[브랜디드] 시간도 없는데 비품 관리까지? G마켓 사업자클럽으로 쉽고 빠르게 구매 업무하는 법

회사에서 중요한 것은 가성비보다 중요한 ‘시성비’

※ 브랜드의 지원을 통해 제작된 콘텐츠로, 업무에 도움이 되는 인사이트를 퍼블리의 관점에서 선별하여 전문 무료로 공개합니다.

🤓 "김 사원, 사무실 비품 떨어진 거 체크해서 구매 좀 부탁해요."

😵 "넵~(대표님 카드 비밀번호가 뭐였지…)"

🤓 "아, 그리고 지난 명절에 영업팀에서 거래처에 선물 보냈다는데, 이거 월말에 비용 처리 잘 해주시고요~"

🤯 "넵!(휴, 이거 또 다 언제 처리하지…)"

경영지원팀이나 구매팀에서 일하다 보면 사무실에 필요한 비품이나 소모품을 구매할 일이 잦습니다. 구매와 지출, 얼핏 보면 단순해 보이지만 뜯어보면 업무가 복잡하고 시간도 오래 걸리는데요. 이유가 무엇일까요?

원인 1. 예측하기 어려운 업무

구매 업무는 예측 가능성이 작습니다. 즉, 비정기적인 이슈가 많이 생겨 구매 담당자가 계획적으로 일하기가 어려워요. 예를 들어, 명절에 갑자기 대표님이 '직원 선물용으로 선물 세트 구매하세요'라고 한다거나, 신입사원 입사 선물로 갑자기 'MZ 타깃에 맞춰서 에어팟을 제공하자'라는 지시가 떨어질 수도 있습니다. 이렇게 불규칙적이고 때로는 긴급하게 일을 해야 하는 경우가 많으니, 예상치 못한 리소스가 소모됩니다.

원인 2. 복잡한 구매 프로세스 

구매 업무에는 단순 구매 외에도 부서별 구매 관리나 영수증 처리 등 회계 업무가 복잡하게 엮여 있습니다. 물건 하나를 구매하더라도 여러 가지 고민이 머릿속에 생기는 거죠.

• '어디서 사지?'
• '법인카드 매번 인증하는 거 귀찮은데….'
• '부서마다 물품 구매한 업체가 다 다르잖아? 이거 언제 다 증빙하지.'

이처럼 구매에 엮인 업무가 많다 보니, 업무에 쓰는 시간이 점점 늘어나고 회사가 커질수록 신경 쓸 업무도 눈덩이처럼 점점 불어나게 됩니다. 

원인 3. 고전적인 시스템 

노션, 슬랙 등 협업이나 개인의 생산성이나 협업툴이 점점 발전하는 것에 비해 상대적으로 구매 시스템은 과거에 머물러 있습니다. 앞서 언급한 것처럼, 예측 불가능한 업무가 많다 보니 하나의 시스템으로 이런 이슈에 하나하나 대응하기에는 어려움이 있는 거죠. 

이러한 어려움을 해결해주는 MRO* 비즈니스가 존재하지만, 현실적으로 연 매출이 큰 대기업에서만 이용할 수 있다는 한계가 있습니다. 즉 아직 체계가 잘 잡히지 않은 소규모 기업의 실무자들은 여전히 고군분투하고 있죠. 

* maintenance, repair, operation의 약자, 기업 소모성 비품 구매 활동과 이를 도와주는 서비스

회사는 인력과 시간이 늘 부족한 조직입니다. 때문에 하나의 일도 시간을 아낄 수 있는 방향으로 해야 하는데요. 이번 아티클에서는 구매 업무의 번거로움을 줄이고 좀 더 효율적으로 일할 수 있는 방법으로  G마켓 사업자클럽을 G마켓의 B2B 담당자인 김상엽 매니저님과 함께 소개하려고 합니다.

왜 G마켓 사업자클럽인가요?

G마켓 사업자클럽은 G마켓에서 B2B 회원을 대상으로 하는 '사업자 전용 쇼핑 멤버십' 서비스인데요. 2012년도에 처음 시작되어, 10년 이상 유지·관리되고 있는 사업자클럽은 G마켓 전체 거래액의 약 10%를 차지하는 중요한 비즈니스예요. G마켓은 전체 커머스 플랫폼 중 B2B 서비스를 가장 크게, 그리고 오래 운영해 오고 있습니다. 실제로 전국에 있는 90% 이상의 학교나 교육 업계가 사업자클럽을 이용하고 있을 정도라고 합니다. 

사업자클럽 이용자들이 이 서비스를 도입한 가장 큰 이유는 '가입, 구매, 관리의 편의성' 때문이었어요. 실제로 써 보니 위 3가지 이점을 느낄 수 있는 포인트가 곳곳에 있었습니다. 

아티클에서는 사업자클럽 이용 과정을 순서대로 쭉 살펴보면서, 차근차근 따라 할 수 있는 가이드를 드리려고 해요. 가이드 중간에는 김상엽 매니저님께서 G마켓 사업자클럽의 시스템을 만들며 어떤 고민을 했는지도 코멘트로 함께 소개했으니, 자잘한 구매 업무와 정산 시즌마다 고통받는 구매 담당자, 회사의 막내, 경영지원팀에게 하나의 솔루션이 될 수 있기를 바랍니다.

3단계로 끝내는 G마켓 사업자클럽 활용법

STEP 1 가입: 사업자 번호만 있으면 5초 만에 끝! 

우선, G마켓에서 사업자로 회원가입부터 진행해 볼게요. 사업자번호와 인증에 필요한 구매 담당자의 핸드폰 번호만 있으면 쉽게 가입을 할 수 있습니다. 먼저 회원가입 화면에서 사업자번호를 입력하고, 이용약관에 동의해 주세요. 

약관 동의 후에는 회원정보를 입력하면 됩니다. ID나 비밀번호를 설정하기 전에, 먼저 본인 인증을 거쳐야 하는데요. 이때, 대표자 번호가 아니라 회원가입을 진행하고 있는 담당자 본인의 휴대폰 번호로 인증을 하면 됩니다. 구매 업무를 할 때, 회사 대표님께 하나하나 인증번호를 여쭤봐야 하는 부담을 덜 수 있어요. 

만약, 담당자가 바뀌거나 하는 이유로 휴대폰 번호를 바꾸어야 할 경우, '개인정보 수정'에서 언제든지 수정 가능합니다. 인수인계 시 편히 활용하실 수 있을 거예요. 

인증이 마무리되었다면, ID와 비밀번호를 입력하면 됩니다. 이때, G통장 비밀번호도 함께 입력해 주세요. G통장은 G마켓을 이용하는 회원들을 위한 사이버 계좌로, 캐시를 충전해서 사용하거나 환불 금액 등을 통합하여 관리할 수 있는 통장입니다. 반드시 사용해야 하는 것은 아니고, 절차상 등록을 해두는 것이니 참고해 주세요.

모든 정보를 입력하고 나면 회원가입이 완료됩니다. 사업자로 회원가입 할 경우, 가입과 동시에 별도의 절차 없이 '사업자클럽'이 되며, 연회비 없이 모든 멤버십 혜택을 누릴 수 있어요. 복잡한 인증 과정이 없고, 따로 멤버십 비용을 지불하여 비용 처리를 하지 않아도 되니 간편합니다. 

사업자클럽은 별도의 회원 탈퇴 전까지 평생 무료로 유지되고요. 아래와 같은 혜택이 제공됩니다.

① 매월 1일 9만 원 쿠폰팩 지급

② 매월 최대 12% 할인쿠폰 지급 (4장씩)

③ 첫 구매 & 최근 3개월 미구매 회원 대상 5천 원 쿠폰

④ 무제한 5% 할인 쿠폰

⑤ 전용 상품 할인 쿠폰 (스마일배송, 스마일프레시, 배달, 여행 등)

⑥ 위 모든 혜택, 옥션에서 한 번 더 이용 가능

STEP 2 구매: 결제는 간편하게, 구매는 한 번에

클릭 3번 만에 결제 끝!

앞서 구매 업무에는 단순 구매 외에도 부서별 구매 관리나 영수증 처리 등 회계업무가 복잡하게 엮여 있다고 했었는데요. 이를 좀 더 편하게 해주는 기능이 G마켓 스마일페이 간편결제 시스템입니다. 하나의 계정 안에 부서나 용도별로 법인카드를 구분해서 등록해 둘 수 있거든요. 이렇게 되면 프로젝트나 부서별로 구매하는 물품이 다르더라도 구매처가 통일되니 증빙과 부가세 환급 등이 편리해집니다. 

그럼 지금부터 스마일페이에 법인카드를 등록하는 과정을 차근차근 설명해 드릴게요.

먼저, 회원가입 후 아래 이미지에 보이는 사람 아이콘을 클릭하여 마이페이지에 접속합니다. 그 후 스마일페이를 누르고 결제수단 관리를 클릭해 주세요.

그 다음엔 담당자 본인 인증을 진행해 주시면 됩니다. 등록하려는 카드의 명의자의 본인 인증이 아닌 결제 수단을 등록하려는 담당자의 본인 인증 절차이기 때문에, 사용하시는 본인 명의 휴대폰 번호로 편하게 인증을 진행할 수 있어요. 내 번호로 전송된 인증번호까지 입력하면 인증 끝! 회원가입과 마찬가지로 대표님이나 상급자의 인증이 필요하지 않아서 담당자가 편하게 법인카드 등록을 할 수 있습니다. 

이제 본격적으로 법인카드 등록을 해볼게요. 결제수단에서 '카드'를 선택하고 법인카드 정보를 입력합니다. 공동 인증서 확인까지 추가로 진행해 주시고요. 

공동인증서 확인까지 마치면 스마일페이에 법인카드가 등록되고, 물품을 구매할 때 간편하게 결제할 수 있습니다. 카드는 부서·용도별로 여러 개를 등록할 수 있는데요. 이때 카드 이름도 목적에 맞게 변경할 수 있어서, 구매팀이 아닌 타 부서에서 계정을 이용할 때도 용도에 맞게 카드를 사용할 수 있어요. 

이제 등록한 카드로 물건을 구매해 보겠습니다. 카드 하나를 '간식 구매 카드'로 저장했으니, 탕비실에 둘 과자를 결제해 볼게요.

과자를 담고 결제창으로 이동하니 결제수단에 제가 등록한 '간식 구매용' 카드가 나오네요. 해당 카드를 선택하고 '결제하기'를 누르니 카드를 등록할 때 세팅했던 비밀번호 6자리만 입력하면 주문이 완료됩니다. 

이처럼 법인카드를 스마일페이에 한 번 등록해 두면, 비품 담당자가 클릭 3번만에 구매를 끝낼 수 있을 뿐만 아니라 필요한 부서에 계정을 공유해주면 하나의 구매 사이트에서 결제가 모두 이뤄지니 영수증 관리가 편리해져요. 즉, 구매·결제 외 정산 등의 회계 업무로 인한 번거로움이 줄이는 데 도움이 됩니다. 

1회 검색으로 끝내는 비교평가 구매 

탕비실 과자, 간식부터 사무실 A4용지 구입, 경조화환 발송, 인사팀 행사 사은품 구입 등 구매 담당자는 예측할 수 없는 수많은 상품을 구입해야 합니다. 단순 구매 외에도 얽혀있는 업무가 많고, 물품 구매 시기가 비정기적이기 때문에 여러 플랫폼을 하나하나 비교하면서 1~2천 원 타임딜을 찾기보다 꼭 필요할 때 저렴하게 구매하는 것이 필요하죠. 그리고 비품마다 다른 업체에서 구매를 하면 정산 업무는 더욱 복잡해지고요. 

이런 상황에서 여러가지 물건을 한 서비스에서 비교해보고 구매할 수 있다면 자체적으로 비교도 가능하고, 정산도 편하게 진행할 수 있어 구매 업무를 굉장히 효율적으로 처리할 수 있습니다.

그러기 위해서는 구매 사이트 내에 상품의 종류가 많아야 할 텐데요. G마켓에서는 10년 동안 B2B 서비스를 해왔기 때문에, B2B 담당자에게 필요한 대부분의 상품을 보유하고 있다고 합니다. 또한 꾸준히 시즌에 맞춰 다양한 프로모션을 진행하고 있어 필요한 상품을 비교해보고 저렴하게 구매하실 수 있어요. 

G마켓 사업자클럽 회원들은 사무용품 외에도 모든 카테고리 제품을 빠르게 검색해서 찾고 간편하게 구매할 수 있습니다.

STEP 3. 비용처리

이렇게 G마켓에서 대부분의 구매가 일어나면, 비용 처리를 위한 증빙이 간단해집니다. G마켓 로그인 후 My G에 접속하여 영수증/계산서 조회 버튼을 클릭하면, 기간별 현금영수증, 신용카드전표, 선불전자영수증 등을 전부 일괄 출력할 수 있습니다. 자체 구매용 ERP 시스템*을 구현하지 않은 중소기업 또는 스타트업에서 비용 처리를 할 경우 매우 편리한 기능이죠. 

*Enterprise Resource Planning, 전사적자원관리. 기업 내 생산, 물류, 재무, 회계, 영업과 구매, 재고 등 경영 활동 프로세스들을 통합적으로 연계해 관리해 주는 시스템

G마켓 사업자클럽, 나의 동료가 돼라

어떠셨나요? 가이드에 따라 차근차근 따라 해보셨다면, '생각보다 더 간단하네!'라고 생각하셨을 것 같은데요.

당장 사업자클럽을 팀에 도입하자고 제안하기 부담스러우시다면, 아티클을 따라서 구매 업무에 한번 적용해 보세요. 초기 세팅만 잘해놓으면, 중구난방으로 흩어져 있던 구매 업무에 드는 시간과 노력을 어렵지 않게 줄일 수 있을 거예요. 

혹시 아티클을 쭉 읽어도 추가로 궁금한 점이 있거나 막히는 부분이 있다면, G마켓 B2B 담당자 김상엽 님(sangykim@gmarket.com)께 편하게 연락해 주세요!