직장인이라면 반드시 갖춰야 할 '문서 커뮤니케이션 스킬'

💡 10분 안에 이런 내용을 알려드려요!

  • 프로젝트의 성공을 좌우하는 문서 커뮤니케이션 노하우
  • 직장 생활의 기본이 되는 미팅 노트, 제안서, 견적서 작성법
  • 인생 첫 프로젝트를 담당한 주니어 마케터, 사수 없이 프로젝트를 맡게 된 분들을 위한 미팅노트, 견적서 노션 템플릿 제공

저자 박용훈

아날로공 프로덕션 CSO 이사, 영상 스타트업 5년차 > 프로필 더보기

👨🏻‍💼: 이 프로젝트는 김성실 씨가 맡아주게. 첫 프로젝트인 만큼 기대하겠네.

👩🏻‍💻: 넵! (네…? 태어나서 한 번도 프로젝트 맡아본 적 없는데요?)

시트콤 속 웃픈 이야기 같지만 직장에서 흔히 겪게 되는 일입니다. 제 신입 시절도 이와 비슷했는데요. 제가 입사하자마자 사수인 대리님이 퇴사했고, 약 3개월 뒤에 팀장님까지 퇴사하는 바람에 사수 없이 직장 생활을 시작하고 말았죠. 그렇게 저는 팀에서 유일한 마케팅 팀원이 되었습니다. 

 

일당백은커녕 내 몫이나 제대로 충당할 수 있을지 고민할 새도 없이 매일같이 밀려드는 업무를 처리하느라 바빴습니다. 또, 어렵게 성사한 미팅과 중요한 프로젝트를 성공해야 한다는 부담도 컸습니다. 

 

그중에서도 여러 회사 대표님들과 미팅하고, 제안하고, 견적을 협의하는 부분이 특히 더 어려웠죠. 물론 그때의 노력 덕분에 프로젝트를 주도하는 비즈니스 노하우를 터득할 수 있었습니다.

 

비즈니스에서 미팅과 제안, 견적은 일상적인 커뮤니케이션입니다. 상대방을 설득하고 제안해야 하는 직장인, 특히 마케터들에게는 커뮤니케이션 능력이 무엇보다 중요하죠. 미팅, 제안, 견적을 대략적으로 구분하면 다음과 같습니다. 

  • 1) 미팅: 신뢰를 쌓고 검증하는 과정
  • 2) 제안: 설명하고 설득하는 과정
  • 3) 견적: 논의한 내용을 확인하고 약속하는 과정

그래서 이번 아티클에서는 각 커뮤니케이션 과정에서 반드시 필요한 문서 작성법을 설명드립니다. 특별히 프로젝트를 처음 담당한 주니어 마케터나 사수 없이 프로젝트를 맡게 된 분들을 위해 각 문서별 템플릿을 제공할 예정인데요. 해당 노션 템플릿은 내용을 작성하신 다음, 내보내기 기능을 활용하면 손쉽게 전달할 수 있습니다. 

 

그럼 지금부터 미팅, 제안, 견적에 맞는 문서 작성법을 설명드리겠습니다. 이 아티클을 다 읽고 나면 상대의 목적과 이익을 우리 비즈니스에 성공적으로 연결시키는 법을 알게 되실 거예요.

1. '미팅 노트' 작성 노하우

저는 비즈니스의 꽃은 단연 미팅이라고 생각하는데요. 그 이유는 상대방과 함께 일을 완성하는 자리이기 때문입니다. 또 그동안의 성과(내공)를 확인하는 자리이기도 하고요. 

 

그래서 상대적으로 미팅 경험이 부족한 주니어들에겐 부담스러울 수밖에 없죠. 하지만 걱정하지 않으셔도 됩니다. 지금부터 설명할 미팅 노트 작성법을 잘 숙지하신다면 그 어떤 미팅도 수월하게 이끌어나가실 겁니다. 

 

📋 미팅이 쉬워지는, 미팅 노트 작성법

흔히 '미팅 노트'라고 하면 미팅을 진행할 때만 작성한다고 생각하기 쉬운데, 저는 미팅을 준비하는 과정에서도 노트를 작성합니다. 그럼 각각의 개념부터 간단히 설명드릴게요.

  • 미팅 전 노트(Pre Meeting note): 미팅을 준비하는 과정에서 내가 아는 것과 알아야 하는 것을 구분하기 위해 작성합니다. 부족한 정보가 있다면 추가로 채워 넣고, 특히 고객사와 미팅을 앞두고 있다면 고객 및 시장 현황을 조사해서 노트에 기입합니다. 이때, 주니어분들은 무엇을 알아야 할지 파악하는 게 어려울 수 있습니다. 그럴 땐 회사 내 접근 가능한 정보 중에서 현재 프로젝트와 유사한 사례가 있었는지 체크하면 좋습니다.
  • 미팅 노트(Meeting note): 실제 미팅에서 사용하는 노트로, 회의록에 가깝습니다. 사전에 정리한 정보와 실제 미팅 사이에 차이가 없는지 확인하고, 키워드 중심으로 내용을 정리하면 됩니다.
  • 미팅 기록 (Meeting report): 미팅 전 노트와 미팅 노트를 합쳐서 작성한 문서로, 말 그대로 기록용 문서로 생각하시면 됩니다.

이렇게 단계별로 미팅 노트를 분류하는 이유는 상대방과의 대화에 좀 더 집중하기 위해서인데요. 미팅에서는 말과 정리(기록)가 동시에 진행되죠. 따라서 미팅 전 노트는 말할 때, 미팅 노트는 기록할 때 사용한다고 이해하시면 됩니다. 

 

이렇게 사전에 문서를 구분해 두지 않으면, 커뮤니케이션 흐름에 방해가 됩니다. 미팅 내용을 작성하다가 조사한 내용을 찾으려고 문서를 뒤지는 과정을 반복하다 보면 상대방과의 커뮤니케이션에 공백이 생기겠죠. 

 

숙련된 시니어라면 문제 없겠지만, 주니어라면 돌발 변수를 무조건 줄여야 합니다. 당황하면 실수하기 마련이니까요. 그럼 지금부터 각 단계별로 미팅 노트를 작성하는 방법을 설명드릴게요.

 

1) '미팅 전 노트' 작성법

'미팅 전 노트'는 미팅에 참석하기 전, 필요한 정보를 압축한 문서입니다. 쉽게 말해, 유재석 같은 MC가 진행할 때 참고하는 큐카드라고 생각하시면 됩니다. 

 

따라서 직관적인 단문 위주로 알아보기 쉽게 작성합니다. 실전 미팅에서 이 노트를 참고해 준비한 내용을 잘 전달하기만 해도 절반은 성공한 셈이죠.