회사 막내로 살아남기: 자료조사 효율적으로 하는 법

신입사원 막내의 업무 1순위, 자료조사

※ [회사 막내로 살아남기 시즌1] 시리즈의 콘텐츠입니다 ※

이 글은 이런 분들에게 추천드려요

• 시간을 절약하되 문서의 퀄리티는 높은 기본적인 자료조사 노하우가 필요한 주니어 실무자: 어디서부터 어떻게 시작해야 할지 감이 오지 않으시나요? 자료조사의 A to Z를 단계별로 차근차근 설명해 드릴게요.
• 자료조사 단계에서 어떤 사이트들을 참고해야 할지 모르겠는 1년 이하의 주니어 실무자: 찾을 수 있는 자료는 방대한데, 정작 필요한 정보는 없다고 느껴지시나요? 기본적으로 참고하실 수 있는 여러 사이트들을 소개해 드릴게요.

안녕. n년차 막내 김사원👩🏻‍💼이야. 오늘은 신입사원 막내의 영원불멸 1순위 업무, '자료조사 하는 법'에 대해 알려줄게.

막내로서 가장 처음 그리고 가장 많이 하게 되는 업무는 역시 자료조사일 거야. 자료조사는 모든 일의 토대가 되는 만큼 기본적이면서도 중요한 업무지. 첫 단추를 잘못 꿰면 그 위의 단추들도 비뚤게 채워지듯, 자료조사가 탄탄하지 못하면 그 이후의 단계들도 방향성을 잃을 가능성이 높으니까.

이렇게나 중요한 일임에도 세부적인 방법은 누가 시간을 내서 처음부터 끝까지 가르쳐 주거나 하지 않아서, 자료조사 때문에 스트레스받는 사람 꽤 많을 거야. 

이번 아티클에서는 시간도 절약하고 자료조사 퀄리티도 높일 수 있게 '효과적인 자료조사'에 대해 정리했어. 자료조사의 시작부터 마무리까지 개괄적인 설명과 함께, 각 단계에서 바로 참고할 수 있는 다양한 툴과 사이트를 중점적으로 소개해 줄게.

[Step 1] 자료조사 시작 전 - 필수 확인 사항

1) 목표 확인: 무엇을 위해 필요한 자료인가 

모든 업무가 그렇듯 자료조사를 시작할 때도 목표를 확인하는 게 가장 중요해. 앞서 첫 단추 이야기를 한 것처럼 자료조사는 말 그대로 인사이트를 얻기 위한 기반이 되는 업무이기 때문에 그 어느 내용보다도 정확도가 중요해. 곁가지의 사족을 쳐내면서도 핵심 자료들을 임팩트 있게 정리하려면, 자료조사를 시작하기 전 아래와 같은 사항에 대한 확인이 필요해.

• 왜 찾아야 하는지
• 무엇을 찾아야 하는지
• 그래서 이 자료가 어디에 쓰일지

그래야 조사의 바운더리를 정할 수 있고 그 안에서 효율적으로 정리가 가능해. 위 세 가지가 명확해졌다면, 메모장을 활용해 모니터에 고정하여 띄워두든가 포스트잇으로 살짝 붙여두고 상기하면서 조사하도록 하자.

2) 폼(form) 확인: 어떤 포맷으로 정리할 것인가 

혹시 아직도 형식보다 내용이 중요하다고 생각해? 댓츠 노노. 회사에서는 내용만큼이나 형식도 정말 중요해. 수많은 커뮤니케이션이 오고 가는 회사에서 형식은 '공통된 언어'와 같거든. 공통된 언어가 있는데도 그 이외의 언어를 멋대로 사용한다면 어떻게 될까? 항상 A자료는 엑셀로 정리해 왔는데 막내인 네가 갑자기 워드로 정리를 해서 드린다면? 내용을 보기도 전에 퇴짜를 맞을 가능성이 높아.

그러니 포맷의 중요성을 잊지 말고 자료조사를 할 때도 아래와 같이 체크하자.

• 업무 지시를 받을 때 "워드에 간단하게 정리하면 될까요?"와 같이 포맷 확인
• 기존에 진행했던 동일한 사례의 샘플이 있다면 전달받아 확인
• 샘플을 보며 전반적인 '양'에 대한 감 익히기 

포맷을 확인하고 샘플도 수령했다면 천천히 보면서 어느 정도 양으로 했는지, 폰트의 종류와 크기는 어떤지 파악하여 크게 어긋나지 않는 선에서 정리하는 게 좋아. 

나의 경우엔 전체 자료를 검색한 'raw data' 파일은 워드나 에버노트로 수집하고, 각각 규격에 맞는 포맷에 맞춰 워싱한 후 최종 정리해. 그래서 자료조사가 끝났을 때의 파일은 총 2개가 만들어지는데, 혹시 추가 수정사항 등이 있을 경우 raw data 파일을 열어 참고하면 다시 처음부터 검색할 필요가 없으니 훨씬 시간을 아낄 수 있어. 

애써 열심히 한 자료조사가 형식 때문에 평가절하되지 않도록 조사하기 전에 위 사항들을 참고하는 걸 추천할게.

[Step 2] 자료조사 1 - 정보성·팩트 자료의 검색

1. 산업 동향 검색: 공식 홈페이지 살피기

세상 모든 제품·서비스·매체 등은 독립적으로 존재하지 않기 때문에, 이를 아우르는 상위 카테고리의 산업 동향을 살펴볼 필요가 있어. 이때 각 산업군의 대표적인 기관에서 제공하는 자료들은 가장 신뢰할만한 데이터야. 기관에서 주기적으로 업데이트*하는 자료는 신뢰도가 높을 뿐 아니라, 인사이트를 뽑아내는 데 실질적인 도움이 되거든.

* 기본 중의 기본이지만 함께 이야기하자면, 통계자료나 이미지 등을 사용할 때에는 기간을 포함한 출처 표기도 잊지 말자.

기본적으로 활용할 만한 몇 가지 사이트들을 아래에 소개할게. 이밖에도 본인이 속한 직종을 아우르는 공식 사이트들은 평소에도 즐겨찾기 해두면 좋아.*

• 대한민국 정책브리핑(국내 경제·정책): 최근 경제 동향, 경제지표, 월간 재정동향, 한국판 뉴딜정책 개요 등 경제·정책 관련 세부사항들에 대한 정보를 확인할 수 있어.
• Kotra 해외시장뉴스(해외 시장): 해외 국가별 주요 산업 동향, 국내 수출 동향, 상품 트렌드 등을 한눈에 살펴볼 수 있어.
• 네이버 트렌드(검색어 트렌드): 키워드별로 하위 검색어를 설정할 수 있고 기간, 성별, 연령까지 상세하게 나누어 찾아볼 수 있는 것이 장점이야. 구체적인 타깃에 대한 조사가 필요할 때 유용하게 쓸 수 있어.
• 구글 트렌드(검색어 트렌드): 기간별 검색어 트렌드를 보여주되, 전 세계 지역별 관심도를 함께 제공해 해외 시장·소비자에 대한 조사가 필요할 때 유의미한 자료를 찾을 수 있어.
• IT FIND - IT 지식포털(IT): 업계 동향부터 뉴스까지 한눈에 찾아볼 수 있어. 가장 좋은 점 중 하나는 '동향정보 > 유관기관 스크랩' 탭에 들어가면 한국전자통신연구원, 대한무역투자진흥공사 등 연관 업계가 발행하는 주요 자료들을 함께 볼 수 있다는 점이야.
• 한국광고총연합회 - 광고정보센터(문화): 광고정보센터 탭으로 들어가면 마케팅학회 등에서 정리한 전문자료뿐만 아니라 현재까지 발행된 크리에이티브 광고물(TV CF, 전단 등) 샘플을 확인할 수 있어. 가볍게 아이디어를 얻는 것부터 중요한 자료를 찾는 것까지 유용하게 활용해볼 만해.
• 한국콘텐츠진흥원(문화): 게임, 드라마, 영화, 도서 등에 대한 국내 정책부터 해외시장 동향까지 문화 콘텐츠를 총망라한 자료들을 살펴볼 수 있어.

2. 트렌드 검색: 뉴스레터 정보지 탐색

조금 더 실질적이고 피부에 와 닿는 트렌드 정보가 필요하다면 여기를 주목해. 바로 '뉴스레터 정보지'를 통한 탐색이야. 퍼블리를 비롯한 많은 구독 서비스들이 높은 인기를 누리는 것에 더해, 알찬 정보들을 주기적으로 제공하는 뉴스레터 또한 많이 생겨나고 있거든. 

뉴스레터는 분야별 양질의 정보들을 살펴볼 수 있을 뿐만 아니라, 발행인 나름의 인사이트도 담겨 있어서 일석이조로 많은 도움이 될 거야. 아래 몇 가지 유용한 정보지를 소개할게. 구독신청을 해두고, 필요할 때 찾아보는 정도로만 활용해도 좋아.

• 어피티(경제): 지금 가장 이슈가 되고 있는 경제 정책과 상황을 빠르게 접하고 이해할 수 있어.
• 뉴닉(뉴스 전반): 업계 동향 자료를 읽어도 단어가 너무 어려워 이해가 하나도 안 될 때 유용해. 단순히 뉴스만을 딱딱하게 전달하는 게 아니라 용어에 대한 설명부터 차근차근 단계별로 설명해주기 때문에 막내로서 전반적인 업계 동향에 익숙해지는 데 도움이 돼.
• 콘텐타(마케팅): 실무에서 뛰고 있는 작가들이 직접 콘텐츠를 쓰는 플랫폼이야. 정보의 생생함이 강점이지.
• 어거스트(미디어): 미디어 시장에서 화두가 되고 있는 주요 뉴스들을 소개해줘(뉴스레터를 보내줄 때 함께 보내주는 '그 주의 눈여겨볼 만한 영상'도 쏠쏠한 재미가 있지).
• 안전가옥(문화): 미디어·문화 전반의 주요 이슈에 대한 뉴스를 요약해서 보여줘. 특히, 요즘 대두되고 있는 웹소설·웹드라마 또는 서울국제도서전이나 부산국제영화제처럼 주요 문화 행사들에 대한 정보도 얻을 수 있어.
• 스타트업 위클리(스타트업): 스타트업에서 일하거나, 스타트업을 대상으로 조사할 때 필수적인 뉴스레터야. 업계 동향부터 실무진들의 인터뷰 기사까지 한눈에 살펴볼 수 있다는 게 장점이야.
• 캐릿(요즘 애들 트렌드): 요즘 MZ세대들 사이에서 유행하는 줄임말부터 가장 핫하게 떠오르고 있는 게 무엇인지 파악할 수 있어.

3. 키워드(제품·서비스·매체) 검색: 구글링 기반으로 찾기 

본격적으로 자료조사를 시작할 때 가장 기본적인 키워드의 검색은 무엇으로 하면 좋을까? 구글링을 추천해. 원하는 키워드를 가장 정확하게 검색할 수 있는 방법이기 때문이야. 

하지만 구글에 검색어만 입력해서는 원하는 검색 결과를 얻기가 힘들지. 지금부터 구글링으로 원하는 자료를 검색하는 방법에 대해 알려줄게.

1) "검색어": 검색어를 포함한 모든 단어와 문장을 검색한다.

2) 검색어1+검색어2: 여러 개의 키워드를 모두 포함하여 검색한다.

3) 검색어1 -검색어2: 특정 단어를 제외하고 검색한다.*

* 하이픈 앞 띄어쓰기 유의

4) ~검색어: 유사한 정보를 함께 검색한다.

5) 검색어1*검색어2: 정확한 키워드가 떠오르지 않을 때 떠오르지 않는 단어의 공백을 *로 표기하여 검색한다.

6) 검색어1 or 검색어2: 두 검색어 중 하나 이상을 포함한 키워드를 검색한다.

7) 기간1..기간2 검색어: 특정 기간으로 범위를 설정하여 검색한다.

8) 검색어1.pdf, 검색어2.jpg 등 파일확장자: 특정 포맷의 파일을 검색한다.

9) site:사이트주소 검색어: 특정 사이트 내의 결과물만 검색한다.

위 내용들을 참고해서 여러 연관 키워드를 넣고 빼다 보면 좀 더 풍성한 데이터 확보가 가능할 거야. 알다시피 같은 내용을 영어로 검색하면 훨씬 더 많은 자료를 살펴볼 수 있는데, 자동 번역 시스템이 있다 하더라도 잘못 해석하면 문제가 될 수 있으니 영어는 번역기가 없이도 편하게 해석이 가능할 경우에만 활용하는 게 좋겠지.

[Step 3] 자료조사 2 - 실제 소비자의 반응 찾기

1. 인스타그램 #(해시태그) 검색

실제 소비자들의 반응은 어떻게 살펴보는 게 좋을까? 가장 좋은 방법은 실제 소비자들이 이야기하는 '말'들을 모으고 그 안에서 유의미한 부분을 찾아내는 거야. 이를 위해 예전엔 포털사이트 댓글을 살펴보곤 했었는데 요즘은 악플러로 인해 댓글을 아예 막는 경우도 많고, 유의미한 댓글들은 많이 사라진 것 같아 추천하진 않아.

이것보다는 SNS를 통해 확인하는 게 가장 효과적으로 반응을 확인할 수 있는 방법이야. SNS 중에서도 인스타그램의 '#해시태그'를 이용한 검색은 확실한 데이터 수치를 얻을 수 있어 추천해.

1) 인스타그램 내 '#A' 키워드로 검색

가령 우리 회사의 제품이 A라고 가정해보자. 인스타그램에서 '#A'를 검색하면 일단 총 게시물 수를 통해 실제 소비자들 사이에서 얼마나 이야기가 오고 가는지 반응률을 살펴볼 수 있어. 경쟁사 제품 등 비교 수치를 두고 살펴보면 화제성의 정도를 체감해 볼 수도 있고. 그리고 해당 키워드로 인해 파생된 연관 해시태그 키워드의 종류를 통해 소비자들이 제품을 바라보는 다양한 시각도 알 수 있어.

2) 해시태그LAB 분석 툴 활용

좀 더 정확한 수치 자료를 필요로 할 땐 미디언스에서 제공하고 있는 '해시태그LAB'을 통해 검색하는 걸 추천해.

2. 트위터 실시간 트렌드 검색 

트위터 실시간 트렌드의 경우, 말 그대로 실시간으로 화제가 되는 이슈들을 체크할 수 있어. 슬프지만 우리 제품이 실트 10위 안에 들어가는 건 쉬운 일이 아닐 거야. 하지만 그럼에도 실트를 체크하는 이유는 차트에 오르내리는 여러 키워드들을 살펴보면서, 사람들이 지금 관심 있는 것과 우리 제품을 연결해 볼 만한 포인트를 찾아볼 수 있기 때문이야.

1) 국내 실시간 트렌드 검색 

트위터 실시간 트렌드 정보는 아래와 같이 트위터 앱 하단의 돋보기 버튼을 통해 확인할 수 있어. 만약 본인의 앱에 실트 순위가 보이지 않는다면 아래처럼 설정에 들어가 '나를 위한 트렌드'를 OFF하면 돼.

2) 해외 실시간 트렌드 검색

트위터는 국내뿐만 아니라 세계 여러 국가의 트렌드까지 모두 살펴볼 수 있다는 게 강점 중 하나로, 글로벌 조사가 필요할 때 이런 부분까지 참고하면 좋아. 설정에서 '이 위치의 콘텐츠 보기'를 OFF한 후 위치 탐색으로 들어가 원하는 국가를 설정하면 돼.

3. 커뮤니티 살펴보기 

일반 소비자가 아니라 진짜 우리 제품·서비스를 이용하는 코어 타깃의 마음을 알고 싶다면 어떻게 찾아보는 게 좋을까? 커뮤니티를 추천해. 커뮤니티에서는 소비자들이 가감 없이 솔직하게 의견을 게재하기 때문에 관련 이슈를 가장 빠르게 캐치해내기 위해서는 꼭 한 번 살펴볼 필요가 있어. 

가능하다면 평소에 다양한 커뮤니티 사이트에 가입해두고 주기적으로 접속해 같은 사건·제품·서비스를 어떻게 다르게 표현하는지 보는 것도 좋아. 여러 시각을 배울 수 있고, 때론 다른 영역에 활용할 만한 아이디어도 얻을 수 있으니까. 참고할 만한 몇몇 커뮤니티를 아래에 소개할게. 

• 뽐뿌(IT, 쇼핑)
• 루리웹(IT, 게임)
• 가생이닷컴(스포츠, 해외 반응)
• MLB파크(야구)
• 디시인사이드 갤러리(문화 전반)
• 익스트림무비(영화)
• 보배드림(자동차)
• SLR클럽(카메라, 사진)

[Step 4] 자료조사 후 - 수집한 자료의 분석과 정리

1. 자료의 분석 과정 

여러 방법들을 통해 영혼까지 끌어모아 조사를 완료했다면 이제 정리를 해보자. 자료를 단순히 나열하기만 하면 보는 사람이 내용을 이해하는 데 시간이 오래 걸리기 때문에 반드시 스스로의 생각대로 정리하는 작업이 필요해. 크게 아래와 같은 순서로 하면 좋아.

1) 조사한 자료들을 살펴보면서 목차 (재)정리

처음 목표를 세우는 단계에서 목차도 설정하면 좋지만, 실질적으로 검색도 해보지 않았는데 목차를 떠올리는 게 쉬운 일이 아니야. 그러니 마지막 정리 단계에서 이걸 하도록 하자. 

찾은 자료들을 한번 쭉 살펴보면서 같은 카테고리로 묶을 만한 내용은 같은 색으로 하이라이트 표기를 하고, 중요한 내용은 따로 체크하는 등 1차적으로 스키밍하면서 정리를 하는 거야. 그 후 하이라이트한 부분을 체크하면서 목차를 세우고 순서를 정해 마무리해.

2) 각 목차에 맞게 자료 요약

해당 목차에 알맞은 자료들을 덜어낼 내용들은 삭제하고 워싱하면서 깔끔하게 정리해보자.

3) 개괄 요약과 정리

위 작업까지 마치면 이제 진짜 마무리 단계야. 이 정도로 정리했다면 누구보다 해당 키워드에 대해 많은 걸 알게 됐을 거야. 이를 바탕으로 너만의 생각을 더해 전체 자료조사의 개괄적인 요약을 해보자. 

예를 들어, 유통 환경에 대한 조사였다면 '전통 채널 쇠퇴, 새로운 채널 라이브 커머스 대두'처럼 팩트를 간단하게 정리해 보는 거지. 이런 과정을 통해 읽는 사람 입장에서는 자료를 훨씬 이해하기 쉽고, 다른 인사이트를 얻는 데 도움이 될 수 있을 거야.

여기서 나아가 주관적인 결론까지 도출해보는 것도 좋아. 최초 세웠던 자료조사의 목표, 이 자료가 활용될 쓰임새를 상기하면서 그에 부합하는 나름의 결론을 도출하는 거야. 예를 들어, 자료조사의 목표가 '2021년 신제품 유통 전략'이었다면 '라이브 커머스가 대두되는 유통 환경의 변화에 맞춰 백화점, 아울렛 등의 전통적인 오프라인 채널에서 벗어나 온라인 쇼핑 마켓을 통한 유통이 필요하다'처럼 정리해 보는 거지.

추후 최종적으로 완성된 전략안 등을 이때 스스로 냈던 결론과 비교해 보면 자료의 어느 지점에 주목해야 했는지, 그에 따라 다음엔 어떻게 정리하면 좋을지 참고가 될 수 있어.

2. 시간을 절약해주는 자료조사 Tool

워드에 편하게 정리해도 좋지만 발전하는 기술을 이용해 보는 건 어때? 아래와 같이 간편하면서도 효과적으로 자료를 정리하는 데 도움을 주는 몇 가지 툴을 활용해보자. 

1) 회사에서 창 켜두고 가볍게, 워크플로위

워크플로위는 메모장보다는 편리한 걸 원하지만, 에버노트나 노션처럼 다양한 기능까지는 필요 없는 분들에게 강력 추천하는 플랫폼이야. 특히 자료조사의 구조를 어떻게 세워야할지 막막할 때, 우선 자료들을 나열하여 정리할 때 유용해. '#해시태그'를 붙여 적어두고 추후 해당 키워드만 검색해 분류되는 자료들을 보면서 구조를 세울 수 있거든. 

별도의 앱을 다운받거나 할 필요 없이 웹에 띄워놓고 사용 가능하고, 인터페이스가 심플해 누구나 쉽게 이용할 수 있는 진입장벽이 낮다는 것도 강점이야.

2) 영원한 스테디셀러, 에버노트

전통 강자의 느낌이랄까. 에버노트도 이용하기 좋은 플랫폼이야. 파일, 이미지, 텍스트 자유롭게 붙여 사용할 수 있고, 인터넷 기사를 연동하여 보내 스크랩할 수도 있어. 뿐만 아니라 '가져오기 폴더' 기능을 통해 PC의 특정 폴더를 연동해두면 해당 폴더에 저장한 파일이 자동으로 에버노트에도 저장돼.

호환성이 뛰어나고 사용 편의성도 좋기 때문에 자료조사뿐만 아니라 개인적으로도 여러 자료를 모아두는 데 도움이 될 거야.

3) 떠오르는 신흥강자, 노션

노션은 깔끔한 인터페이스와 작성자가 직접 UI를 자유롭게 구성할 수 있다는 점, 여러 레퍼런스를 표나 리스트, 섬네일까지 정해 만들 수 있다는 점에서 인기를 얻고 있어. 자료들에 대한 정리가 용이할 뿐만 아니라 공유와 협업 기능도 있어서 네가 한 자료조사의 'raw data'를 함께 보고 싶은 분들과 공유를 해두면 효율적인 커뮤니케이션이 가능할 수 있겠지.*

* 자세한 Notion 활용법이 궁금하다면 퍼블리에서 발행한 이 콘텐츠를 참고해봐.

3. 퇴고와 오탈자 점검

자료조사를 완료했다면 마지막 퇴고와 오탈자 점검도 잊지 말아야 해. 내용이 아무리 훌륭하더라도 기초 자료에 오탈자가 난무한다면 자료에 대한 신뢰성이 떨어질 수 있어. 그러니 레이아웃과 폰트 등을 알맞게 조정하고 오탈자도 점검하도록 하자. 좋은 내용은 형식과 마무리가 더해질 때 더 힘이 생긴다는 걸 염두에 두고 마지막 점검도 잊지 말자고.