분명 기록을 꼼꼼하게 해뒀다고 생각했는데, 이상합니다. 일을 하다 보면 작은 실수가 끊임없이 발생합니다. 놓치는 것들이 하나 둘 생겨납니다. 원인은 멀티태스킹*과 컨텍스트 스위칭**에 있습니다. 한 번에 하나의 프로젝트에 몰입해서 일하는 경우도 있겠지만, 직장인은 대체로 여러 가지 일을 동시에 처리해야 하기 때문입니다.
*multitasking, 동시에 여러 가지 일을 진행하는 것
** context switching, 하던 일을 중단하고 다른 업무로 전환하는 것
프로젝트 담당자로서 회의 자료도 내가 만들어야 하고, 업무와 관련된 이해관계자들과도 소통해야 합니다. 새로운 업무를 받으면 지금 하고 있는 업무 내용에 추가해야 합니다. 또 맡고 있는 프로젝트를 마무리하고, 발표 준비도 해야 합니다. 쓸 수 있는 시간은 한정되어 있습니다. 조금씩 놓치는 것이 생길 수밖에 없죠.
우리는 회사에서 하루에 적어도 9시간, 많게는 하루의 절반 이상을 보내고 있습니다. 그만큼 자원과 노력을 쏟고 있음에도 실수하거나 놓치는 일이 생기면, 혹은 예상하지 못한 일이 터지면 '오늘도 결국 일과 시간에 끌려다니기만 하다가 늦게 퇴근하겠구나'라며 자책합니다.
이때, 효율적으로 일하는 방법을 알면 이런 자책에서 벗어날 수 있습니다. 미리 업무를 설계하고 시간을 확보하는 거예요. 나의 업무 목록을 더 꼼꼼히 챙기면서 효율성까지 높일 수 있습니다. 제가 여러 시행착오를 거쳐 구축한 노션 템플릿을 활용한 3가지 업무 관리법을 소개합니다.
회사에서 방향성을 잃지 않고 단기·중기·장기 목표를 설정하는 방법
진행 상황을 시각화해서 해야 할 일을 놓치지 않는 방법
언젠가 달성해야 할 업무를 미리 쌓아두는 방법
단기·중기·장기 목표를 설정하는 법
💡 방향성을 잃지 않기 위한 목표 설정이 먼저입니다.
1) 기간별 목표 세우기
방향성이 없으면 단순히 '일'만 하게 됩니다. 나의 동기를 갖고, 일을 하는 의미를 찾으려면 장기·중기·단기 목표를 세우는 것이 중요합니다.
① 먼저, 장기 목표를 세웁니다. 회사의 핵심 가치나 비전을 바탕으로 내가 어떤 부분을 가장 잘 해내고 싶은지를 정리합니다. 회사가 추구하는 사업 방향이나 인재상에 맞춰 장기 목표를 세우는 방법도 있습니다. 팀과 회사 전체에 이로운 방향으로 나의 업무를 정렬하기 위함입니다.
