상태를 시각화한다

Editor's Comment

- 본 콘텐츠는 2019년 9월에 발간된 <카이젠 저니>의 본문 내용을 큐레이터의 시선으로 발췌하여 구성하였습니다.

"일이 보다 잘되도록 하기 위해서는 대체 무엇부터 시작하는 것이 좋습니까?"라는 질문을 많이 받는다. 그때마다 태스크 매니지먼트(task management), 태스크 보드(task board), 아침 회의(morning meeting), 회고(retrospective)를 추천한다.

 

이 네 가지를 권장하는 이유는 업무 개선의 첫걸음은 현재 상태를 시각화하는 것이기 때문이다. 상태의 좋고 나쁨을 판단할 수 없는 상황, 문제에 손댈 수조차 없는 상황에서는 효과를 기대하기 어렵다.

위의 네 가지 프랙티스는 각각 독립적으로 시작할 수도 있지만, 서로 관련돼 있으므로 네 가지를 동시에 수행하면 더 큰 효과를 얻을 수 있다. 각 프랙티스에 대해서는 다음 챕터에서 차차 설명할 것이므로 여기서는 간략히 소개하겠다.

 

1. 태스크 매니지먼트

일을 할 때는 해당 업무의 배경이나 목적을 먼저 이해한 후에 시작하는 것이 좋다. 목적을 모르면 업무를 진행하더라도 아무런 소용이 없다.

 

목적을 명확히 해두면 목적을 달성하기 위한 절차나 스킬이 부족하다는 것을 쉽게 알아챌 수 있다. 그리고 빨리 알아챌수록 더 신속하게 대응할 수 있다. '잘되지 않는 요소'들을 빠르게 식별하는 것 역시 '태스크 매니지먼트'의 중요한 관점이다.

 

업무 규모가 커지면 태스크 분할을 고려하는 것이 좋다. 태스크를 작은 크기의 독립된 형태로 만들수록 완료 가능한 상태를 쉽게 추정할 수 있다.

 

태스크의 규모를 추정할 수 있다면 그 기간을 근거로 무엇부터 시작해서 어떤 순서로 진행하는 것이 좋을지 계획할 수 있다. 계획을 세우면 리소스 부족이나 일정에 관련된 문제 역시 명확해진다. 무엇부터 손대야 할지 자연스럽게 알게 될 것이다.

 

2. 태스크 보드

'태스크 보드'는 수립한 계획 내용을 시각화한 것이다. 보드에 태스크 상태에 해당하는 단계를 만들어 태스크의 상태가 보이도록 한다. 아무리 멋진 계획을 세웠다 하더라도 그 계획의 실행 상태가 보이지 않으면 태스크를 완료할 수 없을 것이다.

 

태스크를 시각화하면 얼마나 많은 태스크가 남아 있는지, 각 태스크가 어떤 상태에 있는지 한눈에 알 수 있게 된다. 쉽게 이해할 수 있으므로 뭔가를 식별하기도 쉽다. 문제를 신속하게 발견하고 빠르게 대응할 수 있게 된다. 이를 위해서는 변화를 보드에 매일매일 반영하는 것이 매우 중요하다.

 

3. 아침 회의