15년 경력 제안 전문가의 공공제안서 작성 가이드

수주를 부르는 공공제안서 작성 노하우

해본 사람들은 알겠지만, 제안 작업은 꽤 힘들다. 누구나 자기가 하는 일이 가장 힘들다고 말하겠지만, 제안 작업은 속한 산업군이 무엇이든 주위에서 인정할 만큼 고된 업무다. 야근과 밤샘을 밥 먹듯 하며 노력한 결과 프로젝트를 수주하면 기분이 좋지만 실주, 즉 발주에서 탈락하기라도 하면 초상집을 방불케 하는 분위기를 느낄 수 있다. 

제안 업무가 힘든 또 다른 이유는 업무 자체가 복잡하고 전문성을 요하기 때문이다. 제품이나 솔루션을 소개하는 형식의 비교적 간편한 제안서를 제외하고, 많은 경우 제안서는 고객의 요구 사항이 있고 이를 충족시키기 위한 방안을 구체적으로 문서화해 정해진 날짜까지 전달해야 한다.

이 과정에서 제안의 핵심인 전략 수립부터 수행 방안, 일정, 자원과 인력 투입, 프로젝트 관리 등 세세한 부분까지를 문서에 명시해야 한다. 이처럼 제안 과정에는 어느 하나 소홀히 할 수 없는 업무들이 수두룩하다. 

이렇게 힘든 작업이기에, 제안 담당자라면 누구든 승률을 높이는 법을 알고 싶어한다. 하지만 제안 작업을 할 때 선배에게 "어떻게 하면 제안서를 잘 쓸 수 있죠?"라고 물어봐도 대부분 "카피 앤 페이스트만 잘하면 돼"라거나 "그냥 많이 써보는 수밖에 없어"라고 대답할 것이다. 아마 제안 작업을 많이 해본 사람들 대부분이 처음에는 카피 앤 페이스트로 시작해서 무작정 부딪히면서 일을 해왔기 때문일 것이다. 나도 그랬다. 

하지만 원칙을 알고 시작하면 확실히 업무가 쉬워지고 수주 가능성도 월등히 높아진다. 나는 이 책에서 15년에 걸쳐 터득한 제안서 작성 방법을 나누고자 한다. 자, 이제부터 함께 시작해보자. 

사전영업에서는 어떤 정보를 파악해야 할까?

사전영업 활동을 통해 제안과 관련된 정확한 정보를 최대한 많이 얻어내야 한다. 영업이라고 하면 흔히 고객과 함께 밥 먹고, 술 마시고, 골프 치는 접대를 떠올릴 수도 있겠다. 그러나 고객과의 친밀도는 수주 성공을 보장해주지 않는다. 

오로지 정확한 정보를 바탕으로 한 제안 전략과 사업 성공을 확신할 수 있도록 해주는 제안 내용이야말로 사업 수주를 위한 확실한 길이다. 어떤 정보를 사전엔 수집해야 하는지 알아보자.

(1) 고객사가 속한 산업 카테고리

산업 카테고리는 우리 회사 내에서 공통으로 정의된 분류를 사용해야 한다. 예를 들어, "정부/공공 부문인 행정안전부의 대통령기록물 관리시스템 사업이 공고될 예정입니다"라는 식으로  '정부/공공', '금융', '일반기업-제조' 등 사업별로 분류하고 공유한다. 

고객사의 산업 카테고리를 정의해야 하는 이유는 공공기관이냐 일반 기업이냐, 그리고 일반 기업 중에서도 금융이냐 제조냐 하는 분류에 따라 제안서를 쓰는 방식이 달라지기 때문이다. 

(2) 대상 사업의 규모

사업의 규모를 파악하기 위해 고객사에서 예산을 얼마나 책정했는지, 이번 사업에서 우리 회사는 예상 매출액을 얼마로 계획하고 있는지를 파악해야 한다. 공공사업의 경우 제안요청서에 사업 예산이 정확하게 명시되어 있지만, 일반 기업에서는 예산 규모를 밝히지 않는 경우가 더 많다.

이런 경우는 사전영업을 통해서 정보를 얻을 수밖에 없다. 예산 규모가 중요한 이유는 제안 작업에 어느 정도의 자원을 투입해야 하는지 결정하기 위해서다. 수주 총액을 고려했을 때 상대적으로 더 중요한 제안 건이 있다면, 과감히 포기하고 다른 곳에 집중하는 것이 나을 때도 있다. 이런 결정을 하기 위해 필요한 정보인 것이다. 

(3) 의사결정자 정보