업무 계획을 놓치지 않고 잘 해내는 방법
※ [회사 막내로 살아남기 시즌2] 시리즈의 콘텐츠입니다 ※
이 글은 이런 분들에게 추천드려요
- 실질적인 업무 계획을 세우는 것이 어려운 1~2년 차 주니어: 어떻게 시간을 활용해야 할지 막막하고, 막상 계획을 세워도 예상치 못하게 치고 들어오는 일 때문에 플랜이 다 무너져내린 적 있으셨나요? 신입사원으로서 어떻게 하루를 기획해야 할지 알려드릴게요.
- 계획은 그런대로 잘 세웠는데 생각지 못한 부분으로 고생한 적 있는 막내: 내 계획은 완벽했는데, 상사의 일정을 고려하지 못해 제때 피드백을 받지 못한 적 있으신가요? 막내로서 '진짜' 플랜을 짤 수 있는 노하우를 알려드릴게요.
모든 업무엔 기한이라는 게 존재해. 기한에 늦어도 퀄리티를 높이는 게 맞는가 혹은 퀄리티가 좀 떨어지더라도 기한에 맞춰야 하는가 선택해야 한다면 언제나 후자를 택해야 해. 아무리 좋은 내용도 데드라인을 맞추지 못하면 검토할 가치가 떨어지기 마련이니까. 그래서 업무 계획은 정말 중요한 일이라고 할 수 있어.
여기서 계획이라 함은 단순히 A부터 C까지 할 일을 순서대로 나열하는 게 아니라 다음과 같은 것들을 객관적으로 파악해서 계획이 유효할 수 있도록 설계하는 거야.
- 내가 실질적으로 이 일을 하는 데 얼마의 시간이 걸리는지
- 현실적으로 소화할 수 있는지
- 어떤 시간대에 내 집중도가 높은지(낮은지)
이번 아티클은 막내로서 업무 계획을 세울 때 고려해야 하는 사소하지만 중요한 점들을 알려주고자 준비했어. 이 글이 각자의 업무 일지를 개선하는 데 도움이 되길 바랄게. 노션 템플릿을 활용해 나만의 계획표를 만드는 방법도 정리해뒀으니 참고!
저자 김희준
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'진짜' 시간을 확보하라
일반적으로 계획을 세울 때, 데드라인을 고려해 '할 일 목록(to do list)'을 작성하지. 맞는 방법이긴 하지만 막내에겐 리스크가 있어. 막내는 하루에 갑작스럽게 생겨나는 잡무가 상사보다 훨씬 많고, 여러 상황상 업무 환경과 시간을 통제하기가 어렵기 때문이야.
또한, 어떤 일을 하는 데 어느 정도의 시간이 소요될지 생각하는 것과 실제로 실행하는 데 차이도 큰 편이지. 예를 들어 나는 이틀이면 자료조사를 끝낼 수 있을 거라 생각했지만 다 못할 수도 있거든.
그래서 신입일 때는 그 업무를 수행하는 데 걸리는 시간을 파악하고 계획을 세우는 게 중요해. 실제 소요 시간을 고려해 계획을 세우면 해당 업무를 정해진 시간 내에 완료할 가능성이 높고, 변수도 줄일 수 있기 때문이야. 매일 세운 계획이 흐트러지는 사람이라면 더더욱, 시간이 걸리더라도 자신이 처한 상황을 잘 파악해서 유효한 전략을 찾아가는 일이 필요해.
업무에 소요되는 시간 파악하기
'2시간 동안 C 업무 해야지'가 아니라 'C 업무를 하는 데 얼마의 시간이 드는지' 먼저 확인하자. 막내 때는 일하는 데 얼마나 시간이 걸리는지 감이 없을 수 있어. 실제로 생각한 것보다 더 많이 들 수도, 생각보다 적게 들 수도 있어. 그렇기 때문에 다른 사람들을 똑같이 따라 하기보다 자신을 객관적으로 파악해서 시간을 설계해야 해.
[예시] C 초안 작성 업무의 시간 파악하기
시작: 오전 10시 30분
마침: 오후 2시
(점심시간, 기타 잡무 시간 제외 총 집중 소요 시간: 1시간 30분)
이런 식으로 업무를 시작할 때 시작 시간을 체크하고, 끝날 때 마침 시간을 확인한 후 중간에 다른 일 때문에 소요된 시간은 없는지 빠짐없이 기록하는 게 핵심이야. 이렇게 하면 진짜로 일에 집중한 시간을 알게 돼서 다음에 비슷한 업무를 할 때 참고해 시간을 계획할 수 있어.
유연하게 일할 수 있게 업무 사이에 시간적 여유를 두자
오전 9~12시에 집중해서 할 수 있는 중요한 일을 할 일 목록에 적어두었다고 하자. 그걸 온전히 할 수 있는 날을 꼽자면? 그렇게 많지는 않을 거야.