하버드 우등생과 CEO의 시간관리 습관 5가지

성공하는 사람들은 이렇게 시간을 관리합니다

세계적인 인재와 영향력 있는 CEO를 가장 많이 배출하는 미국의 하버드 대학에서 신입생과 MBA 과정 학생들에게 가장 먼저 가르치는 것이 시간 관리라고 한다. 최고의 명문 하버드대가 학생들에게 시간 관리법을 가장 먼저 가르치는 이유는 무엇일까? 목표를 달성하기 위하여 우선순위를 정하고 효율적으로 시간을 관리하는 능력은 하버드에서도 반드시 갖춰야 할 필수 덕목이기 때문이다. 

여기 하버드생들의 공부 비법을 소개한 인터뷰 기사를 한번 들여다보자. 우리나라 초대 국립생태원장을 지낸 최재천 이화여대 석좌교수가 한 언론과의 인터뷰에서 미국 하버드대학교 학생들, 그중에서도 우등생들의 공부 비법을 전한 바 있다. 인터뷰에 따르면, 하버드대에서 공부하던 시절 최 교수는 기숙사 사감으로 일하며 학생들을 가까이서 지켜볼 기회가 있었다고 한다. 

평소에는 설렁설렁 노는 것 같은데 성적이 기가 막히게 좋은 이들을 특히 눈여겨보았다고 한다. 그러다가 겉으로는 잘 드러나지 않는 그들만의 공부 비법을 발견했는데, 비결은 다름 아닌 '예정보다 열흘 먼저 해치우기'였다. 하버드의 우등생들은 읽어야 하는 책, 제출해야 하는 에세이, 발표해야 할 자료가 있다면 이를 열흘 앞서 미리 해 놓더라는 것이다. 필자는 인터뷰 기사를 접하고 마음속으로 유레카를 외쳤다.

15년 동안 국내외 최고경영자들의 비서로 일하며 조직 내 리더들의 일하는 모습을 가까이서 지켜보고 수많은 이들의 일 습관을 분석하고 컨설팅한 경험을 통해 직관적으로 알았다. 하버드 우등생들의 공부 비법이 바로 일 잘하는 사람들의 일 습관과 같다는 사실을 말이다. 

그들은 그저 '무조건 열심히', 또는 '종일 분주하게' 일만 하는 사람들이 아니었다. 마감일에 앞서 일을 처리한 이후 살피고 다듬는 시간을 중요하게 여겼다. 시간을 효율적으로 활용하였기에 한결 여유 있어 보였으며, 한 발짝 앞서 주도적으로 움직이며 의미 있는 성과를 거두고 열매를 맺었다.

이들은 어떻게 시간을 관리하는 걸까? 일 잘하는 사람들의 특별한 일 습관 5가지를 들여다보자.

하나. 마감일이 아닌 일의 흐름과 결과에 집중한다

"마감을 지키는 것도 중요하지만, 일을 제대로 해야죠!"

전략팀의 S 씨는 오늘도 팀장에게 한소리 들었다. 예정된 마감일을 지켜 보고했으나 내용이 불충분하다는 지적을 받았다. 정해진 마감일에 결과물을 냈음에도 시간이 중요하지 않다는 말을 들으니 당황스러웠다. 결과물의 질이 중요한 것은 알지만 그만큼 충분한 시간을 주었는지 반문하고 싶어졌다.

S 씨처럼 무조건 마감일을 맞추려는 태도는 수동형 직원의 전형적인 일 습관이다. 수동형 직원은 마감일을 기준에 두고 버려지는 시간이 없도록 빼곡히 일정을 적은 후 계획해 놓은 일들을 정해진 시간 동안 모두 해내기 위해 노력한다. 정해 놓은 일정대로 시간 안에서 움직이기만 하는 것이다.

반면, 일머리가 있는 사람은 좀 다르다. 업무 일정을 체크하는 모습은 얼핏 비슷해 보이지만, 이들은 업무의 초점을 마감일이 아닌 일의 흐름과 결과에 둔다. 여유롭게 마감일을 정해 두어도 막상 일을 시작해 보면 예상보다 시간이 더 필요한 경우가 더러 있다. 이럴 때 일머리 있는 사람이라면 더 나은 결과를 위해 남은 시간을 확인하고 현재 상황에서 가능한 업무 순서를 재조정하여 시간을 확보하는 유연성을 발휘한다.

만약 기한 연장이 필요하다고 판단하면 관계자에게 상황을 설명하고 일정 조정을 제안한다. 마감일 맞추기에만 급급하다가 결과에 문제가 생기는 것을 막기 위해서다. 일정을 조정할 때도 무조건 상대가 요구하는 일정으로 맞추기보다 본인이 처리 가능한 일정을 역으로 제안한다.

때로는 기한에 맞추기 위해 위임할 업무를 선별하여 도움을 청하기도 한다. 일의 진행 흐름을 바라보며 필요한 사항을 전반적으로 검토한 후, 상황에 따라 시간과 업무를 자유자재로 조율하는 것이다.

예를 들어보자. 영업팀 L 과장은 2주 후에 있을 신제품 기획 회의에 제출할 아이디어 구상을 위해 하루 일정을 비워 놓았다. 하지만 오전 내내 집중이 되지 않았다. 회의 일정은 2주 뒤로 여유가 좀 있는 편이었지만, 진척 없이 시간만 야속하게 흐르는 상황이었다.

다른 일마저 밀릴 것 같아 우선 다음 날 일정 중 가볍게 해결할 수 있는 일들을 하나씩 앞당겨 하기 시작했다. 하루 치 업무를 앞당겨 거의 해냈을 무렵 갑자기 기획 아이디어가 떠오르기 시작했다. 퇴근 시간이 다가오고 있었지만 우선 메모를 해두었다.

다음 날 출근하여 L 과장은 전날 적어 둔 메모를 정리하여 신제품 기획 제안서를 만들었다. 남은 기간은 이 제안서 초안을 재검토하며 완성도 있게 다듬기만 하면 되었다. 만약 L 과장이 계획한 일정대로만 처리하려 했다면 결과는 어땠을까? 만족스럽지 못한 제안서를 쓰거나 다음 날까지 작업이 이어져 다른 업무를 미뤄야 하는 불상사가 생겼을 것이다.

L 과장의 일하는 방식은 '예정보다 열흘 먼저 해치우기' 방식과 매우 유사하다. 그는 시간을 유연하게 조정하고, 검토할 시간 여유를 충분히 확보하면서 스트레스를 받지 않고 효과적으로 일을 처리했다. 

기업 CEO의 업무 처리 방식도 이와 비슷한 패턴을 보인다. 최고경영자는 전반적인 흐름을 읽고 필요한 경우 직접 조율하며 일을 진행한다. 그렇기에 중요한 사안일수록 예정보다 앞당겨 일을 처리하고, 검토하고 심사숙고하는 여유 시간을 충분히 가진다. 일과 시간의 주도권을 가지고 더 나은 선택을 하기 위한 CEO의 방책이다.

시간상 어쩔 수 없다고 말하는 것은 일의 주도권이 내게 없음을 인정하는 일이다. 하루 일정 하나하나에만 집중하다 보면 전체적인 방향성을 잃기 쉽다. 이 습관은 결국 시간의 주도권을 나에게 되돌려주는 일이다.

둘. 하루를 상상한다

Y 팀장은 개인으로서만이 아니라 팀으로서도 항상 목표 이상의 성과를 올리는, 일 잘하기로 소문난 리더다. 그는 이 자리에서 팀장이 되기 전인 신입 때부터 자신이 목표를 달성하기 위해 꾸준히 실천해온 습관 한 가지를 공유했다.