업무 자동화/효율화 스킬 10가지, 이렇게 활용하세요
💡누구에게 필요한가요?
- 귀찮지만 반복적으로 해야 하는 일, 더 편하게 할 방법을 찾고 있다면?
- 업무 자동화를 하고 싶지만, 어떤 업무를 자동화 시킬지 모르겠다면?
💡어떻게 활용할까요?
- 10개의 스킬을 업무 카테고리별로 분류했습니다. 쭉 정독하고 내게 필요한 스킬을 골라 직접 활용해보세요!
- 💬 커뮤니케이션 업무 자동화
- 🧑💻 반복 업무 자동화
- 📑문서 업무 효율화
- 📊 성과 체크 업무 효율화
- + 어디든 적용 가능한 챗GPT 답변 연동 스킬
- 각 스킬별 자세한 세팅법과 예시가 궁금하시다면, '📍원문 바로가기'를 클릭해 주세요.
커뮤니케이션 업무 자동화 스킬 2가지
1. 이메일 답변 초안 자동으로 작성하기
©최정연 📍사용하는 툴: 재피어, 구글 워크스페이스(또는 비즈니스용 지메일), 챗GPT
📍이런 점이 편해요
- 특정 발신인, 메일 주소로부터 온 메일에 대한 답변 초안이 자동으로 저장됩니다. 이때, 자동화 조건은 내 상황에 맞게 설정할 수 있습니다.
- 저장된 초안을 발송 전에 수정 및 확인하고 보내면 끝!
📍이런 분에게 추천해요
- 유사한 패턴이 정해진 답변을 많이 보내야 하는 분
- 외국계 회사에서 근무하거나 영어 답변할 일이 많은 분
- 빠르게 답변해야 하는 메일이 많은 분
2. 구글 캘린더 이벤트 발생 시 슬랙 알림 받기
©남재홍 📍사용하는 툴: 재피어, 구글 캘린더
📍이런 점이 편해요
- 팀에서 정기적으로 챙겨야 하는 업무 및 이벤트를(ex. 프로모션 시작 및 종료 일정) 자동으로 챙길 수 있습니다.
- 또는 담당자에게 개별적으로 알림용 슬랙 메시지를 보낼 수 있습니다.
📍이런 분에게 추천해요
- 팀 전체가 알아야 하는 업무 및 이벤트를 알릴 일이 많은 분
반복 업무 자동화 스킬 3가지
1. 기사 자동으로 스크랩하기
©안가온 📍사용하는 툴: 구글 Colab, 챗GPT, 엑셀
📍이런 점이 편해요
- 매번 검색할 필요 없이 관련된 기사가 자동으로 엑셀에 정리돼요.
📍이런 분에게 추천해요
- 주기적으로 업계 및 경쟁사 관련 기사를 보고해야 하는 분
- 매일 기사 스크랩하는 시간이 아까운 분
2. 고객 맞춤 이메일 자동 발송
ⓒ남재홍 📍사용하는 툴: 재피어, 노션, 지메일
📍이런 점이 편해요
- 특정 조건에 맞는 고객에게(ex. '패션' 카테고리를 클릭한 고객) 개인화된 메일 CRM을 자동으로 보낼 수 있습니다.
📍이런 분에게 추천해요
- 고객에게 개인화된 CRM을 보내고 싶은데, CRM 서비스를 따로 또 구매하긴 부담스러운 분
3. 고객 정보 확보 시 안내 문자 자동 발송
ⓒ남재홍 📍사용하는 툴: 재피어, 솔라피
📍이런 점이 편해요
- 구글 폼을 통해 진행한 이벤트 또는 설문조사 참여자에게 안내 문자를 자동으로 보낼 수 있습니다.
📍이런 분에게 추천해요
- 이벤트 또는 설문조사 진행 업무가 많은 분
- 이벤트 및 설문조사 참여자에게 안내사항을 매번 수동으로 보내는 분
문서 업무 효율화 스킬 3가지
1. 회의록 자동 정리해 슬랙 메시지로 보내기
ⓒ최정연 📍사용하는 툴: 클로바노트, 챗GPT, 구글 문서, 노션, 슬랙
📍이런 점이 편해요
- 회의 결과를 빠르게 개괄적으로 팀에 공유할 수 있습니다.
- 자동으로 핵심이 정리되어 추후 회의록을 제대로 정리할 때도 활용하기 좋습니다.
📍이런 분에게 추천해요
- 회의록 작성에 소모하는 시간이 많을 경우
- 회의 종료 후 바로바로 간단하게 정리하고 싶은 경우
2. 영문 PDF 자동 번역&요약하고, 노션에 자동 저장하기
ⓒ최정연 📍사용하는 툴: 재피어, PDF.co, 챗GPT, 노션
📍이런 점이 편해요
- 영어 논문의 내용을 빠르게 훑어보기도 좋고, 번역된 내용도 대신 노션에 정리해 줘요!
📍이런 분에게 추천해요
- 자료 조사할 일이 많아, 많은 자료를 한 번에 정리 요약하고 싶은 분
- 특히 영문 PDF 파일을 다뤄야 할 일이 많은 분
- 리서치나 학계에 종사하는 분
3. 기본 정보만 입력하면 자동으로 작성되는 견적서
ⓒ길벗출판사 📍사용하는 툴: 스프레드시트
📍이런 점이 편해요
- 업체명, 품명, 단가, 개수, 할인율만 입력하면 매번 견적서를 새로 만들 필요가 없어요.
📍이런 분에게 추천해요
- 매번 새로운 견적서를 작성해야 하는 분
성과 체크 업무 효율화 스킬 2가지
1. 지표가 한 눈에 보이는 대시보드
©dandan 📍사용하는 툴: GA4, 루커스튜디오
📍이런 점이 편해요
- 대시보드를 통해 한눈에 지표를 확인하고, 어떤 액션을 해야 할지 빠르게 판단할 수 있어요.
📍이런 분에게 추천해요
- 프로젝트 성과 지표를 체크해야 하는 분
- 빠르게 문제 상황을 포착하고, 액션을 취해야 하는 분
- 매번 지표 체크할 때마다 시간이 많이 걸리는 분
2. 팀 업무 현황 대시보드
ⓒ장병준 📍사용하는 툴: 스프레드시트
📍이런 점이 편해요
- 팀원별 업무 현황 및 실적을 한눈에, 실시간으로 파악할 수 있어요.
📍이런 분에게 추천해요
- 팀원 개별의 성과도, 팀 전체의 성과도 긴밀하게 체크해야 하는 분
- 팀원마다 매번 따로 보고하는 과정을 효율화하고 싶은
+(보너스) 어디든 적용 가능한 챗GPT 답변 연동 스킬
챗GPT X 스프레드시트 연동하기
ⓒ최정연 📍사용하는 툴: 챗GPT, 스프레드시트, GPT for Sheets(확장 프로그램)
📍이런 점이 편해요
- 매번 챗GPT에 접속해서 물어보거나 처음부터 챗GPT를 학습시킬 필요가 없어요.
- 내 마음대로 커스터마이징 할 수 있습니다. 사업기획서 초안, 비즈니스 모델 분석, 면접 준비, 영어 이메일 작성 등!
📍이런 분에게 추천해요
- 정형화된 패턴으로 하는 업무를 더 빠르게 끝내고 싶은 분
