GPTs 챗봇으로 나만을 위한 맞춤형 AI팀 구축하는 법 (업무 효율화)

AI로 나만의 업무 환경을 바꾸고 싶다면

[콘텐츠 발행일: 2024.09.03]

챗GPT가 나온 지 벌써 2년이 되었습니다. AI를 사용하는 것은 꽤 당연한 일상입니다. 스마트한 독자님들은 이미 나름의 방법대로 챗GPT든, 혹은 다른 AI 도구든 사용하고 계실 것이라고 생각됩니다. 이제 '어떻게 써야 내 문제를 잘 해결할 수 있는가'에 초점을 맞춰야 할 시점입니다.

그런 의미에서 이번 아티클은 내 문제를 해결하기 위해 AI를 맞춤형으로 알잘딱깔센하게 사용할 수 있는 노하우에 초점을 맞췄습니다. 바로 챗GPT의 GPTs라는 챗봇 기능을 통해 내 업무 환경에 맞는 AI 어시스턴트를 만드는 방법입니다.

저는 이를 나만을 위한 AI팀, AI 어벤저스를 조직하는 것이라고 설명하고 싶습니다. 예를 들어 이런 AI 팀원들을 만들어, 마치 여러 명의 전문가와 함께 일하는 것처럼 업무 환경을 구축할 수 있습니다.

• 매일 작성하는 포맷대로 이메일을 자동으로 작성해주는 '이메일 생성봇'
• 창의적 프레임워크를 사용해 아이디어를 쏟아내는 '아이디어 뱅크'
• 프로젝트를 비판적으로 분석하고 개선점을 제시하는 '비즈니스 컨설턴트'
• 데이터 분석 가설을 세우고 SQL 쿼리 생성을 도와주는 'SQL 쿼리 생성봇'

앞으로 우리는 함께 1)GPTs가 무엇이고 왜 필요한지 알아보겠습니다. 2)여러분의 업무를 분석하고 AI에게 맡길 수 있는 일을 찾아볼 거예요. 이어서 3)실제로 GPTs를 만들어 볼 거예요. 마지막으로, 4)만든 GPTs로 원 팀으로 프로젝트를 수행하는 모습을 보여드리겠습니다.

이 글은 특히 다음과 같은 분들에게 도움이 됩니다.

• 매일 야근에 시달리지만 정작 업무 능력은 제자리 걸음인 것 같아 좌절하는 3년 차 직장인
• 혼자 여러 업무를 담당하느라 전문성을 키우기는커녕 잡무에 치여 사는 막내
• 끊임없이 쏟아지는 이메일, 보고서, 회의… 정작 중요한 의사결정은 뒷전인 채 하루가 어떻게 끝나는지 모르게 바쁜 중간 관리자

이 글을 다 읽고 나면, 여러분은 나만의 맞춤형 AI 팀을 구축하고, 더 효율적이고 창의적으로 일할 수 있는 시스템을 만들 수 있게 될 거예요.

GPTs 이해하기: 나만의 AI 어시스턴트

GPTs는 챗GPT에서 맞춤형 AI 챗봇을 만들수 있는 도구입니다. 특별한 개발 지식 없이도 누구나 쉽게 맞춤형 챗봇을 만들 수 있는 거죠. 내가 만든 챗봇을 다른 사람이 사용하게 할 수도 있고(당연히 혼자 쓰기도 가능!), 반대로 다른 사람들이 만들어 둔 챗봇을 내가 사용할 수도 있습니다.

GPTs를 통해 반복적인 작업을 줄이고 생산성을 높이면, 가치 있는 활동에 더 많은 시간을 할애할 수 있게 됩니다. 더 전략적이고 창의적인 업무에 집중할 수 있는 거죠.

• 프롬프트 입력 효율화: 내 니즈에 따라서 '지침(Instruction)'이라고 불리는 지침을 세팅해두면 비슷한 일을 할 때 번거롭게 또 프롬프트를 작성할 필요가 없어 편리합니다. 미리 설정해둔 역할과 지침에 따라 답변을 해주기 때문이죠.
• GPT가 모르는 맥락 투입: 참고 가능한 지식(Knowledge)를 넣어서 챗GPT가 몰랐던 영역에 대해서도 답변하게 만들어줄 수 있습니다.
  e.g. 'SQL 쿼리 생성봇'에 회사의 데이터베이스 구조를 알려주면, 쿼리를 작성해줄 수 있어요.
• AI와 함께하는 팀워크: 멘션 기능을 활용해서 미리 만들어둔 GPTs를 하나의 채팅창에 불러와서 원팀으로 협업할 수 있습니다.
• 기능 확장: GPTs는 외부 도구나 API와 연동하여 더 복잡한 작업을 수행할 수 있습니다.

단, GPTs를 직접 만들려면, 챗GPT Plus 유료 구독이 필요하니, 한번 살펴보시고 결정해 주세요. GPTs 스토어에 있는 이미 만들어진 GPTs는 구독하지 않아도 이용해볼 수 있습니다.

나의 업무 분석: AI 팀 빌딩 기획

GPTs를 퍼블릭하게 공개할 경우, 수익화에 대한 가능성이 열리기 때문에, 수익화 혹은 브랜딩을 목적으로 GPTs 챗봇을 만드시는 분들이 있습니다. 그러나 우리의 목표는 GPTs의 기능을 활용해서 '나만의 맞춤형 AI팀'을 만드는 데 있기 때문에, 나의 업무 패턴을 먼저 파악하는 것부터 시작해 보도록 하겠습니다.

이 부분은 사실 왕도가 없습니다. 내 업무에 대해 가장 잘 아는 것은 자신이기 때문에, 먼저 내 일의 패턴을 파악해서 어떤 것을 AI에 맡겨볼지 추려봅시다!

나의 업무 프로세스·루틴 분석하기 (ft. 챗GPT)

GPTs를 만드는 과정에서도 역시 챗GPT를 통해 생각의 시간을 줄일 수 있습니다. 제가 AI로 숱하게 삽질을 해본 결과, AI가 저희보다 더 잘하는 건 발산하는 일이더라고요. 먼저 AI에게 발산을 시키고, 그 후에 수렴하여 검토하고 결정을 내리는 건 저희의 몫인 것 같습니다.

직무나 주로 하는 작업에 대한 정보를 프롬프트 인풋으로 두고, GPTs 챗봇에 대한 예시를 들어 달라고 해보겠습니다. 저는 크게 GPTs를 두 가지 카테고리로 분류했는데요.

• 반복되는 루틴 업무 효율화봇: 내가 하는 업무 중에 템플릿화가 가능한 반복적인 업무를 수행함.
• 프로젝트를 위한 가상 팀원: 마치 다른 사람도 함께하는 것처럼 임의의 동료를 만들어줄 수 있습니다. 예를 들어 내 생각을 사업적인 관점에서 비판해줄 역할이 필요할 수도 있고, 일을 쪼개서 특정 분야의 전문가 페르소나를 만들어줄 수도 있습니다.