선정, 홍보물 연출, 참가자 동선 구성과 좌석 배치 등 디테일한 노하우를 알아봅니다.

1) 연사 초청형 컨퍼런스: 집중할 수 있는 환경

연사 중심의 컨퍼런스를 준비할 때 가장 중요한 건 참가자의 시선을 무대로 모으고 끝까지 집중하게 만드는 것입니다. 아마 연사 초청형 컨퍼런스를 맡은 많은 운영 PM은 대강당이나 공연장 같은 넓은 공간을 선택했을 텐데요, 이때 몰입감을 만드는 공간 연출이 필수적입니다.

일단, 무대는 지나치게 높지도 낮지도 않게, 30~60cm 정도가 가장 적당합니다. 이 정도 높이면 뒷줄에서도 연사가 잘 보이고, 연사와 청중 사이의 거리감이 덜하죠. 스크린은 목을 젖히지 않아도 보이는 높이에, 넓은 공간이라면 좌우에 보조 모니터를 두어 멀리서도 화면이 선명하게 보이도록 세팅하면 좋습니다.

좌석 배치 역시 몰입감을 좌우합니다. 강연 위주의 행사라면 극장식이나 일자형이 안정적이고, Q&A나 패널 토크가 함께 들어간다면 가운데 통로를 만들어 이동이 자연스럽도록 하는 것이 좋습니다. 이때 좌석 간격을 최소 50cm 이상 확보해 답답함을 줄이면 장시간 프로그램에도 집중을 유지할 수 있습니다.

집중 환경을 위해 음향과 BGM도 놓치지 말아야 합니다. 답사 때 직접 마이크를 잡아보고 뒤쪽에서도 목소리가 선명하게 들리는지 확인해보세요. 블루투스는 지연과 끊김이 있을 수 있으니 가능하면 유선 연결을 권장해요. BGM은 입장 및 세션 전환용으로 잔잔한 재즈나 팝 인스루멘탈이 가장 무난하답니다.

잔잔한 인스루멘탈 예시 ©Musictag

조명 세팅도 중요합니다. 무대는 밝고 선명하게, 청중석은 은은하게 조절할 수 있는지 확인하세요. 창이 있는 공간이라면 암막 커튼이나 블라인드 유무를 꼭 체크하세요. 낮 행사라면 화면 가독성에, 저녁 행사라면 분위기 연출에 큰 영향을 미칩니다.

마지막으로 무대 주변 동선을 점검하세요. 참가자가 입장할 때 연사 뒤를 지나가야 하는 구조는 집중도를 깨뜨릴 수 있으니 참고하세요. 또한 연사가 무대 뒤에서 대기할 수 있는 백스테이지가 있는지도 꼭 확인하세요. 없다면, 연사가 관객 사이를 가로질러 올라와야 하는 어색한 상황이 생길 수도 있어요.

2) 네트워킹 파티: 분위기 조성은 네트워킹 파티의 90%

네트워킹을 중심으로 한 송년회나 성과 공유회는 1)자유롭고 편안한 분위기, 2)이동이 편한 동선 설계가 핵심입니다. 참석자가 처음부터 어색함 없이 녹아들 수 있도록 입장부터 대화까지의 흐름을 자연스럽게 만드는 공간 연출이 필수적이에요.

일단, 네트워킹과 같은 행사의 만족도는 리셉션 첫인상이 중요하답니다. 열린 마음으로 참가자들을 맞이하고 환영할 수 있는 첫 순서이기 때문이죠. 리셉션 테이블은 출입구에서 잘 보이는 위치에 자리잡는 게 좋아요.

참가자의 체크인을 도우면서 웰컴 드링크나 프로그램 안내지를 건네면 자연스럽게 대화를 유도하면 행사 분위기에 빠르게 흡수시킬 수 있답니다. 리셉션 뒤쪽이나 옆에 포토존을 두면 입장 직후 사진 촬영과 SNS 업로드가 이어져 행사 분위기를 빠르게 띄울 수 있습니다.

포토존을 설치할 때는 공간 여유와 천장 높이를 반드시 고려해야 하는데요, 사람이 서서 전신 사진을 찍으려면 최소 2m 정도 촬영 거리가 확보되어야 하겠죠. 천장이 2.5m 이하라면 풍선 아치나 대형 구조물보다 플랫한 백월이나 배너형 포토월이 안전해요. 브랜드 로고나 행사 키비주얼을 넣어두면 사진이 곧 홍보물이 되고 스폰서 노출에도 유리하답니다.

케이터링은 네트워킹 분위기를 좌우하는 또 하나의 포인트예요. 푸드 테이블은 보통 벽면을 따라 길게 배치해 대기 줄이 중앙을 막지 않도록 합니다. 테라스를 사용할 수 있다면 음식은 실내에, 음료나 디저트 스테이션은 야외 쪽에 두어 자연스럽게 사람들이 오가며 대화할 수 있도록 만드는 것도 좋습니다.

케이터링을 처음 준비한다면 대관 담당자에게 추천 업체 리스트를 문의하는 것도 하나의 팁이에요. 공간을 자주 사용하는 업체일수록 배치 동선과 테이블 세팅이 능숙하고 공간 사용 규칙도 잘 알고 있어 설치가 훨씬 수월하답니다.

분위기를 살려주는 BGM도 미리 준비해두세요. 혹시 저녁 시간에 네트워킹 행사를 준비하고 계신가요? 이때는 Lo-Fi, 팝, 소프트 R&B 계열이 플레이리스트가 잘 어울립니다. 행사의 분위기에 맞게 선정해 주세요.

네트워킹 파티는 한눈에 흐름이 그려지는 동선이 중요해요.

이상적인 구조는 입구 - 리셉션(체크인, 웰컴드링크) - 포토존 - 메인 홀(발표, 환영사) - 푸드 테이블 - 자유 대화·라운지 순서예요.

이렇게 하면 입장 후 자연스럽게 사진을 찍고, 간단한 환영 프로그램을 거친 뒤 식음료를 들고 대화에 섞이는 흐름이 만들어지겠죠? 라운지와 테라스가 함께 있다면 공간별 역할을 나누는 것도 좋습니다.

예를 들어 실내는 환영사, 간단한 시상식, 공식 프로그램이 이뤄지는 공간으로 두고, 테라스는 자유로운 대화와 휴식 공간으로 꾸미면 참가자들이 자연스럽게 섞여 교류할 수 있습니다.

3) 교육 프로그램: 몰입과 실습이 가능한 환경을 만드는 법

기업 직무 교육이나 사내 특강을 준비하고 계신가요? 이런 행사의 경우에는 참가자의 몰입도와 학습 효율을 도울 수 있는 공간이 중요합니다. 발표를 듣고, 토론하거나 실습을 하는 경우가 많으니, 세팅부터 세심하게 신경을 써야 해요.

먼저 챙길 것은 좌석 배치입니다. 강의 중심이라면 극장식이나 교실 배열(책상+의자 일렬)이 가장 안정적입니다. 토론이나 실습이 들어간다면 U자형이나 ㅁ자형으로 배치해 서로 얼굴을 볼 수 있게 하는 것이 좋습니다. 또한 참가자들이 노트북이나 태블릿을 사용할 수 있도록 멀티탭을 테이블별로 충분히 배치하세요.

기술 안정성도 철저히 점검해야 합니다. 프로젝터나 대형 모니터가 있다면 미리 해상도와 밝기를 확인하세요. 특히 강사별로 노트북 연결 방식은 다양하니 HDMI, USB-C 어댑터를 미리 챙기고 호환성을 직접 테스트해보는 것이 안전합니다.

마이크는 무선과 유선 모두 테스트해 보고, 행사 시간 동안 배터리가 버틸지도 꼼꼼하게 준비합니다. 강의 중 소리가 끊기거나 피드백음(삐~)이 나는 것만큼 흐름을 깨는 일이 없죠.

인터넷 환경도 중요한 체크 포인트입니다. 교육 참가자들이 온라인 자료를 열람하거나 강의와 동시에 실습을 해야 하는 경우가 많기 때문에, 와이파이 접속 가능 인원, 업로드 또는 다운로드 속도를 반드시 확인해 두세요. 

쉬는 시간 동안 사용할 수 있는 휴게 공간도 중요합니다. 아무래도 교육은 피로감을 동반하기 때문이죠. 참가자들이 잠깐이라도 머리를 식힐 수 있는 라운지가 가까이에 있는지, 간단한 다과나 음료를 제공할 수 있는 테이블을 놓을 자리가 있는지를 확인해 보세요. 장시간 교육에서는 휴식 공간과 다과가 참가자의 만족도를 생각 이상으로 크게 좌우해요.

행사, 이제 자신 있게 준비하세요

행사 공간을 결정하는 일은 단순한 장소 섭외가 아닌 전략적인 기획의 핵심 단계입니다. 공간은 브랜드와 행사 컨셉을 담아내고, 참가자의 경험을 설계하는 무대이자 메시지 전달의 통로이기 때문입니다.

지금까지 잘 따라오셨다면 막막했던 행사에 대해 어느 정도 자신감이 생기셨을 텐데요, 공간 선정 결과의 최종 제안 또는 보고 전에 아래의 여섯 가지 핵심 포인트만 다시 점검해 보세요.

위 여섯 가지 체크리스트를 확인했다면, 자신 있게 이렇게 보고할 수 있게 될 겁니다.

👩🏻 매니저 K: "예상 인원 수용과 변동 대응이 가능하고, 브랜드 노출 포인트와 포토존 위치까지 실측을 마쳤습니다. 음향·조명·인터넷을 사전 테스트했으며, 유사 행사 레퍼런스도 확보했습니다. 이 공간은 우리 행사를 가장 잘 보여줄 수 있는 훌륭한 무대입니다."

이처럼 근거와 디테일을 갖춘 공간 제안은 클라이언트 또는 팀장님의 신뢰를 얻고 PM으로서 기획 역량을 입증하는 가장 확실한 방법이 될 겁니다. 공간은 모든 준비의 출발점이자 행사 성공을 결정짓는 가장 영향력 있는 변수라는 사실을 잊지 마세요. 이번 가이드를 토대로 단순한 장소 선택을 넘어 행사 전체를 설계하는 전략적 PM으로서 자신 있게 제안해 보세요!