보고서로 인정받던 김 팀장, 보고서를 리젝 당하다?
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- 리더(임원)의 업무 유형, 조직의 상황, 현재 업무량을 판단하고 대처할 수 있는
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저자 새별
PPT 콘텐츠 크리에이터 9년 차. 콘텐츠 누적 조회수 2,700만 건. >프로필 더 보기
A 임원과 죽이 잘 맞고 보고서로 인정받던 김 팀장, 2022년 상반기 B 임원과 새롭게 일하게 됐습니다. 김 팀장은 늘 그래왔듯 핵심 요약 후 중간보고를 했고, 최종 보고 하루 전 보고서를 제출했습니다. 그런데 B 임원은 이게 뭐냐며 처음부터 다시 해오라고 화를 내는 게 아니겠어요?
아니, 중간보고도 핵심 위주로 잘했고, PPT도 핵심이 강조되게 잘 만들었다고 생각했는데 왜 B 임원은 리젝(reject)했을까요?
알고 보니, B 임원은 A 임원과는 전혀 다른 업무 유형을 가지고 있었습니다. A 임원은 한 번의 중간보고 후 최종 보고서를 받길 원했습니다. 반면, B 임원은 초반부터 직접 전체적인 보고의 방향성에 대해 아이디어를 내고, PPT 구성에도 관여하고 싶었던 것이죠.
대면 커뮤니케이션도 상사의 스타일에 따라 리액션을 더 많이 하기도 하고, 두괄식을 선호하는 경우도 있음을 알고 계실 거예요. PPT도 마찬가지입니다. 내 상사가 어떤 사람인지를 파악해서 상사가 좋아하는 스타일로 PPT를 만드는 것은 물론, 상사 스타일에 따라 중간 보고 횟수와 디테일을 정하는 전체가 보고의 과정입니다. 특히, 팀장은 팀에서 올린 보고서를 통과시켜 실질적인 업무 결과를 얻어야 하는 만큼, 더 큰 맥락에서 임원의 성향을 고려해야 합니다.
즉, PPT는 '비주얼 커뮤니케이션 도구'입니다. 사람들과 시각 자료로 소통하고, 정보 전달을 위한 보조 도구죠. 말로도 충분히 소통이 가능하다면 굳이 PPT로 보고서를 만들 필요가 없습니다. 그렇다면 어떻게 해야 '리더(임원)*이 좋아하는 보고서 PPT'를 수월하게 만들 수 있을까요?
*이하 편의상 '임원'이라는 단어로 통일
이 글에서는 철저한 분석을 통해 적중률을 높이는 보고서 PPT 제작 꿀팁을 전수합니다.
1) 내 앞에 있는 임원은 어떤 업무 유형의 사람일까?: ST형, NT형, NF형, SF형
2) 현재 조직에서 어떤 위치에 있는 임원일까?: 잘 나가는 팀, 신사업 팀, 잘 안되는 팀
3) 임원의 현재 업무량이 얼마나 될까?
4) 보고서는 누가 볼까?: 표현부터 공유 방법까지
5) 실전 퀄리티 높여주는 PPT 디자인 노하우와 바로 쓸 수 있는 템플릿 3종 세트
본문의 마지막에 있는 PPT 3종 템플릿까지 놓치지 마세요!
어떤 유형의 임원일까? 상급자 파악하기
1) 내 앞에 있는 임원은 어떤 업무 유형의 사람일까?
ST형: 결론만 말해주기를 원하는 임원
보고할 때, '바쁘니까 결론만 이야기해줄래?'라고 말하는 분들이 있습니다. 이런 분들은 특별한 사유가 없는 이상 중간보고보다는 보고서를 알아서 만들고, 준비해 가는 것이 중요합니다. 최대한 핵심만 요약해서 내용을 전달하는 것이죠. 그리고 결정을 내려야 할 부분이 무엇인지 밝히기만 하면 됩니다.
이런 분들은 PPT 디자인에는 별로 관심이 없을 가능성이 높습니다. 디자인보다는 내용을 알기 쉽게 정리하는 데 시간을 더 쏟는 게 중요합니다. 이런 분들은 MBTI가 'ST' 일 수 있습니다. (ISTJ, ESTJ, ISTP, ESTP)
Tip. 내 보고서를 한 문장으로 요약한다면?
보고서를 만드는 이유를 한 문장으로 정리해봅시다. ST형 임원에게 보고할 때는 바로 보고서 결론에 대해 답변할 수 있게 준비하는 것이 중요합니다. 상대방이 보고받아야 하는 이유를 10초 이내로 답변한다면 뭐라고 말씀하실 건가요? 떠오른 대답에 따라 어디에 힘을 실어야 할지가 보이실 겁니다.
NT형: 직접 아이디어 내기를 좋아하는 임원
