일잘러의 보고법: 보고의 4가지 유형별 노하우

보고, 밥 먹듯 해봤다고 잘하는 건 아니기에

연차가 3~7년 정도 쌓였음에도 서면·구두 보고에 애를 먹는 직장인들이 많습니다. 보고서를 쓰고 고치는 데 필요 이상의 시간을 들이거나, 구두 보고 중에 팀장의 화를 돋운다거나, 추가 업무 지시를 받는 불상사를 겪는 경우도 있죠. 왜 이런 비극이 발생하는 걸까요? 아래 사례를 보면서 생각해 볼까요?

보고서 컨펌을 둘러싼 갈등이 왜 발생하는지, 마지막 부분에 힌트가 있습니다. 이제 막 사원급 연차를 벗어난 김 대리는 '팀장이 처음부터 구체적으로 알려주면 좋았을 거다'라고 생각합니다. 하지만 팀장은 '대리라면 그간 보고 배운 게 있을 테니, 그때그때 말해주지 않아도 알아서 잘했어야 한다'고 생각합니다. 결국 같은 직급을 바라보는 대리와 팀장 간의 동상이몽이 원인인 셈이죠.

김 대리는 이러한 상황이 당황스러울 겁니다. 그간 시키는 대로 하기도 바빠서 보고 배울 틈이 없었기에 억울한 마음도 들지요. 하지만 그렇다고 한들 팀장과 대리 간의 극명한 동상이몽은 좁혀지지 않습니다. 어쨌든 컨펌의 키는 팀장이 쥐고 있기에, 팀장이 원하는 알아서 잘하는 보고가 무엇인지, 냉철하게 고민해 볼 필요가 있습니다.

알아서 잘하는 보고란? (a.k.a. 알잘딱깔센)

두 가지 키워드로 설명할 수 있습니다. 하나는 '상사의 입장'이 고려된 보고입니다. 흔히 보고를 준비하다 보면 내가 열심히 알아본 것, 내가 잘한 것, 내가 말하고 싶은 것 등 보고하는 사람의 입장에서 구성하기 쉽습니다.

하지만 그게 보고받는 상사의 니즈와 일치하지는 않습니다. 보고를 준비할 때는 내 입장은 잠시 내려놓고, '내가 보고받는 상사의 입장이라면 뭘 궁금해할까?, '지금 상황에서 뭘 집중적으로 알고 싶을까?' 등 '상사의 입장'이 되어 봐야 합니다.

또 다른 키워드는 '보고받으려는 이유'입니다. 팀장이 왜 이 보고를 지시했는지 명확히 파악한 후에 보고를 준비해야 합니다. 팀장이 '이런 이유로 보고가 필요하다'라고 명확히 설명하지 않더라도, 보고를 지시하며 했던 말이나 보고와 관련한 업무가 어떻게 진행되고 있는지 그 맥락을 살피다 보면, 이유를 파악할 수 있습니다. 여전히 헷갈리는 지점이 있다면, '팀장님, A의 이유로 보고를 지시하신 것 같아 그 방향에 맞게 준비하려 하는데 맞을까요?' 하고 사전에 확인하는 게 좋습니다.

어떤 보고든 이 두 가지, ①상사의 입장에서 구성하며 ②어떤 이유로 보고받고자 하는 건지에 집중해 준비한다면, 알아서 잘하는 보고가 되어서 쉽고 빠르게 통과시킬 수 있습니다. 주요 유형별 사례를 들어, 이 둘에 집중할 때 보고가 어떻게 달라지는지 살펴보겠습니다.

발 빠른 대응을 돕는 현황보고

같은 상황에서 김 사원과 일잘러 김 대리는 어떻게 다르게 대응하는지를 비교해볼까요?

2% 부족한 김 사원의 현황보고

김 사원: 네, 팀장님. 그럼 얼마나 자주 공유하면 될까요? 수신인은 누구로 할까요?

잘 모르는 건 물어봐야 정확한 답을 구할 수 있기에, 김 사원의 대답이 무조건 잘못됐다고 할 수는 없습니다. 하지만 알아서 잘하는 일잘러의 응답은 뭔가 달라야 합니다.

일잘러 김 대리의 현황보고법

앞서 이야기한 두 가지 키워드에 집중해 다시 생각해 봅시다. 

• 상사의 입장: 2주 내 모든 가맹점주가 설문에 참여해 업무를 완수해야 하는 상황에 처해 있습니다.
• 상사에게 현황보고가 필요한 이유: '목표한 대로 업무가 잘 진행되는지 체크'하고, 업무 완수에 차질이 있을 것 같을 때 발 빠르게 대처하기 위함'입니다.