팀원들과 함께 팀 연간 계획 세우기(템플릿 제공)

팀 연간 계획, 꼭 세워야 되나요?

'연간 운영 계획'이라는 말을 꺼냈을 때, 예상할 수 있는 반응은 크게 두 가지다.

우리 팀은 매년 하는 일이 비슷합니다. 그래서 계획이란 게 딱히 필요가 없어요. 

혹은 반대로

우리 팀은 그때그때 상황에 맞는 일을 합니다. 그래서 계획을 세울 수 없어요. 

이는 '계획'이라는 말에 내포된 '작은 것까지 미리 기획한다'라는 의미에 포커스를 맞췄기 때문이다. 하지만 여기서 말하는 '운영 계획'은 디테일한 업무 계획표와는 다르다. 그보다는 팀의 존재 이유를 돌아보고, 팀이 그 이유에 맞는 활동을 하고 있는지 점검한 후, 향후 방향성을 논의하고 우선순위를 정하는 시간이다.

목표를 향해 몰두하다 보면 시야가 좁아지기 마련이다. 그래서 한 번씩 근본적인 문제를 질문하고 점검하는 시간이 필요하다. 그 시작이 바로 '연간 운영 계획 회의'다. 매년 비슷한 일을 하는 오퍼레이션 팀에게도, 매년 다른 일을 하는 프로젝트 중심의 팀에게도 이 시간은 꼭 필요하다.

연간 계획이 필요한 이유를 정리하면 크게 두 가지다.

• 첫째, 1년 동안의 업무 우선순위를 한눈에 파악하기 위해
• 둘째, 각 시기마다 팀의 자원이 적정하게 분배되고 있는지를 점검하기 위해

전체 방향을 점검하고 나서 세우는 연간 계획은 월/분기 단위의 업무 제목 정도라고 보면 된다. 더 상세한 내용은 각 담당자가 일을 하면서 구체화하는 것이 맞다.

연간 계획은 팀장만의 몫이 아니다

팀이 나아가야 할 방향과 해야 할 업무에 대해서 가장 잘 아는 사람은 당연히 팀장이다. 그렇다면 팀장 혼자서 연간 업무 계획을 구상하는 게 훨씬 더 효율적일 수 있다. 그러나 이렇게 일방적으로 계획을 세우고 나서 탑다운(Top-Down) 방식으로 일을 전달하면 그 일은 '팀원의 일'이라고 보기 어렵다. 

함께 만든 목표는 '나(팀원)의 목표'가 되지만, 전달받은 일은 '팀장의 목표'에 머무르기 때문이다. 따라서 연간 계획은 팀원들과 함께 작업하는 것이 좋다. 핵심 질문을 던지고 답하는 과정에서 팀원들 마음속에 조금씩 다르게 흩어져 있던 팀의 방향성이 자연스럽게 정렬(Align) 될 것이다. 맥락을 이해한 팀원들은 합의한 업무에 더 높은 동기로 매진하게 된다. 또한 이 과정은 팀워크를 단단하게 만드는 데도 매우 중요하다.

물론 팀원들과 다 같이 모여서 긴 시간 동안 회의를 하는 게 어렵게 느껴질 수 있다. 자주 경험해 보지 않았다면 더더욱 첫 발을 떼기가 망설여질 것이다. 준비하는 데 노력과 시간이 너무 많이 들지는 않을지, 내가 진행을 잘 할 수 있을지 걱정도 많을 것이다. 자연스러운 일이다.

그래서 이번 아티클에 연간 회의를 효과적으로 준비하기 위한 방법을 담았다. 특히 지금 당장 실무에 적용할 수 있도록 '실행 매뉴얼'에 가깝게 글을 구성했다. 회의에서 활용할 수 있는 템플릿과 결과물 샘플도 다운 받아 활용할 수 있다. 이 글의 목표는 회의를 기획하는 데 드는 수고와 시간을 줄여서 한 팀이라도 더 연간 회의를 진행할 수 있게 만드는 것이다.

처음부터 완벽한 리더는 없다. 그러니 가볍게 시작해 보길 바란다. 이 회의는 분명 필요하고, 효과도 확실하다. 지금 당장 캘린더를 열고 일정을 잡는 것부터 시작하자. 담장 너머로 가방을 던져두면 어떻게든 담을 넘게 되어있다. 부족하더라도 일단 진행을 하면 빈 부분은 팀원들이 알아서 채워줄 것이다.

[1단계] 회의 기획 및 준비하기

1. 회의 일정 잡기

1이라는 숫자에는 커다란 힘이 있다. 12월까지 무슨 일이 있었든 간에 1월이 되면 모든 것이 리셋된다. 다시, 새롭게 시작할 수 있는 에너지가 생긴다. 이 에너지를 팀의 성장을 위한 동력으로 활용해 보자.

가능하면 종일 회의를 추천한다. 하루 정도는 현재 하고 있는 업무에서 빠져나와 숲과 장기적인 방향성을 보는 시간을 가져보자. 바쁜 현업에서 시간을 빼는 게 쉽진 않겠지만, 미리 계획해서 어떻게든 시간을 만들기 바란다. 분명 가치 있는 시간이 될 테니 말이다.

2. 회의 장소 정하기, 자리 배치하기

장소는 웬만하면 사무실이 아닌 곳이 좋다. 새로운 장소는 일상 모드에서 벗어나 조금 더 열린 사고를 가능하게 도와준다.

회사에 연수원 등의 별도 교육 시설이 있다면 이를 활용하고, 그렇지 않으면 하루 동안 빌릴 수 있는 카페나 공유 회의실을 찾아보길 바란다. 모두 여의치 않으면 회사 내에서 가장 쾌적한 회의실을 준비하자. 장소는 일정이 나오면 최대한 빨리 예약하는 게 좋다.

자리 배치는 모두가 앞을 바라보는 강의형보다는 서로 마주 보고 앉는 형태가 좋다. 그래야 토론을 활성화할 수 있다. 또한 인원에 따라 다음과 같이 자리를 배치한다.

• 참여 인원이 7명 이하면 반원 형태를 추천한다.
• 반면, 8명 이상이면 두 그룹으로 나누어 앉는 'ㄷ'자 형태를 추천한다.

토론을 활발하게 진행하기 위한 준비물과 유의사항은 다음과 같다.

• 화이트보드는 두 개 이상 준비한다. 플립 차트를 준비하는 것도 좋다.
• 펜과 메모지도 준비해 팀원들이 틈틈이 생각을 적을 수 있도록 한다.
• 회의에 온전히 집중할 수 있도록 이날만큼은 개인 노트북을 쓰지 않도록 가이드한다. 회의 진행을 위해 팀장만 노트북을 준비하면 된다.

3. 회의 주제와 진행 순서 정하기

회의는 대략 다음과 같은 순서로 진행한다. 각 팀별로 필요한 논의 주제가 있으면 추가하면 된다. 시간표를 정한 후에는 직원들에게 미리(최소 일주일 전) 공지하는 게 좋다. 그래야 팀원들도 미리 생각을 정리할 수 있다.

가능하면 회의 준비는 팀장이 직접 하고, 팀원들은 가벼운 마음으로 참석하게 한다. 공지 메일에 '팀원들은 어떤 것도 미리 준비하실 필요가 없으니, 가벼운 마음으로 참석하시면 됩니다'라고 친절하게 써주는 방법도 좋다.

이는 회의에 대한 부담을 줄이고 긍정적인 마음가짐으로 참석하게 하기 위함이다. 팀원들이 '오늘 하루는 일에서 벗어나 가벼운 마음으로 팀의 미래를 논의하는 즐거운 시간'이라고 인식한다면 더할 나위 없다.

4. 상사 및 주변 팀 인터뷰하기

마지막으로 준비할 부분은 상사(담당 임원)와 주변 팀 리더들과의 인터뷰다. 팀은 회사가 나아가는 방향 안에서 일정 역할을 수행하게 된다. 따라서 회사나 다른 팀의 관점에서 우리 팀에게 어떤 부분을 기대하는지 짚고 가는 과정이 반드시 필요하다.

즉, 다른 사람의 기대에 따라 수동적으로 일하는 게 아니라, 그 기대가 무엇인지 정확하게 파악한 후에 이를 기반으로 팀 미션을 정하자는 뜻이다. 이 과정은 팀 미션을 정의하고 운영 계획을 수립하는 데 훌륭한 밑거름이 될 것이다.

이제 준비는 모두 끝났다. 해보면 알겠지만 생각보다 쉬울 것이다. 그럼 본격적으로 회의를 진행해 보자. 보다 원활한 회의를 위해 아티클 하단에 PPT 템플릿을 첨부했으니, 각자의 상황에 맞게 변형해서 사용하길 바란다.

[2단계] 팀원들과 연간 회의 진행하기

1. 오프닝 열기

1) 주제 및 일정 안내하기

오프닝에서는 오늘의 주제와 일정을 설명하고, 간단하게 아래와 같이 당부하고 싶은 내용을 전달한다. 팀원들의 집중력과 적극적인 참여를 끌어내고자 주위를 환기하는 정도로 보면 된다.

2) 동기부여 영상 시청하기

그다음으로는 동기를 부여할 수 있는, 혹은 'WHY'가 왜 중요한지에 대해 공감할 수 있는 짧은 동영상을 시청한다. 아래는 필자가 좋아하는 영상 리스트인데, 가볍게 참고만 하고 각자 영감을 받았던 영상을 자유롭게 공유하면 된다.

이 시간은 초반 분위기를 조성하기 위해 꼭 필요하다. 하루하루 일상에 빠져 그저 열심히 살고 있는 우리들에게 '왜?'라는 질문을 던짐으로써

• 일은 도대체 왜 해야 하는 것인가?
• 어떤 의미가 있는 것인가?

등을 다시 한번 돌아보기 위해서다.

3) 미션의 중요성 강조하기

영상을 시청한 다음에는 좋은 사명으로 성공한 기업들의 미션을 소개한다. 이는 앞으로 논의할 미션이 대강 어떤 그림인지를 보여주기 위함이다. 좋은 미션의 예시는 다음과 같다. 혹은 본인의 성향에 맞거나 팀 상황에 맞는 적절할 예시를 찾아서 보여주는 것도 좋다.

마지막으로 아래 자료를 활용해 사명이 필요한 이유를 설명한다. 이는 '미션이 반드시 필요한가?'라는 의구심을 가지고 있을 팀원들을 설득하는 과정이다.

2. 팀 미션 논의하기

1) 자유롭게 토론하기

이제 팀 미션을 논의할 차례다. 논의는 아래 핵심 질문에 대해 답하는 과정으로 진행한다. 인원이 8명을 넘으면 두 팀으로 나눠서 진행하고, 그 이하는 다 같이 논의한다.

이때, 팀장의 역할이 중요하다. 우선 질문을 차례대로 던지면서 토론을 이끌어 나간다. 그리고 팀원들이 내는 의견을 핵심만 간추려 화이트보드에 적는다. 질문은 3개 정도 진행하면 한 번씩 정리하고 넘어간다.

토론에 익숙하지 않은 팀이라면 이런 큰 질문에 선뜻 발언을 하는 게 쉽지 않을 수 있다. 이럴 때는 다음과 같이 유도하면 된다.

• 논의를 멈추고 잠시 생각할 시간을 준다. 아래 질문을 화면에 띄워 놓고, 팀원들이 5~10분 정도 생각해 보게 한다.
• 미리 준비한 상사/다른 팀의 인터뷰 내용을 공유한다. 생각의 단초가 될 수 있다.
• 평소에 의견이 많은 팀원을 지정해 질문("OO 대리님은 어떻게 생각하세요?")을 던진다. 이후 논의가 막힐 때마다 적절히 돌아가면서 이런 식으로 질문하면 좋다.
• 최후의 수단으로, 팀장이 생각하는 보기들을 툭툭 던지는 방법도 있다. 단, 팀원들의 생각을 돕기 위한 목적이므로 발언이 길어지지 않도록 주의한다.

2) 팀 미션 및 나의 다짐 공유하기

질문들을 끝까지 논의하고 나면 팀 미션을 정할 수 있는 많은 재료들이 생긴다. 지금부터는 이 재료를 잘 조합해서 팀 미션을 작성해 본다.

아래와 같은 템플릿에 팀원들 각자 본인이 어떻게 기여할 수 있을지 작성하게 한 다음, 서로 공유하는 시간을 가진다. 전부 돌아가면서 이야기해도 좋고, 시간이 부족하다면 몇 명만 진행해도 괜찮다.

어렵게 느껴질 수 있지만, 막상 진행해 보면 매우 의미 있는 결과물이 나올 것이다. 여기서 잊지 말아야 할 사실이 하나 있다. 완벽하고 멋있는 미션을 만드는 것보다는 팀원들과 함께 우리 팀의 존재 이유를 고민한다는 사실이 훨씬 더 중요하다는 것이다.

3. 전년도 활동 돌아보기 

오후 시간부터는 본격적으로 전년도와 올해 활동을 다룬다. 우선 전년도에 했던 활동들부터 나열해 본다. 팀원들에게 지난해 했던 일을 자유롭게 말해보라고 한 다음, 팀장은 화이트보드에 각 타이틀을 적는다.

적다 보면 '우리 팀 정말 많은 일을 했구나'라는 생각이 절로 들 것이다. 이때, '모두들 정말 수고 많았다'와 같은 격려의 말을 건네 보길 바란다.

활동을 모두 나열하고 나서 좋았던 부분(스스로 자랑스럽게 생각하는 부분)과 아쉬웠던 부분을 논의한다. 이렇게 전년도에 했던 일을 돌아보는 이유는 앞으로 해야 할 일에 대한 힌트를 얻기 위해서다. 따라서 부정적인 비판보다는 발전적인 자세로 임할 수 있도록 논의를 이끌어야 한다.

4. 올해 활동 및 KPI 정의하기

이 세션에서 활용할 핵심 질문은 다음과 같다. 팀원들이 이야기를 나누기 시작하면 옳고 그름에 대한 판단 없이 칠판에 모두 적는다.

논의가 잘 진행되지 않을 때는 팀장이 먼저 가볍게 아이디어를 던지는 것도 좋다. 다만 이 방법은 논의가 원활하지 않을 때 최후의 수단으로 사용해야 한다. 팀장이 먼저 나서서 이것저것 아이디어를 던지면 팀원들은 아이디어를 편하게 말하기를 주저할 수밖에 없다.

올해 주요 활동을 정리한 다음에는 팀의 주요 KPI(Key Performance Index)를 정한다. 쉽게 말해, 팀 활동 결과로 영향을 미칠 만한 주요 지표들을 정하면 된다. 핵심 과정 지표를 사용해도 좋다. 논의에 도움이 될만한 대표적인 KPI는 다음과 같다.

5. 올해 활동 우선순위 정하기, 로드맵 작성하기

1) 업무 우선순위 정하기

위에서 작성한 올해 활동 리스트의 우선순위를 정한다. 아래 그림처럼 중요도와 시급성에 따라 여러 활동을 알맞게 재배치한다.

우선적으로 A그룹(중요하면서 시급한 일)의 일을 선별하고, 그다음으로 B그룹(중요하지만 시급하지 않은 일), C그룹(시급하나 중요하지 않은 일) 순으로 우선순위를 배정한다.

2) 업무 로드맵 그리기

다음은 로드맵을 그릴 차례다. 각 업무의 시작점을 정하고, 소요시간을 계산한다. 그래야 업무가 몰리지 않도록 인력을 효과적으로 배분할 수 있다. 논의 중에는 화이트보드에 직접 그리는 방식을 추천한다. 문서화 작업은 논의 이후에 진행해도 괜찮다.

여기까지 하면 연간 팀 업무 논의가 모두 끝난다. 단, 한 가지 빠진 게 있다. 바로 R&R(Role and Responsibilities), 즉 '누가 어떤 일을 할 것인가'다. 하지만 해당 부분은 이 자리에서 결정하지 않는 게 좋다.

여럿이 함께 있는 자리에서는 본인이 맡고 싶은 업무를 얘기하는 게 쉽지 않기 때문이다. 또한 팀장으로서 업무를 조율하는 것도 쉽지 않다. 따라서 R&R은 회의 이후에 팀장이 팀원들과 1:1 미팅을 한 후에 결정하는 것이 좋다.*

* R&R 결정 방법론에 관한 자세한 내용은 저자의 또 다른 아티클 <내 성과는 내겠는데 팀의 성과는 어떻게 내는 거죠?> 편을 참고하세요.

6. 팀 운영 개선 방안 논의하기

마지막 순서로, 팀원들이 다 같이 모인 김에 팀 운영에 대한 건의 사항도 논의한다.

이것으로 팀 연간 운영 계획 회의를 마무리한다. 논의를 진행해보면 알겠지만 생각보다 에너지가 많이 소모된다. 하루 종일 새로운 것에 대해 생각하는 일은 생각보다 쉽지 않다. 따라서 너무 늦은 시각까지 진행되지 않도록 유의하자. 회사 정책이 허락한다면 8시간을 다 쓰지 말고, 7시간 정도를 진행하고 마치는 것이 이상적이다.

[3단계] 회의 내용 정리 및 보고하기

이제 논의한 내용을 잘 정리하면 된다. 팀원들과 논의한 내용을 바탕으로 정리하고, 빈 부분은 팀장의 의견을 넣어 작성한다. R&R 부분도 이때 확정하면 된다. 확정한 후에는 팀원들과 간단하게 공유하는 시간을 갖거나 이메일로 공유한다.

이후에는 팀원들과 함께 팀 운영 계획을 담당 임원에게 보고한다. 담당 임원이 지시하지 않았더라도 따로 자리를 마련해서 보고하는 편이 좋다. 보고하라고 하지도 않았는데, 알아서 운영 계획을 가져오는 팀장은 상호 간의 신뢰가 두터워질 수밖에 없다. 

보고할 때는 가능하면 팀원들과 함께 참석하자. 여기에는 크게 두 가지 목적이 있다.

• 첫째, 담당 임원의 피드백을 팀원들이 직접 듣게 하기 위해
• 둘째, 팀 논의를 거쳐 모두가 함께 만들어낸 결과물이라는 사실을 전달하기 위해

이 과정에서 팀원들 역시 연간 운영 계획이 '팀장 것'이 아니라 '팀원 모두의 것'으로 받아들이게 된다. 

이제 가장 중요한 '실행'만이 남았다. 좋은 계획을 세웠으면 이를 달성하기 위해 실행에 매진하자. 매월 '성과의 대화'*를 통해 각 팀원들의 진척도를 파악하고, 도와줄 일이 없는지 점검하자. 

* '성과의 대화'에 관한 자세한 내용은 저자의 또 다른 아티클 <강한팀을 이끄는 팀장이 갖춰야 할 필수 스킬>에서 '한 달에 한번씩 성과 점검하기' 파트를 참고하세요.

또한 분기별로 전체 업무를 점검하는 시간을 갖자. 물론 1년 치 계획을 미리 세웠지만 상황은 매달 바뀌기 마련이다. 따라서 적어도 분기별로 점검할 필요가 있다. 점검할 포인트는 다음과 같다.

• 팀 미션 돌아보기
• 지난 분기 업무 돌아보기: 기 진행한 프로젝트 중에서 팀원 모두가 자세하게 공유 받지 못했던 업무가 있다면 이 기회를 이용해 결과물을 발표하는 것도 좋다.
• 다음 분기 업무 계획하기

시간 여유가 있다면 팀장 혹은 외부 강사의 간단한 강연이나 팀원 분석 활동(MBTI, 애니어그램) 등을 추가해도 된다.

'연간 운영 계획 회의'는 방향을 설정하는 시간

리더의 역할은 나무와 숲을 줌인, 줌아웃으로 기민하게 오가는 것이 아닐까 싶다. 팀장이라면 나무와 숲, 둘 다를 잘 챙겨야 한다. 평소에는 팀원들과 나무 하나하나를 잘 심고 가꾸는 일에 집중하고, 적어도 분기별로 한 번씩은 팀원들과 함께 숲을 조망하는 시간도 가져야 한다. 우리가 함께 탄 배가 제대로 된 방향으로 가고 있는지 나침반을 점검하는 것이다.

이게 가능하려면 연간 운영 계획 회의를 통해 '나아갈 방향'을 함께 정해야 한다. 이 논의를 통해 여러분의 팀원들이 한마음 한뜻으로 같은 방향을 향해 달릴 수 있기를 응원한다.