기획자는 프로젝트의 시작과 끝을 책임지는 사람입니다. 프로젝트가 끝나고 난 후에도 기획자의 역할은 계속되는데요. 바로 상사 혹은 클라이언트에게 결과를 보고하는 일입니다.
프로젝트가 성공적으로 마무리되었다면 결과를 더욱 빛내주는 보고서를 작성해야 하고, 프로젝트가 아쉽게 끝났다면 어떤 부분이 미흡했고 보완해야 할지를 담아내야 합니다.
아무것도 없는 백지 상태에서 시작했던 기획서보다는 그래도 쓸 거리가 많은 상태인 결과보고서를 작성하는 일이 좀 더 수월하게 느껴질 수도 있습니다. 하지만 방대한 자료를 핵심만 뽑아 요약하고 전달하는 일은 생각보다 간단치 않죠.
다른 결과보고서 양식을 참고해 최대한 많은 내용을 담아 작성했지만, 보고서를 본 상사가 되려 '핵심'이 없다고 한 경험이 있으신가요?
혹은 결과보고서를 프레젠테이션하는 자리에서 분명 모든 내용을 열심히 설명했는데도 청중들이 고개를 갸우뚱했던 경험이 있으신가요?
명료한 결과보고서를 쓰려면 연습이 필요합니다. 프로젝트를 직접 경험해보지 못한 사람까지 한 번에 이해시킬 수 있도록 전략적으로 작성해야 하죠. 저 또한 사회초년생 시절에는 열정에 불타 수많은 자료와 데이터를 결과보고서에 빽빽하게 채워넣었던 적이 있습니다.
하지만 "완벽이란 더 이상 더할 것이 없는 게 아니라 더 이상 뺄 것이 없는 상태"라는 작가 생텍쥐페리의 말처럼, 무언가를 자꾸 더한다고 해서 보고서가 완벽해지는 것은 아니었습니다.
상사와 클라이언트의 마음을 단숨에 사로잡을 수 있는 프로젝트 결과보고서를 쓰는 데 가장 필요한 기술은 '생각 정리법'입니다. 이번 아티클에서는 성공적인 결과보고서 작성을 위한 생각 흐름 정리 방법과 PPT 작성 노하우에 대해 이야기해 보려고 합니다.
완벽한 원페이지 결과보고서의 네 가지 조건
밑작업부터 시작해 봅시다. 혹시 벌써 파워포인트를 여셨나요? 바로 장표를 쓰기보다, 결과보고서 요약본을 먼저 만드는 것이 좋은데요. 이것을 '원페이지 결과보고서'라고 부르겠습니다.
앞서 〈기획자의 생각 정리법〉 아티클에서도 이야기했듯이, 먼저 전체 뼈대를 정리한 후 살을 붙여나가면 훨씬 더 빠르고 정확하게 보고서를 작성할 수 있습니다. 원페이지는 문서 작성 전에 상사에게 결과보고서의 구성 및 흐름을 먼저 보고하는 데도 유용하게 쓰이죠. 일단 문서를 다 만든 후에 공유하고 반려당하는 것보다 훨씬 더 효율적인 방법입니다.
원페이지 결과보고서는 다음의 조건을 만족시켜야 하는데요.
프로젝트를 둘러싼 모든 객관적 사실, 추론, 상황을 간결하게 표현한다
구체적인 실행 과정을 단계별로 설명한다
프로젝트 성과의 우선순위를 명확하게 정리한다
프로젝트의 회고를 간단히 다룬다
필요한 재료가 적재적소에 준비되어 있을 때 빠르게 요리를 할 수 있는 것처럼, 위의 단계를 충족하는 원페이지 결과보고서를 먼저 작성한다면, 프레젠테이션 문서 자체는 해당 내용을 바탕으로 생각보다 빠르게 만들 수 있습니다.
원페이지로 정리하는 3단계
이해를 돕기 위해 '000 플랫폼 개선'이라는 가상의 프로젝트를 예시로 원페이지 결과보고서를 정리하기 위한 3단계를 한 번 알아보겠습니다.
1단계: 프로젝트 개요 및 전략 정리하기
개요에서는 프로젝트 수행 배경 및 목적을 간략하게 정리해봅니다. 저는 주로 현재 트렌드 진단을 배경으로 자주 사용하는데요. 단순히 '클라이언트의 요구'에 따라서, 혹은 '상사의 지시'에 따라서 프로젝트를 계획했다는 것보다 현재 사회 분위기나 트렌드를 분석하고 인사이트를 발굴하여 해당 프로젝트를 시작하게 되었다는 설명이 프로젝트에 의미를 더해줍니다.
