이 글은 이렇게 활용하세요

  • 회의록 작성이 늘 부담스러운 주니어: 회의록 작성이 '일의 기본'이라는 얘기는 많이 들었는데 정작 '회의록 작성법'을 제대로 배워본 적은 없다면, 그래서 회의록을 작성할 때마다 잘하고 있는 건지 불안하다면 이 아티클을 읽어 보세요.
  • 회의록이 마음에 안 드는데 제대로 피드백 주지 못했던 선배 혹은 팀장: 후배가 작성한 회의록이 마음에 안 드는데, 구체적으로 뭐가 문제인지 콕 집어 말하기 힘들었던 분이라면 이 아티클을 후배에게 건네주세요. 회의록의 질이 높아질 것입니다.

회의록 작성이 왜 중요한가요?

입사한 지 얼마 안 된 주니어에게 회의록 작성이 중요한 이유는 크게 두 가지입니다.

 

1) 가장 빠르고 정확하게 업무를 파악할 수 있는 공부법이다. 

물론 회의록을 작성하지 않고 회의에 참석하기만 해도 업무 이해도는 올라갑니다. 하지만 듣기만 하는 사람과 들으면서 이를 소화하여 글로 정리하는 사람 사이에는 시간이 지날수록 큰 차이가 날 수밖에 없습니다.

 

주니어 때는 보통 '내가 무엇을 모르는지' 잘 파악하지 못합니다. 오며가며 회의 참석하며 들은 내용을 애매하게 알고 있는 경우가 많기 때문입니다. 본격적으로 일을 진행할 때 주니어의 발목을 잡는 건, '전혀 모르는 것'이 아니라 이런 '애매한 지식'입니다. 일을 진행하면서도 찜찜하고, '아… 끄덕끄덕하길래 아시는 줄 알았는데 모르고 계셨군요'라는 선배의 말에 머리가 띵하기도 합니다.

 

회의록을 작성하면서 가장 많이 알게 되는 것은 '내가 무엇을 모르는지'입니다. 모르면 적지 못하고, 적지 못하면 티가 나기 때문입니다. 따라서 무엇을 선배에게 물어봐야 하는지도 정리가 됩니다. 적고, 묻고, 듣는 과정을 반복하다 보면 자연스럽게 그 주제에 대한 이해도가 높아집니다.

 

2) 못 하면 바로 티가 나지만, 잘하면 쉽게 인정받는 일이다.

주니어 때는 인정받을 기회 자체가 많지 않은데, 회의록 작성은 그나마 시작에서부터 마무리까지 주도적으로 작성하여 결과물을 내는 일입니다. 주니어의 회의록을 검토하는 선배나 팀장은 사실 큰 기대 없이, 많이 부족할 거라 예상하고 회의록을 받아보는데요. 이렇게 기대치가 낮은 상황에서 잘 작성된 회의록을 받아보면 '엇, 기대 이상이네. 잘하는데?'라는 생각이 듭니다.

 

또한 회의록 작성은 보통 한 번으로 끝나지 않고 지속적으로 해야 할 때가 많은데요. 처음 회의록이 별로였더라도 점점 나아지는 회의록을 보면 선배나 팀장 입장에선 발전하는 모습에 뿌듯한 마음이 들기도 합니다.

회의록을 작성할 때 자주 하는 실수 3

제가 첫 회사에 신입 컨설턴트로 입사했을 때 가장 처음 맡은 일이 회의록 작성이었습니다. 혹시나 맥락을 놓치거나 잘못 적을까봐 전전긍긍했고, 클라이언트에게 메일로 회의록을 공유하기 전에는 항상 긴장이 되었습니다. 솔직히 말하자면, '저 이런 말 한 적 없는데요', '제 이야기를 잘못 이해하신 듯합니다'라는 답신도 자주 받았습니다.

 

저의 경험, 그리고 함께 일한 후배들의 경험을 돌이켜봤을 때 회의록 작성 시 주니어가 자주 하는 실수는 크게 세 가지 유형으로 나뉩니다.

 

1) 회의 내용을 지나치게 요약한다.

'직원 교육 프로그램 개선'이라는 주제로 클라이언트사의 HRD 팀 A 과장과 1시간 정도 인터뷰를 진행한 적이 있었습니다. A 과장이 구체적으로 상세하게 이야기해줘서 매우 만족스러운 미팅이었습니다. 당시 함께 미팅에 참석했던, 막 입사한 신입 컨설턴트에게 회의록 공유를 요청했습니다. 정리하는 데 시간이 걸릴 거라 예상했는데 요청하자마자 회의록을 전달해주었습니다. 그 회의록에는 딱 3줄이 적혀 있었습니다. 

  • 교육 수료 데이터는 한 명이 관리하고 있었는데 퇴사함
  • 내년에 HRD 데이터만 관리하는 직원을 채용할 예정
  • 교육 후 만족도나 역량 평가 조사는 어려움

당황했습니다. "1시간 동안 회의했는데 회의록은 3줄이군요! 이렇게 적으신 이유가 무엇인가요?" 그는 덤덤했습니다. "말도 빠르시고… 제가 이해 못 한 내용도 있고… 그래서 우선 핵심만 적었습니다." 저는 그날 잡혀 있던 다른 일정을 취소하고, 기억이 날아가기 전에 다시 회의록을 작성하여 A 과장에게 공유해야 했습니다.

 

'해야 할 일(To do 혹은 Next step)만 빼먹지 않으면 되는 거 아닌가?'라고 생각할 수 있습니다. 하지만 'To do'가 강력해지려면 회의록만 보고도 '왜 그런 To do가 나왔는지' 이해할 수 있어야 합니다. 회의를 하다 보면 회의에 참석하지 않은 사람들의 'To do'가 함께 정해지는 경우가 종종 있는데요. 이런 경우 회의록을 구체적으로 작성하지 않으면, 회의에 들어오지 않은 사람들은 'To do'의 필요성을 공감하기 어려울 것입니다.

 

2) 의식의 흐름대로 적는다. 

이런 실수를 하는 이유는 회의의 목적을 잘 모르는 상태에서 회의록을 작성하기 때문입니다. 스스로 회의의 목적을 명확히 인지하지 못하면, 이리저리 튀는 이야기에 방향을 잡지 못하고 들리는 말만 받아쓰기하듯 적게 됩니다. 이렇게 작성된 회의록은 구조화가 되어 있지 않아 나중에 다시 읽어도 회의 내용을 이해하기가 힘듭니다. 회의록의 역할을 전혀 못 하는 셈이죠. 

 

사실 이런 일은 회의 자체의 난이도가 높을 때 자주 생깁니다. 결정해야 할 아젠다가 많고, 각 아젠다별로 참석자들의 입장이 다르면 한 아젠다를 논의하더라도 여러 주제에 관한 내용이 뒤섞이기 때문입니다. 보통 이런 경우 모더레이터*도 속으로 '아, 이 회의 망했다. 나중에 회의록 나오면 보면서 다시 정리해야겠네'라고 생각하고 있을 수도 있습니다. 그래서 회의록이 더 중요한 것입니다. 

* 주어진 시간 동안 유의미한 결과를 이끌어내기 위해, 회의를 진행하고 문제 해결을 유도하는 역할을 수행하는 사람

 

3) 회의 중에 '회의록 정리'에 몰두한다. 

회의록 작성이 좀 익숙해진 주니어들이 자주 하는 실수인데요. 원래 방심할 때 크게 실수하는 법이죠. 회의 내내 사람들의 얘기에 집중하는 건 꽤 많은 에너지가 소요되는 일이라, 중간에 딴생각으로 빠질 때가 있습니다. '이 회의록 어떻게 정리하지?' 같은 고민 말입니다. 표, 볼드, 불렛포인트 등 형식적인 비주얼을 다듬고 싶어집니다.

 

만약 회의 중에 그러한 유혹에 빠져 '그럴듯한 정리'에 몰두하는 경우, 99%의 확률로 회의 내용을 놓치게 됩니다. 집중력이 잠깐 흐트러졌을 뿐임에도, 한 번 놓친 흐름을 다시 따라가며 회의록을 작성하기란 쉽지 않은 일입니다.

실전: 회의 전 '10분 준비'부터, 회의 후 '1시간 정리'까지

보통 그 회의체에서 연차가 가장 낮거나, 해당 업무에 관여한 지 얼마 안 되어 발언할 내용이 없을 때 회의록 작성 업무를 담당하게 되는데요. 회의록 작성을 업무로 받으면 아래 3가지만 기억하세요.

  • 회의 전에는 '10분 준비'
  • 회의 중에는 '선택과 집중'
  • 회의 후에는 '1시간 정리'

1. 회의 전

회의 전 준비는 딱 10분이면 충분합니다. 10분 일찍 회의 장소에 가서 나에게 익숙한 문서 편집기(구글 닥스, 에버노트, 메모장 등등)를 켜고 문서 상단에 회의 날짜, 회의 목적, 회의 참석자를 적습니다. 회의 시간이 다가오면 슬슬 회의 참석자들이 들어올 텐데, 만약 5명 이상 참석하는 회의일 경우 누가 어디에 앉는지 미리 파악해두면 회의록을 작성하기 수월합니다.

 

2. 회의 중

회의 시간이 되었으니, 회의록 작성도 이제 본격적으로 시작입니다. 

 

회의 내내 잊지 말아야 할 것은 '선택과 집중'입니다. 인터넷에서 '잘 쓴 회의록'을 검색하면 소목차와 불렛포인트로 깔끔하게 정리된 회의록 예시가 나옵니다. 하지만 회의록을 작성하면서 바로 내용을 구조화하는 건 결코 쉽지 않은 일입니다. 상대방의 말을 듣고 글로 옮기는 것과 회의 전체의 맥락을 파악하는 것, 두 가지를 동시에 해내야 하기 때문입니다. 정리는 회의가 끝난 후에도 할 수 있으니, 회의 중에는 회의록 작성에 '집중'하는 것이 좋습니다.

 

제가 추천하는 방법은 대본 형식으로 발언자의 이름과 말을 적는 것입니다. 가급적 하는 말 그대로 적되, 주어나 부사를 지나치게 생략하여 말하는 분이 있다면 맥락상 빠진 주어와 부사도 붙여가면서 '이해할 수 있는 문장'으로 만들어 적습니다. 대본 형식으로 회의록을 작성하면 두 가지 장점이 있습니다. 

  • 회의에서 나오는 대부분의 이야기를 적을 수 있다: 회의 아젠다가 사전에 정해져 있더라도 막상 회의를 하다 보면 새로운 아젠다가 튀어나올 때가 많습니다. 회의록 초보는 그럴 때 어떻게 정리해야 하는지 몰라 당황하기 쉽습니다. 대본 형식으로 심플하게 작성하면 구조화를 걱정할 필요 없이 회의록 작성에 집중할 수 있습니다.
  • 회의의 상황과 분위기를 생생하게 떠올릴 수 있다: 대본 형식으로 작성하면 회의록만 봐도 녹취 파일을 듣는 것처럼 회의의 상황이나 이 말을 할 때의 감정, 제스처가 좀 더 생생하게 떠오릅니다. 그래서 회의가 끝난 후에 회의 전체의 맥락을 파악하며 정리하기가 쉽습니다.

참석자가 많거나, 참석자 이름이 익숙하지 않은 회의에서는 이름 대신 A, B, C, D 같은 알파벳을 붙입니다. 회의 내용은 제가 적지 않으면 날아가 버리지만, 참석자의 이름과 부서는 회의가 끝난 뒤에도 파악할 수 있습니다. 회의 중간에 파악할 생각은 과감히 버리고 회의록 작성에 집중합니다.

 

주니어 컨설턴트로 보험 회사의 프로젝트를 진행했을 때 여러 부서 분들이 참석한 회의에서 멘붕이 온 적이 있었습니다. 참석자의 이름도 낯설고, 부서명도 생소했습니다. 급한 대로 A, B, C… 같은 알파벳을 붙여 참석자별 발언을 정리한 뒤, 회의를 마친 후에 사수에게 참석자들의 이름과 부서 정보를 요청했습니다. '이름도 모르면서 적긴 잘 적었네'라는 짧은 말에, 그 순간 멘붕이 온 와중에도 '선택과 집중'을 한 스스로를 셀프 칭찬해줬던 기억이 납니다.

 

회의 중 문득 떠오른 아이디어는 본인만이 알아볼 수 있는 방식으로 간단히 표시만 해둡니다. 앞서 이야기했지만 '엇, 이건 사분면 그래프로 정리하면 좋겠는데?'라는 생각이 들어 회의 중간에 사분면을 그리기 시작하면 회의 내용을 놓치게 되고, 그 사분면도 마음에 딱히 마음에 안 듭니다. 나중에 해도 되는 일은 리마인드할 수 있게 간단히 표시만 해두고 넘어가는 '선택과 집중'이 필요합니다.

 

저는 '괄호와 이탤릭체의 조합'을 이런 용도로 사용합니다. 나중에 표로 만들어야겠다 싶은 부분은 그 내용 뒤에 '표 작성'이라 쓴 뒤 괄호를 씌우고 이탤릭체로 변경합니다. 회의 끝나고 따로 물어볼 내용이나, 관련 기사 링크를 회의록에 넣고 싶은 경우에도 '00님에게 회의 끝나고 확인', '000 키워드로 기사 검색'이라 적고 똑같은 방법으로 표시합니다. 그리고 회의가 끝난 후 다시 보면서 확인합니다.

 

회의가 끝나갈 무렵에는 회의 끝나자마자 붙잡아야 하는 사람을 파악해 둡니다. 유난히 말이 빠르거나, 생소한 용어를 여러 번 사용한 분이 있을 겁니다. 그런 분들을 미리 체크해두고, 회의가 끝난 후에 뭘 물어볼 것인지 적어둡니다. 이것 역시 위의 별도 표시를 활용해서요. 아무리 바쁜 사람이라도 보통 10분 정도는 내어줍니다. 그분 입장에서도 자기 말이 잘못 전달되는 것을 바라지 않기 때문입니다. 만약 확인해야 할 내용이 많다면 메일이나 메신저로 확인을 요청드리겠다고 말하는 것도 좋습니다.

 

3. 회의 후

회의가 끝났습니다. 회의록 정리도 다른 업무와 마찬가지로 마감 목표가 없으면 한없이 늘어지기 쉬운 일이기 때문에 '1시간 후'와 같이 마감 목표를 정하고, 본격적인 정리를 시작합니다.

  • 핵심 문장 강조: 일단 회의록을 다시 꼼꼼하게 읽으면서 핵심 문장을 강조합니다. 핵심 문장은 해야 할 일(To do)일 수도 있고, 회의에 참석하지 않은 사람을 위한 주요 전달 사항일 수도 있습니다.
  • 아젠다 구분: 그다음에는 주요 아젠다를 목록으로 만든 뒤 하나의 아젠다에 최소 하나의 핵심 문장이 들어가도록 합니다.
  • 내용 재배치: 회의 중 여러 사람이 한꺼번에 여러 아젠다를 말하는 혼돈의 순간이 있었을 겁니다. 발언 순서대로(대본 형식) 정리했던 내용을 아젠다별로 재배치합니다.
  • 추가 작업: '표 작성', '관련 기사 추가' 등 회의 중에 별도 표시했던 내용들을 처리합니다. 추가로 작업할 내용이 있는 건 진행하고 그렇지 않은 건 삭제합니다.
  • 최종 점검: '회의의 목적에 맞게 정리되었는지' 마지막으로 점검합니다. 회의 참석자들의 생각을 듣기 위한 회의라면 참석자의 이름과 주된 의견이 가장 먼저 나오도록, 의사결정을 위한 회의라면 사안별로 결정된 사항들이 가장 먼저 나오도록 정리합니다.

자, 그럼 이제 회의록을 공유할 준비를 마쳤습니다. 개인적으로 회의록 공유는 하루를 넘기지 않는 것이 좋다고 생각합니다. 아직 회의의 여운이 남아있어야 회의에서 정해진 주요 결정 사항에 대한 이해도 및 실행력이 떨어지지 않을 거라고 생각하기 때문입니다.

 

위의 회의록 작성법은 익숙하지 않은 주제로 회의를 진행해야 하거나, 아젠다가 너무 많아 별도의 정리 시간이 필요할 때 여전히 제가 사용하는 방식입니다. 독자 여러분이 좀 더 이해하기 쉽도록, 지금부터는 최근 퍼블리에서 제가 썼던 회의록 작성 과정을 말씀드리겠습니다.

예시: 퍼블리는 회의록을 이렇게 씁니다

저를 포함한 퍼블리 팀원 7명이 회의에 참석했고, 제가 회의록 작성을 맡았습니다. 회의 주제는 최근 퍼블리에서 시작한 아티클 콘텐츠의 성과 및 일하는 방식에 대한 중간 점검이었습니다.

 

먼저 회의 1시간 전 회의록을 미리 슬랙으로 공유했습니다. 공유한 회의록에는 제목, 참석자, 주요 아젠다를 간단히 적어두었습니다.

회의 전에 슬랙 메시지로 회의록 문서를 미리 공유하고(위), 회의록에는 주요 아젠다를 간단히 정리해둔다(아래).

미팅이 시작되고, 가장 많은 얘기가 오간 아젠다는 '현재 아티클의 편집 방향'이었습니다. 참석자들은 볼드와 불렛포인트의 사용 방식에 대한 피드백을 편집 매니저에게 제시했습니다. 저는 그 의견들을 놓치지 않도록 대본 형식으로 회의록 문서에 받아적었습니다. 여러 사람이 질문하고, 편집 매니저가 대답하는 흐름이었기 때문에 질문자의 이름만 적고, 대답하는 편집 매니저의 이름은 따로 쓰지 않았습니다.

'대본 형식'으로 작성 중인 회의록

회의가 끝난 뒤, 늦어도 다음 날 오전까지 정리해서 공유하겠다고 참석자들에게 이야기하고, 본격적으로 정리를 시작했습니다. 

 

먼저, 다시 한번 회의록을 읽어봤습니다. 비슷한 메시지는 합쳐서 하나의 문장으로 만들고, 그 문장에 대한 대답은 문장 아래 불렛포인트로 정리했습니다. 회의 주제와 크게 상관없는 이야기들은 삭제하거나 문서 제일 아래쪽에 따로 빼두었습니다. 남은 내용을 중심으로 정리하니 이날 회의에서 나온 여러 의견은 크게 두 카테고리로 분류할 수 있었습니다.

  • 현재의 편집 방향은 효과적인가
  • 볼드와 불렛포인트는 제대로 사용되고 있는가

그래서 이 두 메시지를 중심으로 기존의 대화들을 다시 분리하고 문장을 정리했습니다. 

핵심 메시지를 도출한 후 다시 정리 중인 회의록

다음으로 회의에서 중간중간 나온 각 담당자가 해야 할 일(next step)은 회의록 가장 상단에 적었습니다. 그러고 나서 최종적으로 검토한 후 슬랙에 공유했습니다. 해야 할 일(next step)은 회의록을 열어보지 않고 슬랙 메시지만으로도 확인할 수 있도록 했습니다. 

최종 정리된 회의록(위)과, 완료된 회의록을 공유하는 슬랙 메시지(아래)

막상 공유하고 보니 참석자들의 리뷰 의견과 이에 대한 편집 매니저의 대답은 표로 구성하는 게 더 직관적이겠다는 생각이 들었습니다. 그래서 표에 내용들을 넣어봤더니 회의 내용이 한눈에 잘 정리되어, 표 형태로 회의록을 변경했습니다.

표 형태로 변경한 회의록

2시간짜리 회의가 끝난 지 딱 50분 만에 회의록 작성과 공유를 마쳤습니다. 회의록을 다시 읽고, 재구성하는 데 40분을 사용했고, 표로 만드는 작업은 10분도 걸리지 않았습니다.

 

회의 전에 미리 준비하고, 회의 중에는 회의 내용에 집중하고, 회의 후에 핵심 메시지 중심으로 정리하는 과정을 반복하다 보면 더 짧은 시간에 더 좋은 회의록을 작성하는 스스로를 발견하게 되실 겁니다.

 

회의록 작성법 세 줄 요약

  • 회의록 작성은 가장 빠르고 정확하게 업무를 파악할 수 있는 공부법이다.
  • 회의 중에는 회의 맥락을 놓치지 않는 선에서 참석자들의 말을 가능한 한 많이 기록한다.
  • 회의가 끝난 후, '대본 형식'으로 정리된 회의록을 '핵심 메시지' 중심으로 다시 정리한다.

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저자 박소리

일 잘하는 사람들을 위한 플랫폼 퍼블리에서 콘텐츠를 책임지고 있습니다. 고객에게 도움이 되고 만족을 주는 콘텐츠가 나오는 데 필요한 모든 일에 관여합니다. '무엇이 고객과 퍼블리에게 가장 중요한가' 하는 질문을 스스로도, 팀도 늘 염두에 두고 일하는 걸 중요하게 생각합니다.