일잘러가 반박불가 보고서 작성하는 법(feat. 자료조사 방법)

매일 쓰는 보고서, 한 번에 통과하자!

우리네 회사 생활은 주간 보고, 기안서, 제안서, 회의록 등 보고서로 시작해 보고서로 끝난다. 하지만 회사의 어느 누구도 어떻게 보고서를 쓰는지, 왜 이렇게 보고서를 써야 하는지 알려주지 않는다.

이런 저런 자료를 찾고 짜깁기해 고민해서 보내지만 수정 코멘트를 받기 일쑤다. 하지만 회사엔 문서를 잘 만드는 방법을 따로 알려주는 사람도 없고, 코앞에 다가온 제출 기한에 어떡하나 싶어 괴로울 때가 한두 번이 아니다.

아직 보고서를 어떻게 써야 하는지 감이 잡히지 않는 사회 초년생부터 회사에서 보고서를 쓸 일이 가장 많은 중간관리자까지, 모두에게 유용한 노하우를 담았다. IT 그룹사에서 사장단을 대상으로 하는 보고서 작성 업무를 총괄 담당하며 최우수 고과를 받아 우수 사원으로도 선정되었던 필자가 실무에서 보고서를 작성했던 방식 그대로를 소개하고자 한다.

• 보고의 의도부터 파악하기 - 질문 & 중간보고
• 고개가 끄덕여지는 스토리 라인 짜기 - 설득 목적(기획서, 제안서) & 공유 목적(회의록, 실적보고)
• 스토리 라인에 맞는 자료 수집하기 - 탑다운 & 바텀업

의도를 알면 방향이 보인다

처음부터 보고받는 사람의 니즈 즉, 보고의 의도를 제대로 파악하지 않는다면 보고서의 방향성이 잘못 설정되어 최악의 경우 처음부터 보고서를 다시 써야 할 수도 있다. 보고 의도를 파악하는 방법은 두 가지가 있다.

첫 번째는 업무 지시를 받는 순간 곧바로 의도를 질문하는 방법이다. 예를 들어 팀장님에게 "VIP 고객 대상 초청 세미나 진행 현황 좀 정리해주세요"라는 업무 지시를 들었다면 듣자마자 바로 보고받는 사람과 보고의 목적을 물어보는 것이다. 여기에 마감 기한까지도 추가로 확인하는 것이 좋다.

보고의 목적만 따져본다면 초청 세미나가 잘 진행되고 있는지 그 현황을 정리하는 것인지(공유 목적인지), 초청 세미나 예산 조정을 위해 관련된 자료를 정리하는 것인지(설득 목적인지)를 팀장님께 질문한다. 이를 바탕으로 보고서 방향성을 잡는 것이다.

• 공유 목적이라면) 예산 대비 실적과 진행 사항, 결과 위주로 정리하고,
• 설득 목적이라면) 현황뿐만 아니라 실무자인 내가 생각했을 때 얼마나 조정 가능한 예산이 있을지 그 규모까지 정리하면 좋다.

두 번째 방법은 '중간보고'를 하는 것이다. 여기서 중간보고란 보고서의 구성(속어로 와꾸)을 어느 정도 마친 뒤 이를 간략하게 보고하는 것이다. 필자의 경우, 보고 의도는 상황에 따라 바뀔 수 있기 때문에 중간중간 이를 파악하는 것이 좋다고 생각해 앞서 말한 두 가지 방법을 다 사용한다.

중간보고를 할 때는 보고의 목적을 비롯해 보고서의 목차와 각 목차에 들어갈 내용을 간략하게 1~2줄로 정리한 뒤 출력해 최종 보고 대상이 아닌, 나의 상위 조직장(보통의 경우 팀장님)에게 구두로 보고하는 것이 좋다.

중간보고의 목적 자체가 대략적인 보고서의 방향성을 확인받기 위한 것이기 때문에 정식 보고와 같이 미팅 시간을 따로 잡아서 공유하는 것은 과할 수 있다. 오랜 시간을 할애할 필요 없이, 5~10분 내외로 자리에서 구두로 설명해도 충분하다.

아래는 필자가 실제로 업무할 때 사용하는 중간보고 양식이다.