예시로 보는 3가지 미팅 유형별 1페이지 작성법

이제는 미팅에 빈손으로 들어가지 마세요

프로젝트가 잘 굴러가지 않고, 미팅 진행도 삐걱거리는 등 온갖 어려움에 허덕이던 어느 날, 문득 큰 깨달음을 얻었다. 입사하고 반년쯤 지났을 때였는데, 어떻게든 미팅을 잘 진행하고 싶은 마음에 말할 내용을 항목별로 서너 줄 정도로 정리한 걸 출력해서 가지고 갔다. 그랬더니 미팅이 이전과 달리 조금 편안하게 진행되는 게 아닌가? 

애당초 나는 무언가를 일목요연하게 정리해 종이에 적는 사람이 아니었다. 그런데 말할 내용을 종이에 적어가니 논의가 다소 수월해지는 경험을 하면서, 한 가지 사실이 보이기 시작했다. 

토론을 하면서 합의가 잘 되지 않을 때는 대개 패턴이 있다는 사실이다. 예를 들면 팀원 각자가 생각하는 프로젝트의 목적이 일치하지 않을 때, 또는 각 팀원이 갖고 있는 정보가 균일하지 않을 때다. 각자 자신들이 분석한 결과를 근거로 무엇을 해야 할지 결정한다면 당연히 결론은 서로 다를 수밖에 없다.

따라서 어떤 식으로 목적과 정보를 통일할지, 눈높이를 맞춰 나갈지가 중요하다. 미팅에서 이를 제대로 실현되도록 도와줄 도구가 있다면 프로젝트는 훨씬 잘 돌아간다. 

이때 참고한 것이 P&G의 사내 메모를 1페이지로 정리하는 습관이었다. P&G에서는 신규 캠페인을 기획할 때, 제안 내용을 1페이지로 정리해서 상사에게 승인을 받는다. 나는 사내 메모를 1페이지로 정리하는 P&G의 습관을 나만의 스타일로 재구성해 보기로 했다. 

1페이지를 만들기 시작하면서부터 미팅의 논의가 건설적으로 진행됐다. 그리고 마침내 '내가 주관하는 미팅은 정해진 시간 안에 건설적인 논의를 하고 프로젝트도 진행 속도도 빠르다'는 기분 좋은 평가를 자주 받게 됐다. 심지어 퇴사 후에도 내가 만든 미팅용 1페이지 양식은 부하 직원과 P&G 사원들 사이에 퍼졌다고 한다. 

미팅 때 1페이지를 작성하는 습관을 들이면, 다음과 같은 4가지 효과를 경험할 수 있다.

첫째, 1페이지가 있으면 서로의 눈높이를 맞출 수 있다

다양한 부서 및 이해관계자가 모여도 프로젝트 리더인 내가 어떤 정보를 기반으로 어떻게 생각하고, 어떻게 하고 싶은지 분명히 전할 수 있다. 게다가 각자가 가진 정보를 공유해 눈높이를 맞추는 덕분에 논점이 어긋날 일도 없다.

내 의견이 옳은지 그른지는 차치하고, 적어도 팀 전체가 같은 의식을 공유한 상태에서 "이렇게 하고 싶다"라는 리더의 제안을 중심으로 논의가 진행될 수 있다. 때문에, "그렇다면 이런 선택지도 있다," "영업적으로는 이러이러한 관점을 가지고 이렇게 하고 싶다" 등과 같은 건설적인 의견이 오가게 된다.

둘째, 한정된 시간을 효율적으로 사용할 수 있다

한 장 안에 넥스트 스텝까지 있으니, 시간적 제약과 부담까지 공유하며 논의가 가능하다. 특히 시간이 촉박할 때는 미팅 시작과 동시에 일정을 확인했다. 그러면 모두가 느끼는 위기감이 비슷해져서 오늘 안에 반드시 정해야 한다는 마음으로 집중해서 토론에 참여한다.

셋째, 누구에게나 명확하게 전달할 수 있다

"이러한 이야기를 하려고 합니다", "이런 느낌으로 진행하고자 합니다"라고 명확하게 알리면 논의에 대한 불안감이 해소된다. 그러면 상대도 안심하고 참여할 수 있다.

넷째, 시간 배분에 유용하다