팀장님, 이 글은 이렇게 활용하세요
📍 어떨 때 필요한가요?
1) 공식적인 공지문 또는 비공식적인 메일을 통해 팀원에게 어떤 사실을 알리고 싶을 때
2) 양식 다운로드 사이트의 글은 너무 딱딱해서 적용하기 어렵다고 느낄 때
📍 어떻게 활용할까요?
1) 이 글의 링크를 카카오톡 내게쓰기, 북마크, 즐겨찾기 등에 저장합니다.
2) 팀원에게 어떤 사실을 알리는 공지문/메일을 작성해야 할 때 이 글을 띄웁니다.
3) Ctrl + F로 필요한 양식을 검색합니다.
🔎 검색 키워드
회식 안내/ 휴가 안내/ 회사 교육 참여 독려 안내/ 타팀 지원 혹은 신규 업무 지원/ 팀 내 승진자 안내
4) 내게 맞게 변형해 사용합니다.
5) 같은 고민을 하고 있는 팀장이 있다면 링크를 공유해줍니다.
📍 팀장을 위한 공지문/메일 양식 시리즈는요
이전 > 팀장을 위한 공지문/메일 양식 1탄 < 아티클을 독자분들께서 많이 읽어주셨는데요. 이에 대한 니즈가 꾸준히 있으신 것 같아 새로운 케이스를 중심으로 한 2탄을 만들어 보았습니다.
📍 어떤 분들에게 도움이 될까요?
이 글은 팀장이 된 지 얼마 되지 않아 작은 상황에서도 고민이 많은 리더 분들이 보시면 좋습니다. 전부가 아니더라도 각자에게 맞는 표현을 줍줍하시면 조금은 편안하게 소통하실 수 있을 거예요. 또한, 꼭 글만이 아니더라도 대화하는 상황에서도 활용할 수도 있으니 참고해 주세요 :)
휴가 일정/조율 안내
👉 이럴 때 활용해보세요
우에 따라 원하는 날짜에 휴가를 가지 못하는 팀원이 있을 수 있죠. 이럴 때 전체 스케줄을 고려해 팀원들간 조율해야 하는 상황이 생길 수 있습니다. 소중한 휴가를 원하는 일정에 활용할 수 없다면 팀원의 기분은 물론 팀 생산성에도 영향을 미칠 수 있습니다. 이를 위해 미리 휴가 일정을 제출하라고 공지해야 할 때, 어떻게 하면 좋을까요?
👉 이 내용은 꼭 담아주세요!
- 구체적인 휴가 일정 가이드라인 (날짜)
- 조율이 필요한 이유
벌써 여름이 다가왔습니다. 우리 팀의 휴가 일정 관련 안내드려요.
A프로젝트가 종료되는 7월 말 이후, 각자 편한 일정으로 휴가 계획을 잡으시면 좋을 것 같습니다.
[휴가 일정 조율 안내]
- 구체적인 휴가 계획이 있는 분들은 팀 캘린더에 0/0까지 표기 부탁드리며, 관련해서 상의가 필요한 내용이 있다면 알려주세요.
- 만약, 프로젝트 종료 전이라 하더라도 어떤 이유로 먼저 쉬는 게 필요하다면 조율 가능하니 편히 상의해 주세요.
잘 쉬는 것도 일을 잘하는 것이라는 글을 읽은 적 있는데요. 편안하게 푹 쉬면서 재충전하는 시간을 모두 가지면 좋겠습니다.
무더운 여름날 음식, 날씨 조심하시고 즐거운 휴가 다녀오시기를 바랍니다.
회식 안내
👉 이럴 때 활용해보세요
회식 참여를 권유할 때 팀원 모두 필참이지만, 팀장은 가기 싫어하는 팀원이 있다는 걸 알고 있는 경우가 종종 있습니다. 이럴 때 어떻게 말하는 것이 좋을까요?
👉 이 내용은 꼭 담아주세요!
- 회식을 하는 이유
- 회식 참석 예정자 (디테일하게는 아니라도, 가늠은 할 수 있을 정도)
- 회식 일정/장소 (미정이면 언제쯤 확정되는지 일정 공유)
어느덧 2023년의 반이 지나가고 있습니다.
올해 상반기는 특히 어려운 상황에서도 팀 여러분들이 어느 때보다 몰입하고 노력하여 매출 상승의 성과를 낼 수 있었습니다.
편하게 이런 결과를 서로 축하하고 다시 한번 파이팅하는 시간을 갖기 위해
전체 팀 회식을 진행하고자 합니다.
가능한 모든 팀원이 참석하여 이야기를 나누면 좋을 것 같아, 아래 일정 가운데 괜찮은 일정에 투표 의견주시면 최대한 맞춰보도록 하겠습니다.
[회식 일정 투표]
- 1) 7/20(목) 오후 6시 ~ 8시 30분
- 2) 7/27(목) 오후 6시 ~ 8시 30분
- 3) 7/28(금) 오후 6시 ~ 8시 30분
공식적인 회식 1차는 약 2시간 30분 내외로 생각하고 있고요. 2차의 경우 원하는 팀원에 한해 자유롭게 진행해주시면 됩니다.
편한 시간대를 이 메일로 (or 메신저 이모지로) 회신주시면 반영하여 최종 확정하겠습니다. 장소는 회사 근처 00 고깃집을 고려하고 있고요, 일정 픽스 시 함께 안내 드리겠습니다.
궁금한 부분이 있다면 편히 알려주시고요. 그럼 다들 회식 때 만나요!
회사 교육 참여 독려
👉 이럴 때 활용해보세요
회사 차원에서 실시한 직무/역량 교육 참여를 권유할 때 자율 참석이지만 가능한 많이 참석하면 좋을 것 같다는 회사 차원에서의 지침이 내려온다면, 어떻게 이야기해야 좋을까요?
👉 이 내용은 꼭 담아주세요!
- 교육의 목적과 대상자 (= 바쁜 우리가 이걸 왜 해야 하는지 설명)
- 교육 일정과 장소
- 미리 준비해야 할 사항이 있는지
다음달, 역량 향상을 위한 마케팅 팀 직무 교육 관련 안내 드립니다.
[A사 직무 교육 안내]
- 목적: 하반기 트렌드 프리뷰 및 신경향 리서치 방법
- 대상: 마케팅팀 전원
- 일시: 8/4(금) 오후 2시 ~ 4시
- 장소: A 대형회의실
- 확인사항
- 참석 시, 별도의 준비물은 없습니다.
- 회사 업무로 인해 부득이하게 불참해야 하는 경우, 8/1(화)까지 저에게 알려주세요.
바쁜데 교육을 꼭 들어야 할까? 하는 생각을 하실 수도 있을 것 같아요.
이런 부분에서 팀장인 저도 고민을 많이 했는데요. 이번엔 팀원분들의 시간을 들여 교육을 들을 필요가 있다고 생각했습니다.
지난 상반기 동안 챗GPT와 같은 새로운 툴이나 스레드처럼 플랫폼이 생기기도 했는데요. 어느 때보다 올해는 변화가 빠르고 크기에 이를 제대로 보고 적응하는 게 중요하다고 생각합니다.
바쁘게 일하다 보면 지금 하는 일에 시야가 좁아질 수 있는데, 이 2시간 동안 만큼은 교육을 들으면서 조금 더 넓게 보고 생각하는 시간을 가져보면 좋겠습니다.
하여, 모두 바쁘시더라도 가능한 참석해주시길 당부드립니다.
타팀 혹은 신규 업무 지원
👉 이럴 때 활용해보세요
조직 차원에서 타팀으로 인력을 재배치해야 하거나 해야만 하는 새로운 업무가 생겼을 때, 원하는 팀원의 지원을 받아 진행하고자 하는 경우 어떻게 이야기하면 좋을까요? 또한 지원자가 아무도 없다면 팀장이 1명을 지정해야 하는데 미리 어떻게 이야기를 해두면 팀원들이 무리되지 않는 선에서 이를 받아들일 수 있을까요?
👉 이 내용은 꼭 담아주세요!
- 조직/신규 업무 조정 이유와 상세 내용
다음 분기, 팀 업무 조정 관련 말씀드립니다.
모두가 열심히 노력해주신 덕에 올해 2분기까지 잘 마무리할 수 있었는데요. 새로운 3분기를 맞아, 팀 차원에서 다음과 같은 조직/업무 변경이 있을 예정입니다.
(조직 변경 예시)
- 마케팅팀 -> 마케팅팀 & 홍보팀 분할
현재의 마케팅팀에서는 사실상 홍보 PR적인 부분까지 케어하고 있었는데요. 3분기를 맞아 홍보에 대한 중요도가 높아지고 그에 따른 업무량 증가가 예상되어 팀을 분할하기로 결정했습니다.
새롭게 만들어지는 홍보팀의 경우, 경력직 리더 & 팀원분들을 채용할 예정인데요. 기존 해오던 업무에 대한 인수인계 및 연속적인 관리를 위해 현재 마케팅팀의 인원 가운데 1명의 서포트가 필요한 상황입니다.
하여, 이에 홍보팀으로 자원할 의사가 있는 팀원이 계시다면, 0/0까지 저에게 개별적으로 알려주세요.
만약, 이달 말까지 별도의 지원자가 없을 경우 한 명의 팀원을 배정하려 합니다. 물론 이때에도 컨디션 등 세부 사항에 대해서는 사전 이야기를 나눌 예정이니 너무 염려하지 않으셔도 괜찮습니다.
결정이 아닌 궁금증도 괜찮으니 편히 물어주시면 답변 드리겠습니다.
팀 내 승진자 안내
👉 이럴 때 활용해보세요
팀 내에 승진하는 팀원이 있을 때, 공고 형식으로 내려오는 별도의 체계가 없다면 팀장 차원에서 다른 팀원들에게 어떤 방식으로 알리면 좋을까요?
👉 이 내용은 꼭 담아주세요!
- 승진자의 새로운 직급
- 승진자의 승진 이유 (지나치게 구체적으로는 아니더라도 가볍게 이야기하는 차원에서)
오늘은 여러분께 알려드릴 기쁜 소식이 있어 안내드립니다.
다음달인 8월부터 A대리가 과장으로 승진합니다.
A대리는 그간 Z프로젝트의 기획부터 실행까지 리드를 맡아 진행해 왔는데요.
Z프로젝트는 팀 차원에서 좋은 성과를 냈고, 무엇보다 과정상 힘든 상황에서도 팀원들을 독려하고 이끌며 끝까지 마무리하는 모습에서 A대리의 책임감을 엿볼 수 있었고 팀에 필요한 든든한 역할을 해 주었다고 생각합니다.
모두 함께 A과장의 승진을 축하해주시길 부탁드리며, 앞으로도 잘 부탁드리겠습니다.
잠깐! 이런 점은 유의해주세요
공지문/메일과 같이 글로 하는 커뮤니케이션의 경우 맥락을 충분히 전달되지 않을 경우 본래의 의도를 오해하는 경우가 종종 있는데요. 팀장을 위한 공지문/메일 양식을 준비하면서 먼저 팀원들이 공감하기 어려운 상황/표현을 살펴 보고자 합니다.
두루뭉술한 표현
ex) 이번 하계 휴가는 여러 컨디션을 고려했을 때 가을로 유예하기로 했습니다. 팀원 여러분의 양해 부탁드립니다. (X)
ex) 이번 하계 휴가는 A프로젝트 진행 건으로 가을로 유예하고자 합니다. 개별적으로 미리 계획한 일정이 있을 수 있을 텐데, 미리 조율하지 못한 점에 대해 양해 부탁드립니다. 그래도 부득이하게 조정이 필요할 경우에는 알려주세요. (O)
상호 불편하고 어려운 이야기도 이유를 이야기하면 그래도 이해할 수 있습니다. 하지만, 이유를 제대로 알려주지 않은 채 어떤 공고가 내려온다면 '왜 이렇게 해야 하지' 라는 생각에 몰입하지 못할 수 있어요. 가능한 솔직하게 커뮤니케이션하는 것이 좋습니다.
사실상 선택권이 없는 강요의 표현
ex) 이번 직무 교육은 팀원 모두의 업무 능력 향상을 위해 계획된 것으로, 필참을 부탁드립니다. (X)
ex) 이번 직무 교육은 팀원 모두의 업무 능력 향상을 위해 계획된 것으로, 필참을 부탁드립니다. 궁금하거나 조율하고 싶은 내용이 있다면 개별적으로 알려주세요. (O)
반드시 그렇게 해야만 하는 일이 있더라도, 최소한 팀원이 자신의 의견을 이야기할 수 있는 시간을 주는 것은 필요합니다. 그래야 쌓이지 않고 설득해서 진행할 수 있기 때문이죠. 개인적으로 궁금하거나 조율하고 싶은 일도 있을 수 있기 때문에 어느 정도는 열어두고 이야기하면, 앞으로 다른 일을 고지할 때에도 더 마음을 열고 받아들일 가능성이 높습니다.
팀장, 리더의 업무엔 특히 더 정답이 없다고 생각합니다. 그래서 힘드실 수 있을 것 같은데요. 이번 아티클에서 헤아리지 못한 부분도 있을 것 같아요. 혹시, 더 알고 싶은 양식이 있으시다면 아래 댓글로 남겨주시면 찾아서 업데이트해 나가겠습니다 :)
