'저 일하고 있어요!' 신호를 보내는 가장 좋은 방법, 중간보고

소처럼 일만 하면 소가 됩니다

여러분, 질문 하나 드려볼게요. 혹시 직장에서 지시받은 업무를 수행했을 때 다음과 같은 이야기를 한 번이라도 들으신 적이 있나요?

• 이건 내가 원한 방향이 아닌데.
• A 씨 보고서는 항상 내가 손볼 게 많아.
• A 씨, 지난번에 말한 그거 어떻게 되어 가고 있어?
• 왜 내가 말한 게 반영이 안 되어 있지?

위와 같은 이야기를 종종 듣는다면, 당신은 '중간보고'가 꼭 필요한 분입니다. 직장에서는 '무소식이 희소식'이 될 가능성은 많지 않습니다. 중간보고를 통해 소식을 알려야 우리는 더 인정받을 수 있습니다.

이는 상사의 입장에서 생각해보면 쉽게 이해됩니다. 여러분이 누군가에게 업무를 지시했다고 생각해보세요. 일을 맡긴 지는 꽤 됐는데, 영 소식이 없어 걱정됩니다. 흘끗 보니 무언가 열심히 하는 것 같긴 합니다. 진행 상황을 확인해볼까 싶다가도 간섭하는 것처럼 보일까 봐 그저 기다려봅니다. 

납기가 다 되어갈 때 즈음, 지시를 받았던 직원이 쭈뼛쭈뼛 들고 온 보고서는 원하는 방향이 아닙니다. 이럴 때 상사는 굉장히 곤란하겠죠? 그래서 직장인은 수시로 신호를 보내야 합니다.

제가 소개할 중간보고 방법은 총 세 가지입니다.

• 구두 보고: 지시를 받은 지 얼마 안 되었을 때 간단하게 확인할 사항이 있는 경우 활용
• 메모 보고: 보고의 스토리라인을 구체화하는 과정에서 활용
• 프린트 보고: 최종보고 전 단계에서 활용

물론 세 가지 모두를 실행할 여유가 없다면, 상사의 성향에 맞게 한두 개를 선택해서 사용해도 됩니다. 여러분이 가슴 답답한 어느 보고서 작성을 지시받았다고 가정하고, 이에 맞게 중간보고의 유형과 절차를 예로 들어보겠습니다. 최종보고를 완성해가는 과정에서 중간보고가 어떻게 사용되는지 잘 봐주세요.

구두 보고: 신속하게 말로 보고하기

정의

'구두 보고'는 상대방을 마주하고 말로 보고하는 방식을 말합니다. 사회 용어에 익숙하지 않았던 학생 시절엔 구두를 신고 옷을 갖춰 입고하는 보고라고 생각한 적이 있습니다. (개그가 아니라 다큐입니다. 이 글을 읽는 분 중 저와 같은 생각을 하신 분도 분명 계실 겁니다.)

구두 보고를 잘만 활용하면 수십 장 만들어야 하는 보고서의 분량을 줄일 수 있습니다. 그러나 일을 빨리 끝내고 싶은 마음에 성급히 사용했다가는 혹 떼려다 혹 붙이는 일이 발생할 수도 있습니다. 상사도 보고 내용에 대해 의사 결정할 시간이 필요하기 때문이죠.

특징 및 활용법

구두 보고의 가장 큰 특징은 신속성입니다. 별도로 문서를 준비하지 않고도 간략하게 의견을 전달할 수 있기 때문입니다. 따라서 상사의 피드백도 상대적으로 빨리 받을 수 있습니다.

다음과 같은 경우에 구두 보고를 활용하는 것이 좋습니다.

• 업무 지시를 받았지만 어디서부터 시작해야 할지 감이 안 잡힐 때
  → 내가 이해한 것을 정리하여 문의하는 용도
• 납기가 여유가 있는 보고를 준비할 때
  → 상사가 불시에 진행 경과를 물어볼 수 있으므로 내가 일을 잘 진행하고 있다는 신호를 보내는 용도
• 경과를 신속히 보고하면 추가 보고의 부담이 줄어들 수 있을 때
  → 보고 준비 중 변수가 발생하면 시의성을 고려하여 신속하게 보고하기. 이 경우 방향성에 대한 피드백을 받을 수 있음. 시의성을 놓치면 최종 보고 전에 또 다른 보고가 생길 수 있으니 이를 최소화하는 용도

실제 사례

구두 보고가 가장 빛을 발하는 순간은 가슴이 답답해지는 업무 지시를 받았을 때입니다. 초안을 어떻게 써야 할지 끙끙 앓게 되고, 결국 납기에 맞춰 어떻게 해서든 보고서를 만들어 갑니다. 결과는 드라마처럼 면전에 서류가 휘날리는 장면이 연출되죠.

저는 이런 상황에서 지시를 내린 상사를 찾아갑니다. 그리고 "상무님, 현재 상무님께서 말씀하신 부분을 이렇게 정리하고 있습니다", 혹은 "지시하신 보고서를 작성하고 있는데, 이 부분이 잘 풀리지 않습니다"라고 말합니다.