팀 효율을 높이는 팀장은 매뉴얼을 '이렇게' 만든다 (템플릿 제공)

팀장의 '매뉴얼대로 해'가 진짜 성과를 내려면

팀장은 항상 시간이 부족합니다. 실무만 보기에도 바쁜데, 매니징에 팀원 케어에 많은 시간을 쏟아야 하기 때문입니다. 업무 속도가 빠른 스타트업의 특성상 미리 체계를 잡아놓기도 어렵고, 힘들게 체계를 잡아도 금방 바꿔야 하는 경우가 많습니다.

때문에 팀을 효율적으로 운영하는 노하우가 필수적입니다. 팀장이 개별 업무를 확인하지 않더라도 팀원 각자 효율적으로 일하고, 팀 전체의 업무 효율도 높일 방법이 있어야 합니다. 그렇기에 매뉴얼이 필요하죠.

하지만 매뉴얼을 만들고, 운영하기란 쉽지 않습니다. 많은 분들이 매뉴얼을 만들기 위해서는 A부터 Z까지 모든 내용을 체계적이고, 빈틈없이 정리해야 한다고 생각합니다. 이런 생각 때문에 업무에 적용하는 것도 부담되고, 어렵게 만들었더라도 매뉴얼이 방대해서 실무에서 써먹기 어려운 경우가 많습니다.

가장 큰 문제는 매뉴얼을 위한 매뉴얼을 만든다는 데 있습니다. 즉, 정리를 위한 정리만 한다는 의미입니다. 특히 관리자 역할을 맡으면 일반 실무자보다 많은 정보를 알고 있어서 이를 정리하고 싶은 욕망에 쉽게 빠지게 됩니다. 자료를 빠짐없이 순서대로 정리하고 싶고, 주먹구구식으로 하던 방식도 정리하고 싶어지죠.

매뉴얼의 목적은 정리가 아니라 레버리지(leverage)를 통해 업무 효율을 높이는 데 있습니다. 업무에 있어서 레버리지는 다른 사람의 자원이나 노력의 결과물을 통해 나의 업무 효율을 높인다는 의미로 사용됩니다. 작은 규칙이나 매뉴얼만으로도 팀 내에서 낭비되는 일을 줄여 팀 전체의 레버리지를 굉장히 끌어올릴 수 있습니다.

매뉴얼은 거창할 필요가 없습니다. 레버리지만 높일 수 있으면 되고, 실전에서 바로 사용할 수 있는 매뉴얼이 가장 쓰임새 있다고 생각합니다. 저 또한 시행착오를 겪으며 린(lean, 군살 없이)하게 실무에서 바로 적용할 수 있는 매뉴얼을 만들고, 이를 개선해나갔습니다.

린 매뉴얼을 활용하면 실무에 가장 적합한 매뉴얼을 만들 수 있습니다. 린 매뉴얼을 통해서 빠르게 돌아가는 업무 속에서도 작은 것부터 체계를 잡아 나가며 동료들의 업무 효율을 끌어올릴 수 있을 것입니다. 저와 저희 팀이 개선해나가고 있는 린 매뉴얼의 사례를 들어 이야기해보겠습니다.

가볍게 시작하는 린 매뉴얼

린 매뉴얼은 린 스타트업의 개념에서 차용했습니다. 처음부터 완벽한 매뉴얼을 만들기보다는 최소 기능으로 작동하는 매뉴얼부터 만들고, 개선해나가자는 취지입니다. 이러한 개념이 왜 필요할까요?

업무를 하다 보면 비효율적인 일 처리를 많이 발견하게 됩니다. 두 사람이 같은 일을 하고 있음에도 서로 공유되지 않아서 따로 하고 있다거나, 이전 자료나 히스토리가 있음에도 다시 작업하고 있다거나, 선임자의 업무 노하우를 몰라서 일을 처음부터 학습하는 등의 일이 생깁니다.

팀원들은 다른 사람의 업무를 알기 어렵기 때문에 비효율이 발생하고 있는지 모를 수도 있습니다. 팀원을 탓할 수 없는 일입니다. 팀 전체 업무를 관리하는 팀장은 이러한 비효율을 해결해야 할 필요와 의무가 있습니다.

팀원은 기본적으로 매뉴얼을 만들고, 업무 규칙을 제안하기 어렵습니다. 다음과 같은 이유가 있습니다.

1) 비효율에 익숙해진다

실무자들은 눈앞에 산적한 일을 해치우기 위해 고군분투하고 있습니다. 업무 처리에 집중하느라 바쁜 실무자가 업무수행 방식 자체를 고민하고 개선하기란 쉬운 일이 아닙니다. 그러다 보면 타성에 젖어 늘 하던 방식에 익숙해집니다.

심지어 자신도 일 처리 방식이 비효율적임을 알더라도 개선하기 위한 시간과 노력이 다소 소요되기 때문에 하던 방식대로 진행해버리기도 합니다. 어쩌면 비효율적인 방식 자체에 이미 너무나 익숙해져서 비효율적이라는 생각을 못 할 수도 있습니다.

2) 근시안적으로 눈앞의 실무에만 집중한다