10년 차 제안 컨설팅 PM 및 강사, 휴넷 쉬플리 사업부 외부 제안 컨설턴트 > 프로필 더 보기
이번에 신규사업을 맡게 됐는데, 제안서를 제대로 써보는 게 처음이야. 한 번 검토해줄 수 있을까?
얼마 전 직장 경력이 10년차인 지인에게 이런 부탁을 받았습니다. 적지 않은 사회생활을 했음에도 고객 대상 사업제안서 작성을 제대로 해본 적이 없다는 것이 의아하기도 했는데요. 이야기를 들어보니 신규 제안보다는 기존 고객 관리 업무를 주로 하던 직무라 제안할 일이 거의 없었다고 했습니다.
대형 입찰 프로젝트가 많은 방산, SI, 통신, 건설 등의 산업은 제안 작업을 전담하는 제안팀이나 사내 제안 컨설팅팀이 있기도 합니다. 반면 제안 건이 많지 않은 산업에서는 고객 요청이 있거나 신규사업을 시작할 때 부랴부랴 회사소개서나 선배가 쓰던 자료를 받아 짜깁기하듯 작성할 때가 많습니다.
최근에는 저성장으로 기업 간 경쟁이 심화돼 다양한 산업에서 제안 역량이 요구되고 있습니다. 실제로 최근 몇 년간 제가 만나는 고객의 산업 영역도 점점 다양해지고 있고, 이러한 이유로 초보를 위한 제안서 작성 컨설팅과 교육 의뢰도 많아지고 있습니다.
이번 콘텐츠에서는 제안서 작성의 가장 기본인 구성 방법을 나누고자 합니다. 소규모 제안을 하는 초보 독자님을 대상으로, 작성 방법을 중점으로 설명하겠습니다. 바로 활용할 수 있는 제안서 구성에 필요한 양식도 아티클 하단에서 받아가실 수 있습니다.
제안서는 구매를 유도하는 세일즈 문서다
우선 제안서가 무엇인지 명확하게 이해하고 넘어갈 필요가 있습니다. 벌써부터 "내가 제안서가 뭔지도 몰라서 이걸 읽는 줄 알아?" 하는 말이 들리는 것 같습니다만, 지금까지 만나 본 분 중에서는 실제로 제안에 대해 제대로 이해하고 있는 분이 많지 않았습니다.
재미있는 예시를 하나 들어볼까요? 어느 날 스마트폰을 구매하기 위해 모 통신사 대리점에 방문했습니다. 문을 열고 들어가자 한 점원이 환한 얼굴로 맞아주며 한 책자를 보여줍니다. 책자에는 회사의 비전, 회사 위치, 연혁, 조직도, 재무 현황 등이 나열돼 있습니다. 친절하게 설명을 마친 점원이 저에게 웃으면서 말합니다.
손님 어떠세요? 저희 스마트폰이 맘에 드시나요?
책자를 본 누군가는 속으로 이런 생각을 할지도 모릅니다. '뭐지? 고도의 판매 전략인가?' 점원이 보여준 자료가 세일즈 자료로서 역할을 전혀 하지 못했던 것이죠.
그런데 여기서 잠깐, 우리도 세일즈 현장에서 사례 속의 점원처럼 일하고 있었던 건 아닐지 한번 돌아봅시다. 저에게 본인 회사의 제안서를 한 번 검토해달라고 요청하는 많은 분들이 위 사례와 같은 제안서를 많이 보여주시거든요. 이처럼 고객에 대한 이해나 제안의 목적이 명확하지 않은, 단지 회사나 제품에 대한 설명만 나열된 자료를 제안서로 사용하고 있는 경우가 많습니다.
그렇다면 스마트폰을 구매하고자 하는 고객을 설득하려면 어떠한 이야기를 해야 할까요? 주요 사용 용도가 어떻게 되는지, 예산은 어느 정도인지, 원하는 디자인은 무엇인지 등을 확인하고 경쟁사 대비 자사 스마트폰이 어떤 면에서 얼마나 뛰어난지 이야기해야 하겠죠.
제안서도 마찬가지입니다. 회사소개나 제품·기술 설명만을 나열해놓고 고객이 우리를 선택해주기를 바라는 것은 욕심입니다. 고객이 구매행위를 하는 목적이 무엇인지, 결정하는 데 있어 이슈는 무엇인지 등을 확인하고 우리가 가장 적합한 사업자임을 설득해야 합니다.
제안서는 고객의 이슈를 해결하는데 있어 자사가 경쟁사 대비 우위에 있음을 설득하는 '세일즈 자료'입니다. 설명서나 매뉴얼이 아니죠. 제안서가 세일즈 자료로서 고객을 설득하는 역할을 하고 있는지를 항상 의심해봐야 합니다.
제안서 작성 STEP 1. 고객 관점의 ‘기획(Planning)’
제안서 기획은 어떻게 하는 것일까요? 제안서 기획은 크게 기획(Planning) - 구조화(Organizing) - 작성(Writing) 순서로 합니다.
'기획'은 제안서 작성과 관련된 기본 정보를 파악하고 제안할 내용을 기획하는 단계입니다. 이 과정 역시 마찬가지로 중요한 것은 위에서 말씀드렸다시피 제안서는 '세일즈 자료'라는 것입니다. 따라서 이 단계에서는 고객이 필요한 것 또는 문제는 무엇인지, 우리가 무엇을 제공해서 해결해 줄 수 있는지를 파악하는 것이 중요합니다.
1. 문서 작성 정보
먼저 본격적인 기획에 앞서, 문서 작성을 위한 기본 정보를 알아봅니다. 고객이 요구하는 일정과 제안서 형식이 있을 텐데 이것을 무시하고 우리 마음대로 작성하면 안 되겠죠. 기본적으로 제출일, 제출 분량, 파일 형식, 발표 여부 등을 확인해 봅니다.
