피할 수 없다면 편하게라도: 반복업무 템플릿화 하는 법

반복 업무, 피할 수 없다면 줄여라

'이번 주에 나는 얼마나 멋진 일을 했을까?'

한 주를 열심히 보내고 퇴근하는 금요일에 가끔 그런 생각이 든다. 야근도 몇 번 했고, 자투리 시간도 흘려보내지 않았다. 한 일은 많은데 막상 업무 보고서에는 쓸 말이 별로 없다. 이런 과정을 몇 주 동안 반복하다 보면 '나는 과연 팀에 필요한 사람일까?' 하는 생각에 빠지기도 한다. 

사람의 마음이 그렇다. 성취욕을 가진 사람이라면 누구나 더 멋진 일을 하고 싶어 한다. 내가 하는 모든 일이 폼 나는 일이면 좋겠지만, 폼 나는 일을 하기 위해서는 흔히 말하는 짜치는 반복 업무들을 먼저 해치워야 한다.

다른 일에 치여 폼 나는 일을 할 시간을 확보하기 쉽지 않았던 경험이 있을 것이다. 하기 싫은 반복 업무, 왜 못 없애는 걸까? 이에 대한 사람들의 생각을 모아봤다.

연차와 상관없이 반복 업무는 업무 리스트에서 빠지지 않고 등장한다. 기술이 발전할수록 새로운 툴이 생겨나지만 매번 배워서 활용할 시간이 부족하다. 업무에 필요한 고도화된 툴이 있다고 하더라도 우리 업무에 완벽하게 맞춤형으로 준비된 것이 아니기에 사용에 한계가 있다. 

대체 이 반복 업무, 왜 피할 수 없을까? 이유는 단순하다. 그것이 계속해서 누군가에게 꼭 필요한 정보 또는 도움을 주기 때문이다. 다시 말해 아무리 귀찮아도 팀에서 정말 필요한 업무이기 때문에 지긋지긋하더라도 끌고 가는 것이다. 

피할 수 없다면, 더 편하게 할 방법을 터득하자. 다양한 협업 부서와 업무를 했던 마케터이자 새로운 사업을 계속해서 준비하고 실행하는 사업개발 담당자로서 실무에서 체득해 업무 시간을 단축했던 팁을 공개해본다.

패턴·템플릿으로 만들 업무 골라내기

간단한 준비 운동이 있다. 반복 업무를 잘 해내려면 먼저 '왜 해야 하는지'를 파악해야 한다. 다시 말해 1)내가 어떤 목표로 어떤 일을 하는지를 파악하고, 2)일에 우선순위를 매긴 다음, 3)템플릿화할 수 있는 업무를 발견하는 것이 순서다.

1. 어떤 목표로 어떤 일을 하고 있는지 파악하자

모든 일에는 프로세스가 존재한다. 마케터는 기획하고, 협의한 뒤 실행할 방법을 찾아 대행사 또는 제작사와 협업해 제작한 광고를 송출한다. 서비스 기획자는 사용자의 VOC를 듣고 그에 걸맞게 서비스에서 개선할 점을 정리해 기획한 뒤 유관부서와 협업한다. 

그다음 실제 서비스 배포 일정을 확정하고, 실행부서와 협의된 수정 사항을 배포한다.

이렇듯 직무에 따라 하는 일들이 다르다고 볼 수도 있지만 큰 틀에서 보면 기획 > 운영 > 결과 확인이라는 프로세스는 변경되지 않는다.