직장인 앞에 놓인 뜀틀, 보고서 컨펌
💡 10분 안에 이런 걸 알려드려요!
- '내 보고서는 왜 눈에 안 들어올까?' 셀프 진단 및 개선 노하우
- 3초 만에 상사를 설득시키는 보고서 레이아웃은 뭐가 다를까? 바로 써먹을 수 있는 네 가지 방법(ex. 떡밥 회수하기)
- 놓치기 쉬운 보고서 워딩 실수 여섯 가지(ex. 습관처럼 쓰는 중복 표현)
저자 김화초
스타트업 6년 차 콘텐츠 서비스 기획자 > 프로필 더 보기
매일 아침 출근하는 직장인. 보고서를 컨펌받기 위해 신발 끈을 고쳐 맵니다. 하지만 컨펌이라는 뜀틀은 언제나 우리 바람보다 높습니다. 한번에 OK를 받는 경우보다는 수정에 수정을 거듭하는 경우가 훨씬 많습니다. 알다가도 모를, 어제와 오늘이 다른 상사의 생각에 상처를 입기도 하죠.
컨펌은 시간을 잡아먹는 괴물입니다. 일을 진행하기 위해서는 상사의 컨펌이 필요하고, 컨펌을 받기 위해서는 그를 설득하기 위한 보고서가 필요합니다. 컨펌을 받지 못하면 보고서를 고치느라 일이 계속 늘어나고, 그러는 동안 다른 업무도 계속 지연되기 마련입니다.
이런 일이 발생하는 근본적인 원인은 상사의 업무 과중에 있습니다. 상사는 늘 바쁘기 때문에 보고서를 꼼꼼하게 읽을 시간과 인내심이 부족합니다. 그만큼 메시지를 전달하기가 어렵죠. 컨펌을 받기 위해서는 메시지를 전달하는 짧은 순간을 위해 칼을 갈아야 합니다.
그래서 보고서의 라이팅(Writing)뿐만 아니라 에디팅(Editing)도 함께 신경 써야 합니다. 완벽한 논리와 이를 뒷받침할 근거로 정리한 보고서도 상사가 한번에 이해하지 못하면 컨펌의 길은 멀고 험난해질 따름입니다.
보고서가 노동력을 투입해 제작한 상품이라면 상사는 고객입니다. 고객의 눈은 날 것 그대로의 상품에 먼저 갈까요, 아니면 예쁘게 패키징된 상품에 먼저 갈까요? 에디팅한 보고서의 전달력과 그렇지 않은 보고서의 전달력, 이 한 끗의 차이는 분명 엄청납니다.
이 아티클에서는 같은 내용이라도 더 효과적으로 메시지를 전달하고 빠르게 컨펌받도록 돕는 마지막 한 끗, 에디팅 스킬을 레이아웃과 워딩을 중심으로 소개하고자 합니다.
정돈하고, 강조하세요: 레이아웃
보고서는 언제 죽을까요? 논리를 지적 받았을 때? 내용이 부실하다는 피드백을 받았을 때? 아닙니다. 상사가 보고서의 내용을 전혀 이해하지 못한 채 다시 해오라고 말할 때입니다. 피땀 흘려 만든 보고서가 힘도 못 써보고 휴지통으로 들어가는 순간 우리는 좌절합니다.
그렇다면 죽은 보고서를 되살리기 위해 필요한 것은 무엇일까요? 바로, 에디팅입니다. 준비물은 간단합니다. 죽은 보고서와 죽은 보고서를 살리겠다는 의지만 있으면 됩니다. 지금, 상사에게 '이해가 잘 되지 않는다'라는 말을 들었거나, 또는 다시 해오라는 피드백을 받은 보고서를 주워 오세요. 죽은 보고서를 살리는 에디팅 비법을 예시와 함께 살펴보고자 합니다.
[Intro] 보고서, 정답은 없지만 취향은 있다
본격적인 에디팅 레슨에 앞서 밝혀둘 중요한 사실이 있습니다. 보고서에는 정답이 없습니다. 따라서 상사의 취향의 영역이 분명히 존재합니다. 이 점을 인정해야 합니다. 수많은 경험을 통해 검증한 99%의 보고서 템플릿과 노하우가 있어도 단 1%의 상사 취향을 충족하지 못해 컨펌을 받지 못하는 경우가 많습니다. 그러니 컨펌을 받지 못했다고 너무 좌절하지 마세요. 아직 취향을 파악하지 못했을 뿐입니다.
세상에는 나의 보고서를 컨펌할 수많은 상사가 있습니다. 그들의 가치관과 살아온 경험에 따라 취향도 천차만별입니다. 상사의 취향을 완벽히 파악하는 것은 불가능한 일이라고 단호하게 말할 수 있습니다. 조금씩 알아가려는 노력이 필요합니다.
안타깝게도 보고서가 컨펌 받지 못하는 이유를 본인의 부족함으로만 여기면서 상사의 취향은 고려하지 못하는 사례가 많습니다.
취향 파악이 그리 어렵지만은 않습니다. 좋아하는 단어나 표현을 미리 알아놓는 것이죠. 예를 들어 대표님에게 보고할 문서를 작성한다면, 평소 대표님의 인터뷰나 직접 작성한 문서를 찾아보세요. 분명 반복해서 언급되는 단어와 표현이 있을 것입니다.
이를 보고서에 사용하면 컨펌 확률은 훨씬 높아질 겁니다. 컨펌을 하는 의사결정권자의 취향에 따라 에디팅 방식이 달라질 수 있다는 것만 알아도 이미 절반은 성공한 셈입니다.
1. 내용의 시작과 끝은 한 페이지에 담기
이제 본격적으로 레이아웃을 수정해볼게요. 레이아웃(layout)은 책이나 신문, 잡지에서 글이나 그림 등을 효과적으로 정리하고 배치하는 일*을 의미합니다.
*출처: 표준국어대사전
사람이 한번에 집중하는 시간은 평균적으로 2.8초라고 합니다. 3초도 안 되는 시간에 상사를 설득하려면 레이아웃을 치밀하게 계산해야 합니다. 그래야만 상사가 보고서를 읽을 마음이 생기게 만들 수 있습니다.
첫 번째 방법은 한 페이지에 한 주제만 담는 것입니다. 스티브 잡스의 프레젠테이션 스킬이 뛰어나다고 평가받는 이유는 무엇일까요? 물론 뛰어난 언변도 한몫하지만 저는 한 페이지에 한 주제를 너무나 명확하게 요약했기 때문이라고 생각합니다.