일이 되게 하는 메일의 특징: 정확하고 집요하되, 정중하고 솔직하다

💡 10분 안에 이런 걸 알려드려요!

  • 오늘 당장 세일즈, 제휴 등 외부와 협업 업무를 할 때 필요한 메일 작성 가이드
  • 아무도 알려주지 않는 5가지 상황별 실무 팁(ex. 계약서 검토 및 날인 시 주의 사항)
  • 현직자의 노하우가 담긴 🎁메일 템플릿 12종과 응용 방법까지🎁

저자 박주영

네이버와 네이버랩스에서 PO, 사업개발, 사업제휴 팀장 등을 거쳐 현재는 블록체인 스타트업에서 사업을 만들어나가고 있습니다. > 프로필 더 보기

많은 회사에서 직원 간 소통을 위해 사내 메신저 및 다양한 협업 도구를 사용하지만 외부 커뮤니케이션에는 메일을 사용하는 것이 일반적이다. 메일은 고객사, 제휴사와의 협업의 시작점이며, 업무 진척 사항을 확인하고 대면 미팅에서 나온 이야기를 정리하여 문서화하는 공식적인 근거로도 사용된다.

 

이렇게 협업의 궤적이 되는 메일 커뮤니케이션을 잘하는 방법을 예시를 들어 설명하려고 한다. 고객사·제휴사와의 협업의 다섯 단계별로, 메일을 작성할 때 유의해야 할 포인트를 정리하고, 업무에 바로 적용할 수 있는 상황별 메일 템플릿(12종)도 공유한다.

  • 제안을 위해 처음 보내는 콜드 메일 (1종)
  • 미팅 후 후속 논의를 이끌어내기 위한 메일 (4종)
  • 계약서나 협약서를 주고받으며 협의를 진행할 때의 메일 (2종)
  • 협업이 무산될 때의 메일 (4종)
  • 협업이 완료되어 감사 인사를 전할 때의 메일 (1종)

이 외에도 새로운 상황이 있을 것이고, 상대의 반응은 모두 다를 것이다. 또한 낯설고 대하기 어려운 고객사·제휴사 대상의 메일링이 익숙지 않을 수 있다. 하지만 내부든 외부든 수신인은 다 맡은 업무를 해결해야만 하는 사람들이다. 모두 같은 목표를 이루기 위해 노력하는 것이니 정확하고 정중하게, 때로는 솔직하게 메세지를 전한다면 원하는 결과를 얻을 수 있을 것이다.

 

최초 콜드 메일 템플릿

이전 아티클*에서 소개했듯이 최초 콜드 메일 작성은 가장 어렵지만 중요한 일이다. 회신율을 높이기 위한 몇 가지 요소를 잘 챙겨서 작성해보자. 

  • 메일을 보내는 내가 누구인지, 어떠한 사람인지, 우리 회사는 무엇에 주력하는 회사인지, 어떠한 성과를 보였는지 등을 담아 나와 회사를 소개하라. 이를 통해 신뢰를 줄 수 있다.
     
  • 소개해준 사람이 있고 그가 자신을 오픈해도 된다고 했고 가까운 사이라면, 소개해준 사람을 거론하는 것이 좋다.
     
  • 제안 내용을 구구절절 서술하기보다 주요 내용들을 불릿 포인트로 뽑아 한눈에 제안 내역이 쉽게 들어올 수 있게 해라. 상대방이 내용을 빠르게 이해할 수 있도록 해야 한다.
     
  • 상대방에게 익숙한 용어와 이미지로 설명해라. 예를 들어 제휴 마케팅이라면, 상대 프로덕트의 서비스에 제휴 화면 이미지를 얹어서 보내면 '익숙한 우리 서비스에 뭘 얹은 거지?'라고 관심 있게 들여다볼 것이다.