태스크 매니지먼트: 누가, 언제, 어떻게

Editor's Comment

- 본 콘텐츠는 2019년 9월에 발간된 <카이젠 저니>의 본문 내용을 큐레이터의 시선으로 발췌하여 구성하였습니다.

태스크(task)란 일의 최소 단위를 말한다. 상황이 바쁘게 돌아가면 자신에게 얼마만큼의 태스크가 있는지조차 모르는 경우가 많으므로 가장 먼저 태스크를 '가시화'해야 한다.

 

추천하는 방법은 포스트잇 한 장에 태스크를 하나씩 적는 것이다. 이 방법을 사용하면 태스크를 한눈에 볼 수 있을 뿐만 아니라 다른 사람들도 함께 볼 수 있다. 업무 공간이 물리적으로 떨어져 있는 경우에는 다소 한계가 있겠지만, 그렇지 않다면 시선이 자주 가는 장소에 포스트잇을 붙여 두는 이 방법이 좋다.

 

시선을 유도할 때는 포스트잇의 색상을 고려하자. 태스크의 종류나 업무 의뢰자를 기준으로 어느 정도 그룹화해 두고, 이에 따라 포스트잇의 색을 바꿔 주면 어떤 종류의 의뢰가 있는지 한눈에 알 수 있다.

 

또한 태스크를 기록할 때는 'OO 처리'보다 'OO 처리를 프로그래밍한다'와 같이 명사와 동사를 결합한 형태를 사용하는 것이 훨씬 알아보기 쉽다. 명사로 끝나면 무엇을 해야 하는지 알 수 없는 경우가 있기 때문이다.

 

태스크 정보: 누가, 언제, 어떻게

태스크와 관련된 정보로는 다음과 같은 것을 꼽을 수 있다.

  • 누가 의뢰한 것인가?

이것에 따라 의뢰한 측에서 무엇을 기대하고 있는지가 달라진다. 태스크를 직접 의뢰한 당사자만을 고려해서는 안 된다. 의뢰한 사람 외에 '의뢰한 사람에게 의뢰한 또 다른 사람'이 있을 수도 있기 때문이다. 제3의 요청자가 무엇을 기대하는지 파악하지 못하게 됨으로써 결과적으로 '이건 아닙니다'와 같은 상황을 만나게 될 수도 있다.

 

그렇다고 해서 일일이 '의뢰한 또 다른 사람'이 누구이고, 그가 무엇을 원하고 있는지 확인하는 것은 매우 비생산적이므로 어떤 상태가 되면 '일이 완료됐다'고 할 수 있는지를 정확하게 정해서 업무를 주고받는 것이 좋다.

  • 다음에는 누구에게 전달하는가?

그 후엔 '의뢰하는 사람'의 입장에서 해당 태스크를 이어받을 사람을 생각해야 한다. 태스크를 이어받을 사람이 어떤 상황에서 전달받기를 기대하는지 명확하게 정하는 것이 효율적이다.

  • 기한은 언제까지인가? 작업 시간이 얼마나 소요되는가?