상사 앞에만 서면 얼어붙는 당신에게
💡 10분 안에 이런 내용을 알려드려요!
- 글과 말은 다르다: 보고 전문가가 알려주는 매끄럽게 구두 보고하는 법
- 내 상사의 유형에 딱 맞는 보고 방식과 속 시원한 보고 노하우
- 상사의 4가지 유형별 '보고 중 질문' 예시와 답변을 준비하는 팁
저자 오피스마스터
『칭찬받는 기획서는 알고리즘이 다르다』 저자, 기획서 작성법 & 하이브리드 PPT 전문 강사 > 프로필 더 보기
제 강의에는 평소 보고 때문에 스트레스를 많이 받는 분들이 오십니다. 공통적으로 하시는 말씀이 하나 있는데요. 평상시 문서 작성만큼은 누구에게도 뒤지지 않는다고 자부하지만, 이상하게도 팀장에게 보고할 때만 되면 가슴이 콩닥거리고 머릿속이 하얗게 변해 제대로 된 보고를 못 한다는 것입니다.
자신도 괴롭지만, '보고서를 잘 쓰는데, 보고 능력은 떨어지네'라고 동료들이 낮은 평가를 해서 더 힘들어하십니다. 하지만 강의를 통해 보고 노하우를 숙지한 다음부터는 이런 피드백을 전해 주셨습니다.
"강사님, 감사합니다. 보고할 때 무작정 떨리고 답답한 마음이 사라졌어요. 생각한 내용을 말로 명확하게 표현하고 있습니다."
보통 보고 등 말로 하는 업무는 '어떻게든 되겠지' 하고 생각하는 분들이 많습니다. 하지만 절대로 그냥 되는 건 없습니다. 정공법, 연습과 반복만이 여러분의 보고 실력을 키우는 길입니다.
14년간 수많은 보고 업무와 강의 경험을 바탕으로, 좋은 보고의 프로세스를 5개로 정리할 수 있었습니다. 이 아티클을 통해 보고에 필요한 단계별 노하우를 전해드리고자 합니다. 이 아티클을 읽고, 보고 업무에 적용해 보시면 보고 업무가 내게 약점이 아닌 강점이 될 수 있다는 자신감을 얻으실 거예요.
첫째, 상사의 유형부터 파악하기
팀원😩: '왜 팀장님은 내가 얘기하는 내용을 못 알아들을까? 어휴 답답해!'
상사😡: '왜 김 대리는 알아듣지 못하게 보고할까? 아휴 답답해!'
여러분이 잘 만든 보고서나 혹은 자료를 상사에게 보고했는데, 정작 상사가 내용을 잘못 알아들어서 보고 내용이 반려되어 돌아오는 경우가 한 번쯤은 있으실 겁니다. 그리고 그런 상사를 둔 본인의 처지를 한탄하거나 다른 팀으로 이직하면 나의 실력이 빛날 거라고 혼자 정신승리를 하곤 하죠. 하지만 반대로 상사는 여러분의 보고가 뭔 말인지 이해가 안 된다고 답답해할 수도 있습니다.
왜 이런 일이 발생할까요? 대체로 보고받는 상대방 중심이 아니라 작업자 중심으로 보고했기 때문입니다. 내가 아무리 보고를 잘하거나 말을 잘한다고 해도 상대방이 이해하지 못하거나 혹은 설득이 안 되는 보고를 하는 것은 의미 없이 시간만 쓴 꼴이죠. 즉, 좋은 보고는 상대방의 이해에서 출발합니다. 사람마다 성격, 취향 특성이 다르듯 보고받는 자세, 특징들이 다름을 인식해야 합니다.
세분화된 유형으로 나눠 판단할 수도 있겠지만, 그러려면 시간도 많이 걸리기 때문에 우리가 일하면서 자주 마주하는 상사 유형을 2가지로 분류했습니다.
① 독해형(Reader) 상사
보고받기 전 문서를 먼저 읽은 후 작업자에게 보고받는 스타일로, 상사 본인이 내용을 미리 인지하지 못하면 의사 결정이나 판단을 어려워합니다. 그래서 말로 보고를 받기 전 반드시 문서 내용을 확인하고 질문을 던지거나 피드백 내용을 전합니다.
- 문서에 나와 있는 내용의 흐름이나 맥락을 중요하게 생각하기 때문에 두괄식 보고보다는 미괄식 보고가 좀 더 효과적입니다. 모든 보고를 두괄식으로만 해야 한다는 편견이 있지만 꼭 그렇지만은 않습니다. 상사는 여러분이 말하려는 내용을 알고 있기 때문에, 오히려 과정이나 절차가 제대로 됐는지를 확인할 수 있습니다.
- 이런 유형의 상사라면 자료의 근거와 출처가 정확한지, 보고서의 내용이 타 부서에 영향을 미치는지 등 보고서에 포함되지 않은 내용을 고려해 질문을 대비하는 게 좋습니다. 즉, 보고서에 포함된 내용과 더불어 보고서에서 발생할 수 있는 이차적 정보의 확대를 신경 써야 합니다.
