AE가 알려주는 정시 퇴근을 돕는 이메일 커뮤니케이션
💡 10분 안에 이런 걸 알려드려요!
- 알잘딱깔센 이메일 팁 8가지와 누구나 하기 쉬운 메일 실수 예시
- 사수도 알려주지 못하는 '일잘러 동료로 인정받는 커뮤니케이션 노하우'
- 메일 제목, 내용, 그리고 메신저 활용까지! 바로 써먹는 이메일 팁
저자 윤지민
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사회초년생 시절, 누구나 한 번쯤은 잘못 쓰거나 명확하지 않은 메일로 난감했던 경험이 있죠. 대학에서 커뮤니케이션 과목을 들을 때는 이걸 왜 배워야 하나 싶었는데, 직장인이 되고 보니 세상에 커뮤니케이션만큼 어려운 게 없더군요. 커뮤니케이션의 오류로 프로젝트에 이슈가 생기기도 하고, 누군가가 비효율적인 야근을 몇 번이나 더 해야 하는 상황이 발생하기도 합니다.
직장인들은 왜 메일을 쓸까요? 메일은 누구를 위한 걸까요? 제가 생각하는 메일의 목적은 '히스토리 누적'입니다. 그렇기에 기록을 잘하는 것이 중요합니다. 상대를 위해서, 그리고 우리를 위해서. 저는 사실 시간을 많이 할애하면서까지도 메일을 정성스레 씁니다.
'상대'가 내 이야기를 명확히 이해해 '우리'의 프로젝트가 원활히 진행되게 하기 위함이죠. 잘 쓴 메일이 곧 상대와의 신뢰도와 유대감 형성을 돕는 하나의 툴이 되기도 하고요.
이 글은 비즈니스 메일이 어떤 것인지, 어떻게 커뮤니케이션해야 하는지 감을 잡기 어려운 사회초년생 혹은 커뮤니케이션 스킬이 중요한 AE, 기획자, 마케터 등을 위한 글입니다. 비즈니스 메일 실수를 미연에 방지할 수 있도록, 실수하기 쉬운 상황별 솔루션 8가지를 알려드리고자 합니다.
자주 하는 이메일 실수 8가지와 다이렉트 솔루션
메일에서 주의해야 하는 요소 중 가장 기본적인 부분은 바로 '메일 제목'입니다. 메일 제목 하나로도, 보낸 이의 꼼꼼함과 일잘러에 대한 이미지가 생길 수 있기 때문인데요. 메일 제목 관련해서 하기 쉬운 실수 2가지를 먼저 말씀드릴게요.
1) re:re:re:re:re의 무한 늪에 빠지지 마세요
앞서 말씀드렸던 것처럼, 저는 메일의 목적이 '히스토리의 누적'에 있다고 봅니다. 그래서 메일의 제목을 최대한 명확히 쓰려고 노력합니다. 수신자가 메일 본문을 짐작할 수 있게 하기 위함입니다. 전체메일함에서 제목을 훑으면서 프로젝트의 진행 상황을 쉽게 되짚어볼 수 있다는 이점도 있습니다.
메일 제목을 신경 쓰지 않는 사람들이 가장 많이 하는 실수는 '메일 제목을 업데이트하지 않는 것'입니다. 처음 메일을 발송했던 제목 그대로 유지하면서 're' 표시가 끝없이 이어지게 되죠.
그리고 메일 제목과 메일 내용이 다른 경우도 발생하죠. 예시에서 보면, 메일 제목은 11월 7일에 보낸 제작물 피드백이고, 메일 본문은 이와 달리 11월 24일에 보낸 제작물 최종본이죠. 이렇듯 메일 제목과 본문이 일치하지 않으면 수신자 입장에서 필요한 메일을 다시 찾기가 어렵습니다. 메일 제목으로 히스토리를 알 수 없게 되면서, 그 자체로 팀원에게 오해를 일으킬 수도 있습니다.
그렇다면 메일 제목은 언제, 어떻게 업데이트하는 것이 좋을까요? 처음 메일을 보냈던 이슈와 다른 내용으로 메일을 보낸다면 메일 제목도 동일하게 변경해주세요. 나도 상대방도 메일함에서 제목만 봐도 어떤 시점에 어떤 내용이 오갔는지 쉽게 알 수 있도록 업데이트해주는 것입니다.
그렇게 된다면 업무상의 오해나 착각을 방지할 수 있고, 상대방의 메일을 놓치는 경우도 줄어들 것입니다. 제목이 바뀌어서 오는 만큼 다음 내용이 순차적으로 진행되고 있다고 이해하게 될 테니까요.
두 번째 꿀팁으로, 한 사람과 2개 이상의 프로젝트를 진행할 때는 메일 또한 분리해서 보냅니다. 간혹 한 사람과 여러 프로젝트를 동시에 진행하면서 하나의 메일로 여러 프로젝트를 한 번에 커뮤니케이션하는 분들이 있습니다.
이런 식으로 메일을 주고받으면 관련 히스토리가 이리저리 섞이게 됩니다. 추후 서로에게 혼선을 줄 수 있죠. 프로젝트 히스토리를 올바르게 쌓기 위해서는 아래와 같이 메일 사이에 이어지는 연결성을 챙겨야 합니다.
