김 팀장은 마케팅 팀장으로 어느 한 회의도 놓칠 수 없다. 마케팅은 업무 특성상 영업, 개발 등 유관 부서의 주요 이슈를 알고 있어야 시의적절하게 고객 대응안을 준비할 수 있다. 그렇기에 회사 주요 회의에 참석해야 한다. 이 중에는 반드시 출석을 요구 받는 회의도 있지만, 김 팀장이 따로 꼭 챙기는 회의도 있다.
이렇게 회의가 꽉 잡혀 있는 날이면 팀원들 얼굴을 볼 시간도 없다. 회의에 들어가 앉아 있어도 팀원들에게서 올라오는 급한 결재의 톡, 문자는 계속 김팀장의 마음을 불안하게 한다.
결국 김 팀장은 노트북·태블릿·스마트폰까지 만반의 준비를 하고 대회의실로 들어간다. 회의의 주관자인 상사의 눈을 피해 적당히 참여하면서, 틈틈이 팀원들과 업무를 할 생각이다. 이렇게 하지 않으면 팀원들은 회의에 참석하고 있는 김 팀장의 결정과 결재를 기다리느라 하루를 그냥 보내야 하기 때문이다.
회의 참석자로서 아쉬운 점도 있다. 주관 부서에서도 최대한 노력하겠지만, 시급한 의제를 발표하는 주요 부서에서 내부 의견을 수렴하는 데만 시간이 꽤 걸린다. 회의 2~3일 전에도 참석자들에게 아젠다와 배경 자료가 공유되지 못하는 경우가 있다. 그러다 보니 회의에 참석해서 처음 듣게 되는 이야기도 있다. 유관 부서의 조직장으로서 바른 대안을 제시할 수 있어야 하지만, 현실적으로 효과적인 회의가 되지 못하는 경우가 많다.
이렇게 많은 회의에 참석하는 이유는 결국 우리 팀, 우리 조직의 성과를 잘 내게 하기 위해서 인데. 이리저리 끌려다니는 게 아니라 주도적으로 컨트롤하려면 어떻게 해야 할까?
다양한 회의를 효율적으로 다루는 팀장이 되기 위해
팀장에게 회의는 협업을 통해 업무를 추진하는 중요한 커뮤니케이션 도구이며, 참석하는 사람도 결정해야 하는 사항도 모두 다르다.
지금부터 팀장이 참석하는 회의의 종류를 구분해보고, 누구와 무엇을 논의해야 하는지 유형별 회의 진단과 효과적인 운영을 위한 솔루션에 대해 생각해보자.
