예시와 함께 보는 회의 진행법 : 기획 리뷰, 스크럼, 회고 미팅

프로젝트의 흥망성쇠를 책임지는 회의, 이렇게 준비하세요

기획자에게 회의란 끊어지지 않는 빨간 실 같은 존재다. 지난 아티클에서는 기획자가 주로 진행하는 회의 종류와 그 목적에 대해 살펴보고, 1) 브레인스토밍, 2) 의사결정, 3) 킥오프 회의 진행 방법을 알아봤다. 

하지만 이게 다가 아니다(!) 사실 기획자는 프로젝트를 기획하는 것에 그치지 않고, 실제로 출시되는 단계를 포함해 프로젝트 전반을 관리해야 하기 때문에 훨씬 더 많은 종류의 회의에 참여한다.

그래서 이번 아티클에서는 크게 세 가지 회의를 다룬다.

• 기획자의 회의 중 가장 긴장되는 기획 리뷰
• 프로젝트의 전반적인 진행 상황을 체크하는 스크럼
• 프로젝트의 끝이자, 또 다른 프로젝트의 밑거름이 되는 회고

이번에도 우리가 '2018년의 인스타그램 4년 차 기획자 김쪼렙'이라고 가정하겠다. 우리의 김쪼렙이 이번에는 어떻게 회의를 잘 이끌어나가는지 지켜보자.

그럼 다시, 레드 썬!

기획 리뷰 진행법

개발자에게 코드 리뷰가 있다면, 기획자에게는 기획 리뷰가 있다! 

그런데 생각보다 한국의 실무 상황에 딱 맞는 기획 리뷰 진행법을 찾기가 어렵다. 사실 외국의 레퍼런스도 찾아봤지만, 플랜 프레젠테이션, 프로포절 프레젠테이션, 플랜 리뷰 등은 한국 실무에 딱 맞는 개념은 아니었다. 그래서 이 글에서는 좀 더 한국의 실정에 맞는 기획 리뷰에 대해 이야기해 보고자 한다.

기획 리뷰는, 자신이 기획한 내용을 경영진, 개발자, 디자이너, QA 등 관련 부서에 공유하고, 피드백을 받고, 필요하면 의사결정까지 진행하는 회의를 의미한다. 어쩌면 기획자의 회의 중에서 가장 중요하다고 볼 수 있다. 

• 기획자로서의 역량을 보여줄 수 있는 회의이자
• 다른 사람들 앞에서 왜 이 프로젝트가 중요하고, 꼭 진행해야 하는지 설득하는 회의이기 때문이다.

그만큼 더 긴장되는 자리이기도 하다. 기획자가 리뷰를 잘 진행하지 못하면, 참석자들이 프로젝트의 목적을 잘못 이해하거나, 기획자가 디테일에만 너무 치중해서 다같이 큰 그림을 그리지 못하게 될 수도 있기 때문이다. 참석자들이 프로젝트와 전혀 상관없는 피드백을 주는 일이 없으려면, 기획 리뷰를 준비할 때 앞으로 소개할 내용들을 꼭 체크하도록 하자. 

1. 회의 전 준비사항

1) 문서 준비하기

기획 리뷰 문서는 어떤 시점에 누구에게 리뷰하는지에 따라 그 종류가 달라지는데, 크게 두 가지로 구분할 수 있다.

• 컨셉안 리뷰: 프로젝트를 본격적으로 시작하기 전, 큰 골자만 알면 되는 부서나 경영진에게 이 프로젝트를 왜 해야 하는지 컨센서스를 맞추고, 주 내용이 무엇인지 소개하는 자리다.
  • 컨셉안은 보통 이 기획의 타당성과 필요성에 대해 설득하는 자리라서, 1) 기획 배경과 목적, 2) 예상하는 성과, 3) 주요 서비스 플로우 등을 포함한다.
• 실행안(상세 기획) 리뷰: 상위 기획에 초점을 맞추는 컨셉안 리뷰와는 달리, 프로젝트를 실제로 어떻게 구현할지 초점을 맞추는 리뷰다.
  • 서비스 플로우를 포함해 자세한 화면 설계, Description, 그리고 각종 예외 케이스까지 포함한 실행안 기획서를 리뷰한다.
  • 사실 상세 설계는 '기획자의 문서 작성의 꽃'이라고 불릴 만큼 정말 많은 스킬이 집약되어야 해서 이번 아티클에서는 넘어가도록 하겠다.

2) 문서 미리 첨부하기 & 참여자 초대하기

리뷰의 목적과 함께 기획 리뷰 문서를 첨부한다. 이때 해당 프로젝트를 실제로 진행하게 될 주요 부서는 함께 초대하는 것을 권장한다. 그래야 같은 내용으로 여러 번 회의를 잡는 걸 막을 수 있다.

만약 기획안에 대해 피드백 받고 싶은 주요 내용이 있다면, 혹은 기획서를 작성하면서 생긴 고민이 있다면 미리 회의록에 어떤 부분에 대해 피드백을 받고 싶은지 적어두자. 답변을 해줄 수 있는 담당자가 미리 알아보고 더욱 퀄리티 있는 피드백을 주실 수 있다.