프로젝트 매니저(이하, PM)에게는 시간 여유가 없습니다. 한정된 시간 안에 다수의 업무를 컨트롤해야 하죠. 전체 일정을 계획하고, 기획안을 써서 컨펌받고, 협업 부서와 일정을 조율하고, 프로젝트를 운영하고, 주기적으로 회고도 해야 합니다.
매번 하는 일임에도, 새 프로젝트를 시작할 때마다 어쩐지 막막하지 않으시나요? 0부터 다시 시작하는 느낌. 전체 일정을 계획하는 일에는 엄청난 에너지가 들어가죠.
히스토리를 참고하려고 이전 기획서, 스프레드시트, 화면 기획서 등을 하나씩 찾아보지만, 흩어져 있는 문서를 찾는 것도 일입니다. 마감은 다가오고, 일을 시작하기가 부담스럽습니다. 눈 감았다 뜨면 프로젝트가 끝나있기를 기도할 때도 있어요.
만약 페이지 하나만 열어봐도 이전 프로젝트의 히스토리와 관련 정보를 파악할 수 있다면 어떨까요?
또, 정리해둔 페이지를 복제해서 사용하면 매번 새로운 기획문서를 작성하지 않아도 되겠죠. 일정 관리, 각종 기획 문서, 이슈, 회고 등 프로젝트 관리에 필수적인 요소가 이미 정리되어 있으면 새로운 프로젝트를 진행할 때도 필수 항목을 놓치지 않게 됩니다.
이번 아티클의 목표는 프로젝트를 관리하는 시스템을 갖추는 것입니다. 이야기했듯 PM은 바쁩니다. 형식에 대한 불필요한 고민이나 탐색의 시간을 줄여야 합니다. 그래야 줄인 시간만큼 업무에 관해 더 깊게 고민해볼 수 있습니다. 시간 안에 일을 마치는 것도 중요하지만, 더 좋은 성과를 내는 것도 필요하니까요.
저도 8년 동안 프로모션 마케터로서 일하면서 프로젝트 때마다 시간에 쫓기곤 했습니다. 시행착오를 거쳐 알게 된바, 노션 페이지 하나로 프로젝트 전체를 관리하는 방법이 가장 효율적이었습니다. 자세한 방법과 템플릿을 공유하도록 하겠습니다.
캘린더와 칸반보드로 빈틈없게 타임라인 관리하기
레퍼런스 - 운영 정책 - 프로젝트 플로우로 기획의 논리 정리해두기
잊어버리기 쉬운 이슈 및 히스토리 기록해두기
기획자 혼자 또는 협업한 팀과 함께 프로젝트 회고하기
빈틈없는 타임라인 관리법 with 캘린더·칸반보드
새로운 프로젝트를 받아 든 PM이 가장 먼저 해야 하는 일은 무엇일까요? 바로 최적화된 일정을 산정하는 것입니다.
처리해야 할 업무가 다양하므로, 특정 업무에 몰두하느라 다른 업무를 놓치게 되면 프로젝트의 완성도는 떨어질 수밖에 없습니다. 그렇기 때문에 '빈틈없는 일정 관리력'은 PM이 가져야 할 필수 능력입니다.
일정 관리력을 키우기 위해서 노션 페이지 내의 캘린더 및 칸반보드 기능을 활용하는 걸 추천해 드립니다. 한눈에 프로젝트의 모든 작업(Task), 마감일(Due-date), 태그 등을 확인할 수 있습니다. 또한 담당자 지정이 가능하고, 아웃풋 링크 등을 한 번에 모아둘 수 있어 완성도 있는 업무 관리가 가능합니다.
👉 지금부터 〈3월 개강 프로모션〉이라는 가상 프로젝트를 함께 진행해 보겠습니다. 개강 시즌에 맞춰서 노트북 및 모바일 기기의 매출을 성장시키는 게 이번 프로젝트의 미션이에요. 오픈까지 남은 기간은 단 1개월! 함께 PM 업무를 시작해볼까요?
가장 먼저 할 일은 캘린더 생성입니다. 노션의 빈 페이지에서 '/캘린더 보기'를 선택하고 '새로운 데이터베이스'를 만들어주세요. 주어진 일정을 갖고 캘린더 블럭 쌓기를 해볼게요.
