회의록 정리에만 1시간 넘게 걸린다면? 10분 컷으로 회의록 작성하는 방법

회의록, 알잘딱깔센할 수 없을까?

코로나19가 처음 한반도를 덮쳤을 때, 단 하나 반가운 소식은 대면 미팅의 제한이었습니다. 고객사 주간 회의, 내부 주간 회의, 미디어 미팅, 외주사 미팅 등… 쏟아지는 회의 때문에 '나는 누구, 여기는 어디?'의 상태에서 허덕이던 저 같은 프로젝트 매니저에게 거리 두기는 휴식의 신호탄이었습니다.

하지만, 늘 그랬듯 우리는 답을 찾고야 말았죠. 그것도 너무나 빠르고 효율적인 '비대면 회의'라는 솔루션을. 줌(Zoom), 팀즈(Teams), 구글 미트(Google Meets) 등 고객사별로 다채롭게 사용하는 회의 플랫폼에 적응해가며 비대면 회의가 일상이 되어 가던 즈음, 다시금 봉착한 문제가 있었습니다. 바로 비대면 회의의 대범람.

이렇게 쏟아지는 회의 속에, 회의록 작성 업무를 두고 주니어와 시니어는 더 자주 갈등을 겪게 됐습니다. 보통 이런 흐름인데요.

한번쯤 경험해보지 않으셨나요? 회의록을 주지 못하는 신입, 회의록을 다시 쓰는 사수. 각자에게는 각자의 불만이 있습니다. 

• 신입의 원망: '아니, 회의를 하루에 1시간씩 3번 하면, 회의록을 언제 쓰라는 거?'
• 사수의 원망: '다른 건 몰라도 회의록만이라도 '알잘딱깔센' 하면 좋겠건만.'

회의를 1시간 동안 하고 1시간 넘게 회의록을 쓰는 것이 과연 효율적인 업무 방식일까요? 신입과 사수가 서로 원망하는 불편한 감정을 덜고 작성에 드는 리소스를 아끼기 위해 이 아티클을 준비했습니다.

누락과 TMI 사이의 줄다리기에서 균형을 잡는 회의록 작성법으로 모두가 성장과 직결되는 본 업무에 집중하고 칼퇴에 한 걸음 더 다가가기를 기원합니다.

회의록의 시작은 아젠다

보통 회의 시작 전에 아젠다를 공유합니다. 회의 때 무엇을 논의할지를 사전에 알리는 것인데요. 이 아젠다를 기반으로 회의가 진행되는 만큼 '잘 쓴 아젠다가 회의록의 8할'이 됩니다. 이쯤 되면 궁금한 부분은 바로 '회의 아젠다는 어떻게 쓰는 것인가'일 텐데요. 심지어 신입은 회의를 주재하는 입장이 아닌 경우가 많은데 말입니다.

회의 아젠다로는 크게 '이야깃거리'를 적으면 됩니다. 보통 회의 때 무슨 이야기를 할까요? 대개는 업무의 진행 상황과 방향에 대한 이야기일 겁니다. 완료된 업무, 진행 중인 업무, 진행할 업무를 기한과 함께 정리하면 되죠. 즉, 실제로 진행되는 업무를 파악하는 것이 최우선입니다.

아직 신입이라 업무에 투입된 지 얼마 되지 않아서 내용을 제대로 파악하기 어렵다면, 위 양식을 토대로 본인이 작성할 수 있는 영역을 먼저 작성한 후 사수에게 전달해주면 됩니다. 본인이 파악한 아젠다는 이 정도인데, 추가 보완 의견 주시면 반영해 공유해 드리겠다는 식으로 말이죠. 그럼, 사수는 속으로 생각할 겁니다.