왜 비즈니스 문서에 도해형 그림 표현이 중요할까?

💡 10분 안에 이런 내용을 알려드려요!

  • 시간이 오래 걸리고 부담스러운 보고용 자료 장표 만들기를 쉽게 하는 방법
  • 복잡한 비즈니스 문장을 단순화해서 한 장의 그림으로 쉽게 표현하는 방법
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저자  강석태

「아이디어기획의 정석」 저자 || 비즈니스 전문코치 || 비즈니스 모델 >프로필 더 보기

내 기획서가 무엇을 말하려는 건지 도통 이해가 안 된다고?

난 이렇게 보고하지 않았는데 왜 저렇게 이해하고 있지?

시킨 대로 만들었는데 왜 뜯어고치지? 이럴거면 대체 왜 시킨 거야?

이런 불평해 보신 적 있나요? 기획서가 이해되지 않는다는 이유로 반려되는 일은 직장에서 다반사로 일어나는 일이죠. 무엇이 잘못되었는지 친절하게 알려주는 직장 상사도 드뭅니다. 저도 주니어 때 그런 경험이 많았습니다.

 

아이디어 기획, 이슈 해결 방안, 그리고 비즈니스 현황을 문장만으로 완벽하게 표현하고 소통할 수 있다면 얼마나 좋을까요? 안타깝게도 대다수는 그럴 수가 없습니다. 주니어로서 비즈니스 문서를 만드는 것은 부담스럽고, 제대로 알려주는 직장 상사도 없으니 문서 작업과 보고는 모두 기피하고 싶을 것입니다.

 

그럼에도 여러분이 인정받기 위해서는 비즈니스 문서를 잘 만들어야 하며 문서를 기반으로 소통할 줄 알아야 합니다. 소통을 잘하는 동료가 인정받는 사례는 주변에서 쉽게 찾아볼 수 있습니다. 직장에서 일을 통해 인정받는다는 것은 승진, 연봉, 그리고 직장에 대한 심리적 만족감에 크게 영향을 끼칩니다. 비즈니스 문서를 만드는 기본기만 다져도 동료들과 어깨를 나란히 할 수 있습니다. 

 

비즈니스 문서의 기본기란 바로 도해형 그림 표현입니다. 비즈니스 문서를 만들 때 글에만 의존하지 말고, 보고를 할 때 말에만 의존하지 마세요. 비즈니스 상황을 말과 글로만 표현하는 것은 한계가 있습니다. 말과 글을 그림으로 정확하게 표현해야 합니다.

 

여러분의 생각을 그림으로 표현하고 그림으로 설명할 수 있게 되면 정확하고 빠른 소통을 할 수 있게 됩니다. 틈나는 대로 비즈니스 문서를 그림으로 표현하는 능력을 키우세요. 분명 소통 역량에 대해 인정받을 것이며 일잘러로 거듭날 수 있습니다.

 

도해형 그림 표현의 장점

도해형 그림 표현은 생각 정리, 내용 표현, 문서 이해 관점에서 강력한 장점을 가지고 있습니다.

문장을 나열한 보고서보다 그림으로 표현한 보고서는 중복된 객체나 객체 간 관계를 직관적으로 이해하기 쉽게 합니다. ©강석태

1. 생각 정리: 복잡한 내용을 단순화하여 생각을 명료하게 정리할 수 있어요. 

'도대체 당신 생각이 뭐야?'라는 말을 들었을 때 당혹했던 기억이 납니다. 비즈니스 문서를 만들 때 늘 시간과 자료는 부족합니다. 특히, 갑작스러운 보고 요청이나 촉박한 제안서 작성 일정이 잡히면 마음이 다급해질 수밖에 없습니다. 하지만 참고할 만한 문서 템플릿조차 마땅치 않아, 결국 여기저기서 찾은 자료를 짜깁기하듯 채워 넣게 됩니다. 수많은 자료와 데이터를 보면서 생각을 정리해야 하지만, 쉬운 일이 아닙니다. 

 

비즈니스 문서가 아무리 화려해도 여러분의 생각과 제안이 없으면 쓸모없는 문서와 보고가 됩니다. 문서를 만들기 전에 여러분의 머릿속에는 전체 내용 구조와 스토리가 한눈에 들어와야 합니다. 도해형 그림 표현은 전체를 한눈에 볼 수 있게 도와줍니다.

 

2. 내용 표현: 중복과 누락을 줄이기 쉬워요.

'MECE*'라는 말을 들어보셨나요? 비즈니스 기획에 있어서 가장 중요한 용어입니다. 누락이나 중복이 없어야 한다는 뜻입니다. 문장을 시각적으로 표현하면 중복과 누락이 어디에서 발생하는지 한눈에 알 수 있습니다. 그림으로 표현하면 객체가 단순해지고 자료에서 도드라져 보입니다.

* Mutually Exclusive Collectively Exhaustive의 약자. 항목들이 상호 배타적이면서 모였을 때는 완전히 전체를 이루는 것을 의미

 

문장에서 객체*를 구분하여 이를 도형 내 객체로 표현하면 중복된 객체들을 줄일 수 있고, 누락된 객체를 찾아내기도 쉽습니다. 마치 문장 내 중복을 줄이려는 것처럼, 그림을 통해 전체 비즈니스 상황을 단순화시킬 수 있습니다. 비즈니스 문서는 문서의 화려함보다 정확도와 간결함이 완성도를 결정한다는 것을 명심해야 합니다. 그림 표현이 화려함을 목적으로 하는 것이 아니라 정확한 전달을 목적으로 한다는 사실을 꼭 기억해 두세요.

* 비즈니스에서 객체란 회사, 조직, 사람, 사물(제품/서비스), IT시스템(디바이스, 서버 등), 장비, 부품, 모듈, 운송 수단, 채널 등을 의미

 

3. 문서 이해: 바쁜 상대방도 빠르게 이해할 수 있어요.

보고서를 읽는 이의 관점에서 만들어야 하는 것은 모두가 잘 알고 있죠. 또한 설득하는 것보다 읽는 이가 스스로 납득이 되는 문서가 좋은 문서입니다. 납득은 문서에 대한 이해에서 시작됩니다. 여러분이 만든 문서는 이해하기 쉬워야 합니다.