일주일에 딱 10분! 중요한 업무에 집중하게 만드는 시간 관리법(feat. 구글 캘린더)

업무 자율성이 수직 상승하는, 시간 관리법

👩🏻‍💻 민정님, 데이터 분석가의 KPI는 어떻게 설정할 수 있을까요?

퍼블리 입사 초, 저와 긴밀하게 업무를 진행해야 하는 사업 리더에게 이런 질문을 받은 적이 있습니다. 잠시간 침묵이 이어졌고, 저는 "한번 생각해 볼게요"라는 대답밖에 할 수 없었죠. 

그 후에도 계속 생각해 봤지만 떠오르는 게 전혀 없었어요. KPI를 세우려면 기본적으로 정량적인 기준이 있어야 하는데, 제 업무는 그렇게 측정할 수 없다는 생각이 들었거든요. 

물론 '한 분기에 분석을 몇 개 하겠다', '대시보드를 몇 개 만들겠다' 하는 식의 목표를 억지로 세워볼 수는 있을 거예요. 하지만 이게 정말 우리 사업 목표를 달성하는 데 궁극적으로 도움이 되는 KPI인지, 내가 이 목표를 달성하려고 할 때 동기부여가 될 수 있는지를 생각해 봤더니 전혀 그럴 것 같지 않다는 답이 나왔죠. 그러다가 문득 이런 생각이 들었습니다. 

'내가 양말을 만드는 사람이라면?'

만약 하루에 100켤레를 만드는 게 목표라면 당연히 100켤레를 만들기 위해서 노력할 거예요. 그리고 다음과 같은 결과를 예상할 수 있을 겁니다.

• 80켤레밖에 만들지 못했다면 양말 만드는 속도를 개선해야 할 것이다.
• 반대로 120켤레를 만든다면 칭찬이나 인센티브를 받을 것이다.

이렇게 양말 만들기에 대입해서 생각해 보니 '내 업무도 이렇게 측정할 수 있는 방법이 있지 않을까' 하는 생각에 다다랐죠.

 

"측정할 수 없으면 관리할 수 없고, 관리할 수 없으면 개선할 수 없다."

경영학의 대가 피터 드러커가 한 말인데요. 쉽게 말해, 관리와 개선을 하려면 측정부터 시작해야 한다는 뜻입니다. 저는 양말 만드는 사람이 아니라서 제 일을 개수로 측정할 수는 없지만 다른 방법이 있을 거라는 아이디어가 떠올랐어요. 

그게 바로 '시간'이었습니다. 제가 사용하는 시간을 측정하고 그룹핑해서 KPI를 세울 수 있는 기준을 마련하고, 이 기준을 바탕으로 관리하고 개선할 수 있다고 생각한 거죠. 그래서 사업 리더에게 우선 현재 제가 사용하는 시간부터 기록한 다음에 다시 논의하는 게 어떻겠냐고 말씀드렸고, 이후 제 시간을 기록해 나가기 시작했습니다. 

결론부터 말씀드리면 이 방법은 성공적이었어요. 

• 시간을 기록하기 시작하면서 제 시간이 어떻게 쓰이는지 명확하게 알게 됐고
• 어떤 업무에 시간을 더 많이 사용할지 목표를 정할 수 있었죠.

무엇보다 시간을 기록함으로써 제가 제 일의 주인이 될 수 있었는데요. 저는 동료들이 요청하는 데이터 추출 같은 업무보다는 사업의 중장기적인 목표 달성에 도움이 될 수 있는 분석 업무에 더 많은 시간을 할애하고 싶었습니다. 

그래서 측정한 시간을 바탕으로 사업 리더에게 이러한 이야기를 전달했습니다. 그 결과, 중장기 분석 업무에 더 많은 시간을 할애하도록 업무와 우선순위를 조정할 수 있었고요.

이번 아티클에서는 아래 3가지에 중점을 두고 저만의 시간 관리법을 소개해드리고자 합니다.

이 방법을 사용하면 업무별로 얼마큼의 시간을 사용하고 있는지 현황을 파악하고, 중요 업무에 리소스를 더 투입하는 등의 의사결정을 여러분이 직접 하실 수 있습니다. 또, 이 과정에서 업무 자율성과 시간 운용 능력이 향상된다는 걸 몸소 느끼실 거예요.

제가 그랬던 것처럼 자신의 업무를 측정할 수 없거나 스스로 업무를 조정하지 못해서 답답함을 느끼고 있는 분이라면 딱 일주일만 이 시간 관리법을 먼저 따라해 보시길 추천드려요. 기본 원리를 익히고 어느 정도 익숙해졌을 즈음에 여러분만의 방법을 찾아가시면 좋을 것 같습니다.

시간 관리 STEP 1. 내 업무 시간 촘촘하게 기록하기

첫 번째로 해야 할 일은 현재 사용하는 시간을 기록하는 것입니다. 저희 회사는 기본적으로 구글 캘린더를 사용하고 있어서 저 역시 여기에 시간을 기록하고, 기록한 시간을 스프레드시트로 내보내서 시각화하고 있습니다. 이 때문에 구글 캘린더와 스프레드시트를 기준으로 설명드리는 점 참고 부탁드립니다.