회의만 하고 실행 안 하는 팀을 바꾼 회의록 운영 공식(주간 회의록 템플릿 제공)

매주 회의를 하는데 팀이 움직이지 않는다

월요일이 되면 주간 회의를 하느라 모두가 바쁩니다. 업무 진행사항을 들어보니 몇 가지 이슈도 있고, 논의할 거리도 많습니다. 데이터도 보면서 의견을 나누다 보니 1시간이 턱없이 짧기만 합니다. 회의는 후다닥 급하게 끝났고 무언가 열심히 얘기한 것 같은데, 정리는 안 됐고 누가 무엇을 언제까지 할 지는 아무도 확신하지 못한 채 한 주가 흘러갑니다.

💁‍♂️ 이런 상황, 혹시 익숙하지 않으신가요?

• 회의 시간에는 고개를 끄덕이던 팀원들이 막상 다음 주가 되면 또 같은 이슈를 들고 와요
• 누구의 책임인지 애매한 과업은 계속 쌓이고, 회의록은 남기지만 아무도 다시 열어보지 않아요
• 어느새 주간 회의는 그저 보고를 위한 보고처럼 느껴지는 것 같아요

5시간짜리 회의, 그만큼의 가치가 있었나요?

1시간짜리 주간 회의에 팀원 5명이 모이면, 사실상 5시간짜리 회의입니다. (팀원 수에 따라 10시간짜리 회의일 수도 있겠죠.) 회의 하나에 이만큼의 리소스를 쓰고도 결과가 없으면, 조직 전체가 리소스를 낭비하는 셈입니다.

주간 회의는 단순한 공유 자리가 아니라, 한 주간의 실적을 점검하고 다음 액션을 설계하는 중요한 기점입니다. 말로만 지나치는 회의 대신, 각자 '이제 뭘 해야할지' 분명히 이해하고 스스로 움직이도록 이끌어가는 구조적 장치입니다.

저는 주간 회의 방식부터 바꿨습니다. 새로운 조직에 합류했을 때, 저는 회의 안건이나 시스템부터 건드리지 않았습니다. 대신 기존의 회의록 구조를 완전히 갈아엎었습니다. 그 변화 하나만으로도 팀의 움직임이 달라졌습니다. 액션이 남고, 논의의 결론이 생기고, 회의가 이번 주의 출발선이 되었습니다.