신입사원 막내의 업무 1순위, 자료조사

[회사 막내로 살아남기 시즌1] 시리즈의 콘텐츠입니다 ※

 

 

이 글은 이런 분들에게 추천드려요

  • 시간을 절약하되 문서의 퀄리티는 높은 기본적인 자료조사 노하우가 필요한 주니어 실무자: 어디서부터 어떻게 시작해야 할지 감이 오지 않으시나요? 자료조사의 A to Z를 단계별로 차근차근 설명해 드릴게요.
  • 자료조사 단계에서 어떤 사이트들을 참고해야 할지 모르겠는 1년 이하의 주니어 실무자: 찾을 수 있는 자료는 방대한데, 정작 필요한 정보는 없다고 느껴지시나요? 기본적으로 참고하실 수 있는 여러 사이트들을 소개해 드릴게요.

- 본 콘텐츠는 1주 전에 발행된 퍼블리 아티클 '회사 막내로 살아남기: 회식 장소 똑똑하게 예약하는 법'에서 이어집니다.

 

저자 김희준

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안녕. n년차 막내 김사원👩🏻‍💼이야. 오늘은 신입사원 막내의 영원불멸 1순위 업무, '자료조사 하는 법'에 대해 알려줄게.

정말 문제없니? ⓒ김희준

막내로서 가장 처음 그리고 가장 많이 하게 되는 업무는 역시 자료조사일 거야. 자료조사는 모든 일의 토대가 되는 만큼 기본적이면서도 중요한 업무지. 첫 단추를 잘못 꿰면 그 위의 단추들도 비뚤게 채워지듯, 자료조사가 탄탄하지 못하면 그 이후의 단계들도 방향성을 잃을 가능성이 높으니까.

 

이렇게나 중요한 일임에도 세부적인 방법은 누가 시간을 내서 처음부터 끝까지 가르쳐 주거나 하지 않아서, 자료조사 때문에 스트레스받는 사람 꽤 많을 거야. 

 

이번 아티클에서는 시간도 절약하고 자료조사 퀄리티도 높일 수 있게 '효과적인 자료조사'에 대해 정리했어. 자료조사의 시작부터 마무리까지 개괄적인 설명과 함께, 각 단계에서 바로 참고할 수 있는 다양한 툴과 사이트를 중점적으로 소개해 줄게.

[Step 1] 자료조사 시작 전 - 필수 확인 사항

1) 목표 확인: 무엇을 위해 필요한 자료인가 

모든 업무가 그렇듯 자료조사를 시작할 때도 목표를 확인하는 게 가장 중요해. 앞서 첫 단추 이야기를 한 것처럼 자료조사는 말 그대로 인사이트를 얻기 위한 기반이 되는 업무이기 때문에 그 어느 내용보다도 정확도가 중요해. 곁가지의 사족을 쳐내면서도 핵심 자료들을 임팩트 있게 정리하려면, 자료조사를 시작하기 전 아래와 같은 사항에 대한 확인이 필요해.

  • 왜 찾아야 하는지
  • 무엇을 찾아야 하는지
  • 그래서 이 자료가 어디에 쓰일지

그래야 조사의 바운더리를 정할 수 있고 그 안에서 효율적으로 정리가 가능해. 위 세 가지가 명확해졌다면, 메모장을 활용해 모니터에 고정하여 띄워두든가 포스트잇으로 살짝 붙여두고 상기하면서 조사하도록 하자.

 

2) 폼(form) 확인: 어떤 포맷으로 정리할 것인가 

혹시 아직도 형식보다 내용이 중요하다고 생각해? 댓츠 노노. 회사에서는 내용만큼이나 형식도 정말 중요해. 수많은 커뮤니케이션이 오고 가는 회사에서 형식은 '공통된 언어'와 같거든. 공통된 언어가 있는데도 그 이외의 언어를 멋대로 사용한다면 어떻게 될까? 항상 A자료는 엑셀로 정리해 왔는데 막내인 네가 갑자기 워드로 정리를 해서 드린다면? 내용을 보기도 전에 퇴짜를 맞을 가능성이 높아.

 

그러니 포맷의 중요성을 잊지 말고 자료조사를 할 때도 아래와 같이 체크하자.

  • 업무 지시를 받을 때 "워드에 간단하게 정리하면 될까요?"와 같이 포맷 확인
  • 기존에 진행했던 동일한 사례의 샘플이 있다면 전달받아 확인
  • 샘플을 보며 전반적인 '양'에 대한 감 익히기 

포맷을 확인하고 샘플도 수령했다면 천천히 보면서 어느 정도 양으로 했는지, 폰트의 종류와 크기는 어떤지 파악하여 크게 어긋나지 않는 선에서 정리하는 게 좋아. 

 

나의 경우엔 전체 자료를 검색한 'raw data' 파일은 워드나 에버노트로 수집하고, 각각 규격에 맞는 포맷에 맞춰 워싱한 후 최종 정리해. 그래서 자료조사가 끝났을 때의 파일은 총 2개가 만들어지는데, 혹시 추가 수정사항 등이 있을 경우 raw data 파일을 열어 참고하면 다시 처음부터 검색할 필요가 없으니 훨씬 시간을 아낄 수 있어. 

 

애써 열심히 한 자료조사가 형식 때문에 평가절하되지 않도록 조사하기 전에 위 사항들을 참고하는 걸 추천할게.

[Step 2] 자료조사 1 - 정보성·팩트 자료의 검색

1. 산업 동향 검색: 공식 홈페이지 살피기