제각각으로 준 자료 때문에 다시 취합해봤다면
💡 10분 안에 이런 내용을 알려드려요!
- 한 번에 좀 끝내고 싶은 자료 취합, 깔끔하게 끝내는 4단계 프로세스
- 어떻게 하면 더 빠르게 취합할까? 취합 방식을 선택하는 세 가지 기준과 양식 세팅법
- 어렵기만 한 취합 요청, 효과적으로 메일/전화로 요청하는 노하우
저자 신우철
화장품 브랜드사 이커머스 전략업무 / 9년 차 직장인 > 프로필 더 보기
어느 날, 팀장님이 업무지시를 합니다.
팀장👩💼: 개미 님, 거래처별 거래조건 현황 자료 취합 부탁드려요.
취합? 이야기는 많이 들었는데 막상 하려니 어떻게 해야 할지 모르겠다. 그냥 대충 연락해서 현황을 달라고 하면 되려나? 옆자리 선배에게 도움을 청해본다.
개미🐜: 선배님, 팀장님이 거래조건 현황 취합 부탁하셨는데 어떻게 하면 될까요?
선배🧑💻: 아, 그거~ 별거 없어요. 영업팀 담당자들한테 그냥 달라고 메일 보내면 돼요.
개미🐜: 아 그래요? 다행이네요. (메일을 쓴다)
안녕하세요. 경영지원팀 김개미입니다.
거래처별 거래조건 현황 취합이 필요해 연락드렸습니다.
팀별 거래처 거래조건을 회신 부탁드려요.
(1시간 후, 메신저 알림이 울린다.)
영업팀 담당자🤷♀️: 개미님, 거래조건 취합을 해달라고 메일 주셨는데 뭘 어떻게 해드리면 될까요? 자세한 내용이 없네요.
개미🐜: 네, 그거요. 그냥 거래조건 편하신 대로 주시면 돼요.
영업팀 담당자🤷♀️: 그래요? 그럼 그냥 팀에서 관리하는 파일로 드릴게요.
(2일 후)
개미🐜: '팀별 양식이 다 달라서 어떤 팀은 내용이 빠져있고, 어떤 팀은 너무 내용이 많네? 공통 사항만 모아서 보고해야겠다.'
팀장👩💼: 개미님, 이 자료는 필요한 정보가 하나도 없어서 쓸 수가 없네요. 거래처별 수수료율이 제일 중요한데 어떤 곳은 아예 비어 있고, 계약 갱신 시점도 제대로 안 나와 있네요. 영업팀에 다시 요청해서 받도록 하세요.
개미🐜: '다른 일도 많은데… 처음부터 그렇게 얘기해 주시지.'
직장인이라면 누구나 한번쯤은 하게 되는 업무가 있으니, 바로 '취합'입니다. 취합은 사실 매우 단순한 업무입니다. 주로 신입사원들이나 주니어들에게 주어지죠.
하지만 막상 일을 시작하고 나면 큰 스트레스를 받을 수 있는데요. 우선 시니어와는 달리 주니어에게는 여러 팀/담당자에게 무언가를 요청하는 것 자체가 부담입니다. 또한 정보를 채워 넣어야 하는 정보제공자들에게는 귀찮은 부탁이 될 수 있죠. 기한 내 자료 회신을 기대하기 어려운 부분도 있습니다. 막상 모인 자료가 원하는 형태가 아닌 경우도 많고요.
그래서 이 글에서는 단순하지만 스트레스를 주는 취합 업무를, 어떻게 하면 보다 효율적으로 빠르게 할 수 있을지 4단계로 나눠 이야기해보고자 합니다. 이 4단계를 따라 하시면, 더이상 엉망으로 온 자료 때문에 같은 일을 여러 번 하지 않게 되실 거예요.
STEP 1. 바로 "넵" 하지 말고, 맥락 파악하기
😥 예상되는 문제
취합은 단순 업무 성격이 강하다 보니, 업무를 지시하는 경우도 가볍게 이야기하고, 받는 사람도 대수롭지 않게 생각하는 경우가 많습니다. 하지만 세부적인 업무의 목적을 파악하지 않은 채로 일을 진행하게 되면, 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.
(1) 필수 정보의 누락: 취합 목적에 따라 다른 필수 정보가 빠지는 경우가 생길 수 있습니다. 예를 들어 거래처와의 거래조건을 취합하라는 업무 지시를 받았다고 생각해봅시다. 단순히 생각하면 거래 가격이나 수수료율, 대금 지급 등의 정보가 필요하다고 볼 수 있겠습니다.
하지만 만일 단순한 현황 파악이 아니라 현재 운용 중인 거래처들의 적정성을 평가하고, 협상을 다시 하는 것이 목적이라면, 이런 순수한 거래조건 외에 거래의 규모(매출액 등)도 함께 파악돼야 합니다. 이렇게 최종 산출물이 어디에 쓰일 예정인지 목적을 모른다면, 꼭 필요한 정보인 '매출액'이 누락된 채 취합하게 되겠죠.
