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세대가 교체되고, 일하는 방식이 달라도 보고서는 여전히 직장인의 필살기다. 완벽한 템플릿이 있어도, 나를 돕는 똑똑한 팀원이 있어도 마찬가지다. 팀장은 '보고서 작성'이라는 숙제를 피할 수 없다.
직급이 높아질수록 '잘 만들어진, 군더더기 없는 보고서'를 작성하는 역량이 중요해진다.또는 개인 사업을 하더라도 관계자를 설득하기 위해서 등의 이유로 문서를 써야 한다. 보고서 정도야 매일같이 써왔고, 또 어느 정도는 숙련되어 있다고 자신하지만 새로운 보고서를 쓸 때면 언제나 긴장감과 막막함이 찾아온다.
팀원도 많은 보고서를 쓴다. 팀장의 보고서가 다른 점은 '더 많은 생각이 필요하다'는 데 있다. 의미 있는, 통과되는, 성과를 이끄는 보고서를 작성하려면 보고서의 시스템화가 필요하다. 보고서를 작성하는 일련의 단계와 아웃라인을 나만의 체계로 만들어야 한다.
👉 보고서 아웃라인 잡는 법 미리보기
팀장에게 너무 당연하고 쉬운 업무라 느껴지는 부분도 사실 꾸준히 점검하고 향상시키려 노력하지 않으면 어려워질 수 있다. 특히, 팀장은 작성 자체가 어렵다기보다는 더 많은 사항을 고려해야 하기 때문에 추상적으로 생각하는 과정에 많은 시간이 쓰일 수 있다. 지금 이런 부분이 특히 고민된다면, 이 콘텐츠를 통해 다시 한번 점검하면서 생각하는 시간을 줄이는 나만의 프레임워크를 생각해보면 도움이 될 것이다.
팀장의 무기가 되는 킬링 보고서, 아웃라인 잡기
1) 보고서 작성 5단계 계획하기
대부분의 일에는 준비 과정이 필요하다. 보고서 작성도 마찬가지다. 작성 일정을 계획하고, 절차와 일정에 따라 작성해야 한다. 최종적으로 완성된 보고서는 언제 어디에 쓰이나? 보고서에는 작성 기한과 보고 대상이 정해져 있다. 다시 말해 보고서는 이해관계자에게 적시에 공유해 올바른 의사결정을 돕는 문서다. 그러므로 퀄리티만큼이나 활용되는 타이밍도 중요하다.
따라서 단순한 보고서라도 계획 아래에 진행하는 것이 좋다. 특히 여러 사람이 함께 작업해야 하거나 작성에 긴 시간이 걸리는 보고서는 더욱더 철저한 계획 아래 쓰여야 한다. 계획 없이 마감만 보며 달렸던 사람도 몇 번 훈련하다 보면 이러한 작성 절차에 쉽게 적응할 수 있다.
'준비/이해하기'와 '스토리 구성하기' 과정에 별도의 시간을 할애하지 않고, '(초안)작성하기' 단계에 앞의 두 과정을 포함해서 동시 진행한다. 쓰면서 생각하고, 자료를 모은다. 그런데 이렇게 하면 방향성과 아웃라인이 모호해진다. 이해관계자와 충분한 공감대를 형성하면서 니즈를 확인하는 과정도 생략됐다.
그런 까닭에 검토 단계에서 새롭게 채우거나 보완해야 하는 내용이 많아진다. 메시지가 불충분하거나 맥락에서 벗어난 것으로 밝혀지면 처음부터 다시 써야 할 수도 있다. 시간이 충분히 남았다면 몰라도, 대부분의 경우 보고서의 품질을 보장하기 어렵다.
