회의 유형별 진행법: 브레인스토밍, 의사결정, 킥오프 회의(feat. 예시)

회의가 산으로 가지 않으려면, 이렇게 준비하세요

기획자, 나아가서 PM의 핵심 업무는 유관부서와의 커뮤니케이션을 통해 서로의 요구사항을 조율해 나가는 것이다. 그래서 기획자에 '회의'란 정말 떼려야 뗄 수가 없는 애증의 관계다.

그렇지만 기획자가 아무런 준비 없이 회의에 참여했다가는 회의의 목적을 달성하기는커녕, 시간이 부족한 채로 회의를 종료하게 될 수도 있다. 특히 주니어 기획자가 회의 주도 역량을 기르지 못하면, 긴장하고 당황한 나머지 회의가 산으로 가기도 한다. 

사실 '회의'는 맡은 업무에 따라 굉장히 다양한 내용으로 진행되는데, 회의 목적에 따라 크게 세 가지, 1) 의사결정 회의, 2) 토의, 3)정보 공유로 나눌 수 있다.

각 회의가 어느 분류에 들어가는지 생각하면, 해당 회의에서 도출해야 하는 결과물 역시 명확해진다. 그렇다면 각 회의에서 어떻게 원하는 결과를 얻을 수 있을까? 각각의 회의에서 좋은 결과를 얻으려면 기획자는 어떻게 회의를 준비해야 할까?

먼저 이번 아티클에서는 기획 단계에서 일반적으로 진행하는 3가지 회의(아이데이션, 킥오프, 의사결정) 유형별 진행법을 소개할 예정이다. 이론을 더 쉽게 이해하고자 우리가 '2018년의 인스타그램 4년 차 기획자 김쪼렙'이라고 가정해보겠다. 참고로 이때는 아직 인스타그램에 스토리를 올리는 기능이 없던 시절이다.

그럼… 레드 썬!

아이데이션 회의 진행법

아이데이션이란 아이디어를 생성하고, 구체화하고, 커뮤니케이션하는 과정을 의미한다. 기획자들도 새롭고 참신한 기획 아이디어를 떠올리기 위해서 브레인스토밍 회의를 한다. 그렇다면 취지에 맞게 아이데이션을 잘 진행하는 방법은 무엇일까?

1. 회의 전 준비사항

1) 아이데이션해야 하는 주제는 늦어도 1~2일 전에 미리 공유하기 
아무리 아이디어뱅크인 사람이라도 주제를 듣자마자 갑자기 좋은 아이디어를 생각해내기 어렵다. 회의 참석자들에게 미리 주제를 알려줘서 여유롭게 생각해볼 수 있는 시간을 주면 좋다.

2) 아이데이션의 목적을 공유하기

아이데이션의 목적이 실행할 수 있는 현실적인 아이디어를 찾는 것인지, 아니면 이전에 시도한 적 없는 신박한 아이디어를 찾는 것인지 미리 말해주는 게 좋다. 이 방향성에 따라 생각하는 결이 완전히 달라질 수 있기 때문이다.

2. 회의 진행 방법

브레인스토밍 기법만 해도 무려 30여 가지나 되지만, 그중한 가지 방식을 예로 들어보자.

1) 아이디어 자유롭게 이야기하기

아이데이션하려는 주제를 공유한 다음, miro나 figma 같은 협업 아이데이션 툴을 사용하여 정해진 시간 내에 익명으로 자유롭게 아이디어를 적는다. 이렇게 일정 시간 동안 아이디어를 기록하면 각 참여자들이 한 주제에 대해 깊게 생각해볼 수 있다. 

예를 들어, 인스타그램 유저들이 아래와 같은 부담감이 늘고 있다고 가정해 보자

인스타그램에는 완벽한 모습만 보여주는 게시글을 올려야 할 것 같아.

유저들의 부담감이 커지면 게시글 양이 줄어들 수 있다. 그래서 이 문제를 해결하기 위해 팀에서 아이데이션을 진행하기로 했다.  

그리고 4년 차 기획자 '쪼렙이'가 이 아이데이션 회의의 진행을 맡았다. 아이데이션 회의는 자유롭게 발언할 수 있는 분위기가 중요한 만큼 너무 진지한 분위기보다는 밝은 톤으로 이야기하는 걸 추천한다.

2) 아이디어 논의 및 비평하기
시간이 종료되면 진행자는 작성자에게 자신의 아이디어를 보충 설명하도록 안내한다. 작성자가 아이디어를 설명할 때, 다른 참여자들은 비판이 아닌, 긍정적인 호응을 해준다. 덧붙일 생각이 있으면 내용을 덧붙여도 좋다.